GoBD und digitale Belege: Was Kleinunternehmer mit EÜR wissen müssen

Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das sagt, wie Buchführung und Belege digital geführt und aufbewahrt werden müssen. Auch wer seinen Gewinn per EÜR ermittelt, muss die Belege nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahren (GoBD Rz. 115). Kern für die Praxis: Jede Buchung braucht einen Beleg, Erfassung zeitnah, Belege unveränderbar und wiederauffindbar, digital empfangene Belege digital aufbewahren. Eine Zertifizierung oder ein Gütesiegel für Software ist nicht vorgeschrieben.

Zuletzt aktualisiert: 26. Oktober 2026

Das Wichtigste in Kürze

Belegprinzip: Buchungen und Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein oder nachgewiesen werden können (GoBD Rz. 30).
Zeitgerecht: unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen zu erfassen ist unbedenklich (GoBD Rz. 47).
Unveränderbar: Der ursprüngliche Inhalt muss feststellbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO).
Digital bleibt digital: Elektronisch empfangene Rechnungen bewahrst du in dem Format auf, in dem sie ankamen (GoBD Rz. 131).
Kein Siegel nötig: Positivtestate gibt es nicht; Zertifikate Dritter binden das Finanzamt nicht (GoBD Rz. 180, 181).

Was sind die GoBD und wen betreffen sie?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Es ist ein BMF-Schreiben, kein Gesetz; es erklärt, wie die Finanzverwaltung die Vorgaben der §§ 145 bis 147 AO versteht. Es betrifft auch Selbstständige und Kleinunternehmer mit EÜR: Wer den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG als Überschuss ansetzt, muss Aufzeichnungen und Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahren (GoBD Rz. 115). Die aktuelle Fassung gilt seit dem 14. Juli 2025 (Rz. 185). Wie lange du aufbewahren musst, steht in Belege aufbewahren: Fristen.

Die wichtigsten Anforderungen in einfachen Worten

Anforderung	Was sie bedeutet	Quelle
Belegprinzip	Zu jeder Buchung gehört ein Beleg, oder du kannst ihn nachweisen.	GoBD Rz. 30
Vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet	Einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen.	§ 146 Abs. 1 AO
Zeitnah	Unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen zu erfassen ist unbedenklich.	GoBD Rz. 46, 47
Unveränderbar	Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen.	§ 146 Abs. 4 AO; GoBD Rz. 58
Gesichert	Du sicherst dein System gegen Verlust.	GoBD Rz. 103
Nachvollziehbar	Das Verfahren wird beschrieben (Verfahrensdokumentation).	GoBD Rz. 151, 152

Digitale Unterlagen: empfangen, scannen, speichern

Papierbelege scannen oder fotografieren. Wird ein Papierbeleg erfasst, muss die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht wird. Als Geräte nennt das BMF-Schreiben ausdrücklich Smartphones, Multifunktionsgeräte und Scan-Straßen, wenn die Anforderungen erfüllt sind (Rz. 130). Eine vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (Rz. 137). Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel ist für Besteuerungszwecke nicht erforderlich (Rz. 138). Danach darfst du mit dem elektronischen Dokument weiterarbeiten (Rz. 139); das Papier darf vernichtet werden, soweit es nicht im Original aufzubewahren ist (Rz. 140). Mehr dazu in Belege scannen: App und Verfahren.

Digital empfangene Belege. E-Mail-Anhänge und heruntergeladene Rechnungen bewahrst du in dem Format auf, in dem du sie erhalten hast. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur unter den Voraussetzungen der Rz. 135 zulässig, unter anderem ohne bildliche oder inhaltliche Veränderung und ohne Einschränkung der maschinellen Auswertbarkeit (Rz. 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025, Rz. 135). Ein Ausdruck auf Papier ersetzt die elektronische Datei also nicht.

E-Rechnungen. Seit der Änderung vom 14. Juli 2025 gilt: Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG reicht es, nur den strukturierten Teil aufzubewahren, wenn die Anforderungen des Schreibens erfüllt sind (Rz. 119, geändert). Wie du Rechnungen schreibst, steht in Kleinunternehmer-Rechnung schreiben.

OCR-Text. Wenn ein Scan per Texterkennung in eine durchsuchbare Datei umgewandelt wird, ist der Volltext nach Verifikation und Korrektur über die Aufbewahrungsfrist aufzubewahren (Rz. 130). Prüfe also, was die Texterkennung gelesen hat.

Verfahrensdokumentation: wie viel brauchst du?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess (Rz. 152). Ihre Ausgestaltung hängt von Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur und dem eingesetzten DV-System ab (Rz. 151). Für das Scannen empfiehlt das BMF-Schreiben eine Organisationsanweisung, die unter anderem regelt, wer erfassen darf und zu welchem Zeitpunkt erfasst wird (Rz. 136). Bei einem kleinen Betrieb ist eine kurze, schriftliche Beschreibung deines Vorgehens ein vernünftiger Weg; das ist eine Einordnung dieses Artikels, keine Vorgabe im Wortlaut. Frage im Zweifel dein Finanzamt oder deine Steuerberatung.

Brauche ich eine GoBD-zertifizierte Software?

Nein, eine Pflicht zur Zertifizierung gibt es nicht. Das BMF-Schreiben sagt: Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit werden weder im Rahmen einer Außenprüfung noch einer verbindlichen Auskunft erteilt (Rz. 180). Zertifikate oder Testate Dritter können bei der Auswahl einer Software als Entscheidungskriterium dienen, haben aber gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung (Rz. 181). Wichtiger als ein Siegel ist, dass du den Prozess einhältst: Beleg zu jeder Buchung, zeitnah, unverändert, gesichert.

Häufige Fehler

Belege nur als Papierausdruck der E-Mail-Rechnung aufheben. Die elektronische Datei muss bleiben (Rz. 131).
Belege später überschreiben oder umbenennen, sodass das Original nicht mehr erkennbar ist. Der ursprüngliche Inhalt muss feststellbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO).
Monate später nachbuchen. Zeitnah erfassen; zehn Tage für unbare Vorgänge sind unbedenklich (Rz. 47).
Keine Datensicherung. Das System ist gegen Verlust zu sichern (Rz. 103).
Sich blind auf Siegel verlassen. Testate binden das Finanzamt nicht (Rz. 181).

So geht's mit VAT GPT

Du lädst Einnahmen- und Ausgabenbelege als PDF, Foto oder XML-Datei in VAT GPT hoch. Die KI liest bei Rechnungen Datum, Beträge, Umsatzsteuer, Währung und Land aus und ordnet Ausgaben einer von 29 Kategorien zu; du prüfst und bestätigst das Ergebnis. Über den Datenexport erhältst du eine ZIP-Datei mit deinen Einnahmen- und Ausgabenbelegen als Originaldateien, nach Jahr, Quartal und Monat abgelegt, mit Übersichtstabellen und einer DATEV-Buchungsstapel-Datei für deine Steuerberatung.

Danach geht es in drei Schritten weiter:

Dateien hochladen: deine Amazon- oder eBay-CSV-Berichte und deine Rechnungen. Die KI liest Beträge, Länder und Steuersätze aus.
Ergebnis prüfen: VAT GPT schlüsselt die Umsatzsteuer für Deutschland und die EU (OSS) auf und erstellt die Voranmeldung – monatlich oder vierteljährlich. Du prüfst und bestätigst.
Senden: mit VAT GPT Pro über ELSTER direkt ans Finanzamt.

Mit Go nutzt du 30 Tage lang alle Pro-Funktionen kostenlos. VAT GPT kennenlernen oder gleich ein Konto erstellen.

Was VAT GPT nicht macht

VAT GPT ist keine Steuerberatung.
VAT GPT ist kein GoBD-Archiv und erstellt keine Verfahrensdokumentation für dich: Die Organisation deiner Ablage und die Beschreibung deines Verfahrens bleiben bei dir.
VAT GPT scannt keine Papierbelege mit einer eigenen Kamerafunktion: Du lädst Fotos oder Scans hoch, die du mit deinem Smartphone oder Scanner erstellt hast.

Was kostet VAT GPT?

Free (Grundfunktionen, kostenlos), Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen), Pro 49 € pro Monat oder 444 € pro Jahr, jeweils inkl. MwSt.

Häufige Fragen

Gelten die GoBD auch für mich als Kleinunternehmer mit EÜR? Ja, für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO (GoBD Rz. 115).

Darf ich Belege mit dem Smartphone fotografieren? Ja, das BMF-Schreiben nennt Smartphones ausdrücklich, wenn die Anforderungen erfüllt sind (Rz. 130).

Brauche ich eine Signatur oder einen Zeitstempel? Für Besteuerungszwecke nicht (Rz. 138).

Muss ich das Papier nach dem Scan aufheben? Nicht, soweit es nicht im Original aufzubewahren ist (Rz. 140).

Reicht bei einer E-Rechnung die PDF-Datei? Bei E-Rechnungen reicht der strukturierte Teil, wenn die Anforderungen erfüllt sind (Rz. 119 in der Fassung vom 14. Juli 2025).

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