Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Website und unserer Dienste.
Diese Datenschutzerklärung gilt für:
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (z. B. Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse).
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
VAT GPT
Anatoliy Shumilov
Seilerstr. 11a
86153 Augsburg
Deutschland
E-Mail: info@vatgpt.de
Telefon: 0151 6346 34 33
Datenschutzbeauftragter: Anatoliy Shumilov
E-Mail für Datenschutzfragen: info@vatgpt.de
Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit unter den oben genannten Kontaktdaten erreichen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nach folgenden Grundsätzen:
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:
Bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten für Krankheitskosten in Steuererklärungen) holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO ein.
Bei jedem Aufruf unserer Website erfassen wir automatisch folgende Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt:
Zweck: Gewährleistung der Systemsicherheit, technische Administration, Erkennung von Missbrauch
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
Speicherdauer: Maximal 14 Tage, danach automatische Löschung oder Anonymisierung
Wenn Sie sich für unsere Software registrieren, erheben wir folgende Daten:
Pflichtangaben:
Optionale Angaben:
Zweck: Bereitstellung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos, Vertragserfüllung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Speicherdauer: Bis zur Löschung Ihres Benutzerkontos. Danach bleiben Name und Anschrift nur in den Daten, die wir selbst aufbewahren müssen: in unseren Rechnungen an Sie (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 und 4 AO) und, wenn wir für Sie an ELSTER übermittelt haben, im Übermittlungsnachweis (§ 87d Abs. 2 AO), jeweils bis zum Ablauf der dort bestimmten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
Wichtiger Hinweis: Sie sind verantwortlich für die Richtigkeit und Vollständigkeit der von Ihnen angegebenen Daten.
Bei der Nutzung unserer Software zur Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen und OSS-Meldungen verarbeiten wir:
Steuerrelevante Daten:
Besondere Kategorien von Daten (Art. 9 DSGVO):
Unsere Software verarbeitet alle von Ihnen hochgeladenen Rechnungen und Belege, unabhängig von deren Inhalt. Soweit diese Dokumente besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO enthalten (z. B. Gesundheitsdaten bei medizinischen Rechnungen, Angaben zur Religionszugehörigkeit oder Gewerkschaftsmitgliedschaft), erfolgt die Verarbeitung auf Ihre eigene Veranlassung.
Durch das Hochladen solcher Dokumente in unsere Software erklären Sie sich ausdrücklich mit der Verarbeitung dieser besonderen Kategorien personenbezogener Daten einverstanden (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
Es liegt in Ihrer Verantwortung zu entscheiden, welche Daten Sie in die Software eingeben. Sofern Sie keine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten wünschen, laden Sie entsprechende Dokumente nicht hoch oder schwärzen Sie sensible Informationen vor dem Hochladen.
Zweck: Erstellung Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung und OSS-Meldung, Berechnung der Steuerlast, Bereitstellung der CSV, XML-Dateien für ELSTER
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung für besondere Kategorien)
Speicherdauer: Bis zur Löschung Ihres Benutzerkontos; vorher bieten wir Ihnen den Export an. Die Aufbewahrungspflichten für Ihre Steuerunterlagen (§ 147 AO, § 14b UStG) treffen Sie selbst. Wir bewahren nur den Nachweis unserer Übermittlungen auf (Name, Anschrift sowie Datum, Art, Zeitraum und Transferticket jeder Übermittlung), gesperrt bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nach § 87d Abs. 2 Satz 4 AO, die nach Ablauf des Jahres Ihrer letzten Übermittlung beginnt.
Wichtiger Hinweis: Die Verantwortung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der von Ihnen eingegebenen steuerrelevanten Daten liegt ausschließlich bei Ihnen als Nutzer. VAT GPT übernimmt keine inhaltliche Prüfung der von Ihnen eingegebenen Daten und keine Gewähr für die steuerrechtliche Korrektheit der Berechnungsergebnisse.
Bei kostenpflichtigen Abonnements erheben wir:
Wichtig: Vollständige Zahlungsdaten (Kreditkartennummern, Bankverbindungen) werden NICHT auf unseren Servern gespeichert, sondern direkt von unserem Zahlungsdienstleister Stripe verarbeitet.
Zweck: Abwicklung der Zahlungen, Rechnungsstellung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerrechtliche Pflichten)
Speicherdauer: Unsere Rechnungen und Zahlungsbelege an Sie bewahren wir nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 und 4 AO), gerechnet ab Ende des Kalenderjahres der Ausstellung; die Frist endet nicht, solange die Festsetzungsfrist für unsere Steuern noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Daten zu offenen Zahlungen speichern wir nur, solange die Forderung besteht, längstens bis zu ihrer Verjährung (§§ 195, 199 BGB).
Wir überwachen VATGPT fortlaufend automatisiert auf technische Fehler. Tritt ein Fehler auf, werten wir technische Fehlerdaten aus (Zeitpunkt, betroffene Funktion, Fehlermeldung, technische Protokolldaten sowie die zur Zuordnung erforderliche Konto-Kennung), um die Ursache zu ermitteln und den Fehler zu beheben. Je nach Art des Fehlers kann dies auch die Angaben umfassen, die Sie zum Zeitpunkt des Fehlers in der betroffenen Eingabemaske eingegeben hatten. Solche eingegebenen Angaben speichern wir nur, wenn Sie zu diesem Zeitpunkt bei Ihrem Konto angemeldet waren und der Verarbeitung nicht widersprochen haben (siehe unten). Waren Sie nicht angemeldet oder betrifft der Fehler nur Ihre eigene Eingabe und keinen Systemfehler, entfernen wir Ihre eingegebenen Angaben vor der Speicherung und speichern nur die oben genannten technischen Fehlerdaten. Die Auswertung und Behebung erfolgen teilweise automatisiert.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Angaben zu Gesundheit, Religionszugehörigkeit oder einer Behinderung) speichern wir hierbei nie, ebenso wenig Passwörter, Zugangsdaten oder sonstige Geheimnisse. Die erfassten Daten werden sicher gespeichert und sind niemals öffentlich zugänglich.
Zweck: Erkennung, Diagnose und Behebung technischer Fehler sowie Sicherstellung der ordnungsgemäßen und sicheren Funktion des Dienstes.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Fehler in einem Dienst, mit dem steuerliche Erklärungen erstellt und übermittelt werden, schnell und zuverlässig zu erkennen und zu beheben. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.
Speicherdauer: Wir speichern diese Fehlerdaten nur so lange, wie wir sie zur Untersuchung und Behebung des jeweiligen Fehlers benötigen, längstens jedoch 90 Tage nach ihrer Erfassung; danach werden sie gelöscht.
Empfänger: Zur Auswertung können wir sorgfältig ausgewählte externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) einsetzen, etwa zur technischen Fehleranalyse. An einen solchen Dienstleister geben wir Daten erst weiter, nachdem wir mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen und geprüft haben; ein solcher Dienstleister erhält dabei ausschließlich eine Version der Daten, aus der wir Ihre persönlichen und steuerlichen Angaben vorab entfernt haben.
Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe „Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)" unten).
Manchmal können wir ein Problem nur lösen, indem wir für Sie Daten beim Finanzamt abrufen. Daten aus ELSTER rufen wir ausschließlich mit der Einwilligung ab, die Sie selbst auf der Seite „Einkommensteuer" erteilen: Dort beantragen Sie den Zugriff und geben den ELSTER-Freischaltcode ein, den Sie erhalten. Ohne diese Einwilligung rufen wir keine Daten beim Finanzamt für Sie ab.
Dabei speichern wir, für welches Ihrer Support-Tickets Sie welche Aktion erlaubt haben sowie den Zeitpunkt der Erlaubnis, ihr Ablaufdatum und gegebenenfalls den Zeitpunkt der Zurücknahme. Jede Nutzung der Erlaubnis wird protokolliert.
Zweck: Lösung des Problems, das Sie uns in Ihrem Support-Ticket gemeldet haben, indem wir für Sie Daten beim Finanzamt abrufen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Empfänger: Der Abruf erfolgt über ELSTER beim Finanzamt.
Die Übermittlung Ihrer steuerrelevanten Daten an das für Sie zuständige Finanzamt erfolgt ausschließlich auf Ihre ausdrückliche Anweisung und nach Ihrer Zustimmung.
Verfahren:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre ausdrückliche Einwilligung)
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass nach erfolgter Übermittlung an das Finanzamt ein Widerruf keine Wirkung mehr auf die bereits übermittelten Daten haben kann.
Verantwortlichkeit: Sie tragen die alleinige Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der an das Finanzamt übermittelten Daten. Nach der Übermittlung an das Finanzamt unterliegen Ihre Daten den Datenschutzbestimmungen der Finanzbehörden. Wir haben auf die weitere Verarbeitung durch das Finanzamt keinen Einfluss.
Zusätzlicher Datenschutzhinweis der Finanzverwaltung:
„Mit dieser Software werden personenbezogene Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Art. 9 Abs. 1 DSGVO zum Zwecke der Verarbeitung erhoben. Neben den reinen Daten, die zur Steuerveranlagung benötigt werden, erhebt die Software Daten über die Art des Betriebssystems des Nutzers und übermittelt diese an die Finanzverwaltung. Diese Daten werden benötigt, um die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten sicherzustellen und Fehlern im Verarbeitungsprozess vorzubeugen. Die Nutzung der Daten erfolgt im Rahmen des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e) i.V.m. Abs. 3 Satz 1 lit. b) DSGVO i.V.m. bundes- bzw. landesgesetzlicher Steuergesetze durch die Finanzverwaltung und nur für den genannten Zweck."
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, wenn:
Wir setzen folgende sorgfältig ausgewählte Dienstleister zur Verarbeitung Ihrer Daten ein:
Anbieter: Supabase Inc.
Zweck: Hosting der Datenbank, Benutzerverwaltung, Authentifizierung
Verarbeitete Daten: Alle in unserer Software gespeicherten Daten (Benutzerdaten, Rechnungen, Steuererklärungen)
Standort: EU-Central-1 (Frankfurt, Deutschland) – Ihre Daten bleiben in Deutschland
Rechtsgrundlage: Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO
Datenschutzerklärung: https://supabase.com/privacy
Data Processing Agreement (DPA): Vorhanden
Anbieter: Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland
Zweck: Verarbeitung von Zahlungen, Abonnementverwaltung, Rechnungsstellung
Verarbeitete Daten: Name, Adresse, E-Mail, Zahlungsdaten, Transaktionsdaten
Standort: EU und USA (mit angemessenem Datenschutzniveau gemäß Standardvertragsklauseln)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung)
Datenschutzerklärung: https://stripe.com/de/privacy
Data Processing Agreement (DPA): Vorhanden
Anbieter: Brevo (ehemals Sendinblue), 55 rue d'Amsterdam, 75008 Paris, Frankreich
Zweck: Versand von transaktionalen E-Mails (Registrierungsbestätigungen, Passwort-Reset, Zahlungsbestätigungen, Systembenachrichtigungen) sowie von E-Mails mit Infos und Angeboten
Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Name
Standort: EU (Frankreich, Deutschland)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung); für Infos und Angebote: § 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Datenschutzerklärung: https://www.brevo.com/de/legal/privacypolicy/
Data Processing Agreement (DPA): Vorhanden
Wir senden Ihnen per E-Mail Infos und Angebote zu eigenen, ähnlichen Leistungen von VAT GPT. Rechtsgrundlage: § 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Werbung für eigene Leistungen). Versand über Brevo (siehe „Brevo“). Speicherdauer: bis zu Ihrem Widerspruch oder zur Löschung Ihres Kontos; nach einem Widerspruch nur ein Sperrvermerk.
Widerspruch: Sie können jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen – per Abmelde-Link in jeder E-Mail oder an support@vatgpt.de –, ohne andere Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen.
Anbieter: OpenAI, L.L.C., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA
Zweck: Automatische Erkennung und Extraktion von Rechnungsdaten aus hochgeladenen Dokumenten mittels künstlicher Intelligenz (KI-Modell GPT-4)
Verarbeitete Daten: Rechnungsbilder/-PDFs, die Namen, Adressen, Beträge, Steuernummern, Rechnungsnummern und andere Geschäftsdaten enthalten können
Funktionsweise: Die KI analysiert hochgeladene Rechnungen, extrahiert relevante Informationen (Bruttobetrag, Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Rechnungsdatum, Lieferantenname, Land) und kategorisiert Ausgaben
Standort: USA
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung – KI-Analyse ist Kernfunktion unserer Software), Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO (Standardvertragsklauseln für Drittlandübermittlung)
Datenschutzerklärung: https://openai.com/policies/privacy-policy
Data Processing Agreement (DPA): Vorhanden (Standard Contractual Clauses gemäß GDPR)
Datenspeicherung: OpenAI speichert hochgeladene Rechnungsdaten für maximal 30 Tage zur Missbrauchsprävention und löscht sie danach automatisch. Die Daten werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.
Datenübertragung: Die Übertragung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten.
Ihre Kontrolle: Die KI-Analyse wird nur durchgeführt, wenn Sie aktiv Rechnungen hochladen. Sie können die extrahierten Daten vor der Speicherung überprüfen und korrigieren.
Transfer Impact Assessment und zusätzliche Schutzmaßnahmen:
Wir haben gemäß den Anforderungen des EuGH (Schrems II-Urteil) eine Datenschutz-Folgenabschätzung für die Übermittlung von Rechnungsdaten an OpenAI in die USA durchgeführt. Die Übermittlung ist für die Funktionsfähigkeit unserer Software erforderlich, da:
Zusätzliche Schutzmaßnahmen:
Sie haben das Recht, dieser Datenübermittlung zu widersprechen. In diesem Fall steht Ihnen die KI-Rechnungsanalyse nicht zur Verfügung; Sie können Rechnungsdaten jedoch weiterhin manuell eingeben.
Wichtiger Hinweis zur KI-Analyse: Die von der KI extrahierten Daten sind Vorschläge zur Unterstützung. Sie sind verpflichtet, die extrahierten Daten sorgfältig zu überprüfen und zu korrigieren, bevor Sie diese für Ihre Steuererklärung verwenden. VAT GPT übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit der KI-Analyse. Die alleinige Verantwortung für die Richtigkeit der Daten liegt bei Ihnen.
Alle Auftragsverarbeiter wurden sorgfältig ausgewählt und sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet. Wir haben mit allen Dienstleistern Auftragsverarbeitungsverträge (Data Processing Agreements - DPA) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Datenübermittlungen in Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgen nur, wenn:
Im Falle von OpenAI (USA) erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Diese gewährleisten ein angemessenes Datenschutzniveau. OpenAI hat zugesichert, dass hochgeladene Daten nicht für das Training von KI-Modellen verwendet werden und nach maximal 30 Tagen gelöscht werden.
Im Falle von Stripe verarbeitet der Anbieter Daten primär in der EU, nutzt jedoch auch US-Infrastruktur mit angemessenen Garantien (Standardvertragsklauseln).
Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Website besuchen. Sie ermöglichen es, Ihr Gerät bei einem erneuten Besuch wiederzuerkennen.
Wir verwenden Cookies und ähnliche Browser-Speichertechnologien (localStorage, sessionStorage) für den Betrieb unserer Website. Gemäß dem TDDDG (ehemals TTDSG) werden diese Speichertechnologien Cookies gleichgestellt. Im Folgenden wird der Begriff „Cookies" als Sammelbegriff für all diese Technologien verwendet.
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| Name | Anbieter | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| sb-*-auth-token | Supabase | Authentifizierungstoken zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldesitzung | Sitzung |
| sb-*-auth-token-code-verifier | Supabase | PKCE-Code-Verifizierer zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery (CSRF) | Sitzung |
| vat-manager-auth | VAT Manager | Permanente Speicherung Ihrer Authentifizierungssitzung, damit Sie angemeldet bleiben | Permanent (bis zur Abmeldung) |
| vat-manager-cookie-consent | VAT Manager | Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen | 12 Monate |
| language | VAT Manager | Ihre gewählte Sprache (Deutsch/Englisch) | Persistent |
| vat-manager-reporting-period | VAT Manager | Ihr zuletzt ausgewählter Berichtszeitraum für Steueransichten | Persistent |
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung einer funktionsfähigen und sicheren Website), § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technische Notwendigkeit)
Diese Cookies ermöglichen es uns, die Nutzung unserer Website zu verstehen, Fehler zu identifizieren und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Wir verwenden ein eigenes Analysesystem – Ihre Daten werden ausschließlich in unserer eigenen Datenbank (Supabase) gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Wir verwenden weder Google Analytics noch Meta Pixel oder andere Analysedienste von Drittanbietern.
Analyse-Cookies werden erst gesetzt, nachdem Sie über unser Cookie-Banner Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.
| Name | Anbieter | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| vat-manager-session-id | VAT Manager | Anonyme Sitzungs-ID (zufällig generierte UUID) | Sitzung (wird beim Schließen des Browser-Tabs gelöscht) |
| vat-manager-session-start | VAT Manager | Zeitstempel des Sitzungsbeginns, wird zur Berechnung der Sitzungsdauer verwendet | Sitzung |
| vat-manager-utm | VAT Manager | Speicherung von UTM-Kampagnenparametern (z. B. von Marketing-Links) | Sitzung |
Nach Ihrer Einwilligung werden die folgenden Daten erfasst und in unserer Datenbank gespeichert:
Wir erfassen nicht: IP-Adressen für Analysezwecke. Genaue Standortdaten, Ihr persönlicher Browserverlauf außerhalb unserer Website oder Daten, die Sie auf anderen Websites identifizieren könnten, werden nicht erfasst.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), § 25 Abs. 1 TDDDG
Speicherdauer: Sitzungsbasierte Speicherung im Browser; die in der Datenbank gespeicherten Analysedaten werden bis zu 24 Monate aufbewahrt.
Ihre Sprache und Ihren Berichtszeitraum wählen Sie selbst; sie werden in Ihrem Browser gespeichert, damit die Seite sich Ihre Wahl merkt, und gehören deshalb zu den notwendigen Cookies (oben unter „Technisch notwendige Cookies“). Alle weiteren Präferenzen, die ein personalisiertes Erlebnis ermöglichen, speichern wir nur, nachdem Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.
Wenn Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, speichern wir zusätzlich die folgenden Präferenzen in unserer Datenbank, die Ihrem Benutzerkonto zugeordnet sind:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), § 25 Abs. 1 TDDDG
Speicherdauer: In der Datenbank bis zur Kontolöschung.
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Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten.
Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
Ausnahmen: Daten, die wir selbst gesetzlich aufbewahren müssen (z. B. unsere Rechnungen an Sie nach § 14b UStG und § 147 AO, den Nachweis unserer ELSTER-Übermittlungen nach § 87d AO), löschen wir erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; bis dahin sperren wir sie und nutzen sie nur noch für diesen Zweck (Art. 17 Abs. 3 lit. b, Art. 18 DSGVO).
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
Ihr Widerspruchsrecht beschreiben wir gesondert im Abschnitt „Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)" dieser Datenschutzerklärung.
Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Zuständige Aufsichtsbehörde:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Telefon: +49 (0)981 180093-0
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Website: https://www.lda.bayern.de
Um Ihre Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte an:
E-Mail: info@vatgpt.de
Telefon: 0151 6346 34 33
Postanschrift: VAT GPT, Anatoliy Shumilov, Seilerstr. 11a, 86153 Augsburg, Deutschland
Wir werden Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen nach Eingang bearbeiten. In begründeten Ausnahmefällen können wir diese Frist um weitere 60 Tage verlängern, worüber wir Sie informieren werden.
Wir treffen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Zerstörung, Manipulation und Missbrauch zu schützen:
Alle Daten werden in hochsicheren Rechenzentren in Deutschland gehostet:
Wichtiger Hinweis: Trotz aller Sicherheitsmaßnahmen sind Sie als Nutzer mitverantwortlich für die Sicherheit Ihrer Daten. Verwenden Sie sichere Passwörter, geben Sie Ihre Zugangsdaten nicht weiter und melden Sie uns verdächtige Aktivitäten umgehend.
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:
| Datenkategorie | Speicherdauer | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Benutzerkonto-Daten | Bis zur Löschung des Kontos | Vertragserfüllung |
| Ihre Steuer- und Buchhaltungsdaten (Rechnungen, Belege, Banktransaktionen, Marktplatz-Dateien, Dokumente, Steuererklärungen, ELSTER-Protokolle, Bescheide) | Bis zur Löschung Ihres Benutzerkontos (vorher Export-Angebot); Ihre eigenen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 14b UStG) erfüllen Sie selbst | Vertragserfüllung; Löschung nach Art. 17 DSGVO |
| Nachweis unserer ELSTER-Übermittlungen (Name, Anschrift, Datum, Art, Zeitraum, Transferticket) | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist ab Ende des Jahres Ihrer letzten Übermittlung | § 87d Abs. 2 AO |
| Unsere Rechnungen und Zahlungsbelege an Sie | 8 Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres, länger solange unsere Festsetzungsfrist läuft | § 14b UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO |
| Support-Chats, Support-E-Mails, Tickets, Anhänge | Siehe Text unter der Tabelle | Siehe Text unter der Tabelle |
| Logfiles (IP-Adressen) | 14 Tage (danach anonymisiert) | Berechtigtes Interesse |
| Cookie-Einwilligungen | Einwilligung gilt 12 Monate, danach fragen wir neu; Nachweis 3 Jahre ab Ende des Jahres, in dem sie endet | § 25 TDDDG; Art. 7 Abs. 1 DSGVO |
Wenn Sie Ihr Benutzerkonto löschen, bieten wir Ihnen zuerst den Export Ihrer Daten an und löschen danach sofort alle Daten, auch im Support-Postfach, außer denen, die wir selbst gesetzlich aufbewahren müssen: unsere Rechnungen und Zahlungsbelege an Sie (§ 14b UStG, § 147 AO), den Nachweis unserer ELSTER-Übermittlungen (§ 87d Abs. 2 AO), Handels- und Geschäftsbriefe mit Ihnen (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO) und den Nachweis Ihrer Einwilligungen (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Diese Daten sperren wir, nutzen sie nur für Anfragen von Finanzbehörden oder Gerichten oder für Rechtsansprüche und löschen sie automatisch nach Ablauf der jeweiligen Frist.
Chats mit unserem KI-Assistenten und Support-E-Mails speichern wir 12 Monate nach Abschluss des Vorgangs und löschen sie danach automatisch, auch im Support-Postfach (dort liegen sie bis zu 30 weitere Tage im Papierkorb). Support-Tickets anonymisieren wir nach 12 Monaten; Dateien und Screenshots löschen wir 90 Tage nach Abschluss des Tickets.
Betrifft ein Vorgang einen Vertrag mit uns, eine Kündigung, eine Erstattung oder eine Rechnung, ist er ein Handels- oder Geschäftsbrief bzw. Buchungsbeleg. Dann bewahren wir genau diesen Vorgang so lange auf, wie das Gesetz es vorschreibt (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG): Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres. Meldet ein Vorgang einen Fehler in unserer Berechnung oder Übermittlung oder macht er einen Anspruch geltend, betrifft er die Durchführung unseres Vertrags und ist ebenfalls ein Geschäftsbrief; wir bewahren ihn wie diese nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 und 4 AO auf. Während dieser Fristen nutzen wir die Daten nur noch für diesen Zweck.
Gelöschte Daten bleiben aus technischen Gründen noch längstens 8 Tage in unseren automatischen Datensicherungen.
Nach Ablauf der Speicherdauer werden die Daten automatisch gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weiteren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Wir nutzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Die KI-gestützte Rechnungsanalyse dient ausschließlich der Unterstützung bei der Datenextraktion. Alle Ergebnisse werden Ihnen zur Überprüfung und Bestätigung vorgelegt. Sie treffen alle finalen Entscheidungen über die Verwendung der extrahierten Daten. Die Software trifft keine automatisierten Entscheidungen über Ihre Steuerpflicht oder Steuerbeträge ohne Ihre Überprüfung und Bestätigung.
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Dienste anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website abrufbar.
Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie per E-Mail oder durch einen deutlichen Hinweis auf unserer Website informieren.
Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie uns bitte:
VAT GPT
Anatoliy Shumilov
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Deutschland
Wir sind bestrebt, alle Datenschutzanfragen zeitnah und transparent zu beantworten.
Abschließender wichtiger Hinweis:
Die Verantwortung für sämtliche Informationen, Daten, Texte und sonstige Materialien, die unter Verwendung unserer Dienste von Ihnen gespeichert, hochgeladen oder übermittelt werden, liegt ausschließlich und uneingeschränkt bei Ihnen als Nutzer.
VAT GPT stellt Ihnen Werkzeuge zur Verfügung und unterstützt Sie bei der Datenverarbeitung, übernimmt jedoch keine Verantwortung oder Haftung für:
Sie sind verpflichtet, alle von der Software erstellten Berechnungen, CSV und XML-Dateien vor der Übermittlung an das Finanzamt sorgfältig zu überprüfen und auf Richtigkeit zu kontrollieren.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO vornehmen. Dies gilt insbesondere für die oben unter Ziffer 5.5 beschriebene automatische Fehlerdiagnose und Fehlerbehebung.
Eine Nachricht in Textform genügt — ein Formular ist nicht erforderlich. Schreiben Sie uns an support@vatgpt.de oder nutzen Sie einen der unter „Ausübung Ihrer Rechte" genannten Kontaktwege. Wir schalten die automatische Fehlerdiagnose für Ihr Konto daraufhin ab und bestätigen Ihnen die Abschaltung. Bitte beachten Sie: Ohne diese Daten können wir Fehler, die in Ihrem Konto auftreten, nur eingeschränkt erkennen und beheben. Technische Daten, die für den sicheren Betrieb des Dienstes zwingend erforderlich sind (z. B. Sicherheitsprotokolle), verarbeiten wir davon unabhängig weiter.
Letzte Aktualisierung: Oktober 2026
Version: 1.0