Belege aufbewahren: Aufbewahrungsfristen für Unternehmer und Kleinunternehmer

Belege bewahrst du als Unternehmer nach § 147 AO auf: Buchungsbelege und Rechnungen acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, die übrigen steuerlich bedeutsamen Unterlagen wie Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Sie läuft außerdem nicht ab, solange für die betroffene Steuer noch die Festsetzungsfrist läuft. Dieser Artikel zeigt die Fristen in einer Tabelle, rechnet ein Beispiel und sagt, was für Kleinunternehmer und EÜR-Ersteller gilt.

Zuletzt aktualisiert: 26. Oktober 2026

Das Wichtigste in Kürze

Zehn Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO).
Acht Jahre: Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO) sowie Rechnungen und Rechnungsdoppel (§ 14b Abs. 1 UStG).
Sechs Jahre: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Briefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Fristbeginn: am Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).
Digital erlaubt: Du darfst Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Datenträger aufbewahren, wenn die gesetzlichen Bedingungen erfüllt sind (§ 147 Abs. 2 AO).

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Unterlage	Frist	Rechtsgrundlage
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO
Buchungsbelege	8 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO
Rechnungen, die du erhältst, und Doppel deiner Rechnungen	8 Jahre	§ 14b Abs. 1 UStG
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Briefe	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO
Sonstige Unterlagen, soweit für die Besteuerung von Bedeutung	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO

Kürzere Fristen nach außersteuerlichen Gesetzen ändern diese Fristen nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO). Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Frist mit dem Erhalt der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO).

Wann beginnt die Frist, wann endet sie?

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO); bei Rechnungen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt worden sind (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG).

Beispiel: Du erhältst am 15. März 2026 eine Rechnung. Die Frist beginnt am Ende des Jahres 2026 und beträgt acht Jahre; du hebst die Rechnung deshalb bis Ende 2034 auf. Trägst du die Einnahmen und Ausgaben des Jahres 2026 zuletzt im Jahr 2026 in deine Aufzeichnungen ein, endet die Zehn-Jahres-Frist für diese Aufzeichnungen Ende 2036. Das Beispiel rechnet die genannten Regeln durch; es ist kein Gesetzestext.

Die Frist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Wirf also nichts weg, wenn ein Steuerbescheid noch offen oder in Prüfung ist; im Zweifel fragst du dein Finanzamt oder deine Steuerberatung.

Gilt das auch für Kleinunternehmer und EÜR?

Ja. Auch wer den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG als Überschuss ermittelt, muss Aufzeichnungen und Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahren, so das BMF-Schreiben zu den GoBD (Rz. 115). Für die Rechnungs-Aufbewahrung nach § 14b UStG zählt § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG die Vorschriften auf, die bei Kleinunternehmern nicht gelten: Das sind die Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen, der Verzicht auf Steuerbefreiungen, die Angabe von USt-IdNr. in Rechnungen und die Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4. § 14b UStG steht nicht darunter. Hast du Zweifel an deinem Fall, frag dein Finanzamt.

Ordnung: nicht nur aufheben, sondern auffindbar halten

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 1 AO; GoBD Rz. 117). Eine einfache Struktur genügt, solange du einen Beleg wiederfindest: ein Ordner oder Ordner-Baum pro Jahr, darin Einnahmen und Ausgaben getrennt. Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung nutzen (§ 147 Abs. 6 AO).

Papier oder digital?

Du darfst die Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahren, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmt, wenn sie lesbar gemacht werden, und dass sie während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO). Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind von dieser Möglichkeit ausgenommen.

Nach dem Scannen dürfen Papierdokumente nach Rz. 140 der GoBD vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Wie ein ordentliches Scan-Verfahren aussieht, erklären GoBD: digitale Belege und Belege scannen: App und Verfahren.

Häufige Fehler

Nach drei Jahren alles wegwerfen. Die gesetzlichen Fristen betragen sechs, acht oder zehn Jahre.
Mit dem Belegdatum statt mit dem Jahresende rechnen. Die Frist beginnt am Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO).
Belege unsortiert in einer Kiste sammeln. Geordnet aufzubewahren ist Pflicht (§ 147 Abs. 1 AO).
Digitale Belege nur im Postfach lassen. Sie müssen über die Frist verfügbar und lesbar bleiben (§ 147 Abs. 2 AO).
Die Frist ohne Blick auf offene Steuerfälle ablaufen lassen. Sie läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist läuft.

So geht's mit VAT GPT

Du lädst Einnahmen- und Ausgabenbelege als PDF, Foto oder XML-Datei in VAT GPT hoch. Die KI liest bei Rechnungen Datum, Beträge, Umsatzsteuer, Währung und Land aus und ordnet Ausgaben einer von 29 Kategorien zu; du prüfst und bestätigst das Ergebnis. Über den Datenexport erhältst du eine ZIP-Datei mit deinen Einnahmen- und Ausgabenbelegen als Originaldateien, nach Jahr, Quartal und Monat abgelegt, mit Übersichtstabellen und einer DATEV-Buchungsstapel-Datei für deine Steuerberatung.

Danach geht es in drei Schritten weiter:

Dateien hochladen: deine Amazon- oder eBay-CSV-Berichte und deine Rechnungen. Die KI liest Beträge, Länder und Steuersätze aus.
Ergebnis prüfen: VAT GPT schlüsselt die Umsatzsteuer für Deutschland und die EU (OSS) auf und erstellt die Voranmeldung – monatlich oder vierteljährlich. Du prüfst und bestätigst.
Senden: mit VAT GPT Pro über ELSTER direkt ans Finanzamt.

Mit Go nutzt du 30 Tage lang alle Pro-Funktionen kostenlos. VAT GPT kennenlernen oder gleich ein Konto erstellen.

Was VAT GPT nicht macht

VAT GPT ist keine Steuerberatung.
VAT GPT ist kein Archiv, das Belege nach den GoBD ablegt, und überwacht keine Aufbewahrungsfristen: Die Fristen berechnest und beachtest du selbst. Einen Datenexport als Sicherung deiner Dateien startest du in den Einstellungen.
VAT GPT scannt keine Papierbelege: Du lädst Fotos oder Scans hoch, die du mit deinem Smartphone oder Scanner erstellt hast.

Was kostet VAT GPT?

Free (Grundfunktionen, kostenlos), Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen), Pro 49 € pro Monat oder 444 € pro Jahr, jeweils inkl. MwSt.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Acht Jahre, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 UStG).

Wie lange Kontoauszüge und Quittungen? Soweit sie Buchungsbelege sind, acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Ob ein Dokument ein Buchungsbeleg ist, hängt vom Einzelfall ab; im Zweifel nimmst du die längere Frist.

Gilt die Frist auch für mich als Kleinunternehmer? Ja; auch wer nach § 4 Abs. 3 EStG den Überschuss ermittelt, bewahrt die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO auf (GoBD Rz. 115).

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen? Nach den GoBD dürfen Papierdokumente nach ordnungsgemäßer bildlicher Erfassung vernichtet werden, soweit sie nicht im Original aufzubewahren sind (Rz. 140).

Was zählt als Beginn der Frist? Der Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder die Rechnung ausgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO; § 14b Abs. 1 UStG).

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