Belege scannen und Rechnungen mit KI auslesen: Was gilt?

Du fotografierst oder scannst Belege und willst sie nur noch elektronisch aufbewahren? Das darfst du, wenn die Wiedergabe das Original bildlich genau abbildet (§ 147 Abs. 2 AO). Liest eine KI die Beträge aus, prüfst du das Ergebnis selbst: Aufzubewahren ist dann auch der Volltext nach Verifikation und Korrektur (GoBD Rz. 130). Strukturierte E-Rechnungen sind kein Scan-Fall.

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026

Kurz gesagt

Frist: Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, empfangene Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).
Papier: Vernichten darfst du es nach der bildlichen Erfassung, soweit es nicht im Original aufzubewahren ist (GoBD Rz. 140).
E-Rechnung: Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können; ein einfaches PDF ist keine (BMF-FAQ).

Papier scannen: Was ist laut Finanzamt erlaubt?

Die Pflicht kommt aus § 147 Abs. 1 AO: Buchungsbelege, empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige für die Besteuerung wichtige Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Nach Absatz 2 dürfen sie auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden. Voraussetzung ist, dass das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die Wiedergabe mit den Belegen bildlich übereinstimmt, während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar ist, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden kann.

Wie das praktisch aussieht, regelt das BMF in den GoBD. Laut Rz. 130 kann die bildliche Erfassung mit den verschiedensten Geräten erfolgen, zum Beispiel mit Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen, wenn die Anforderungen des Schreibens erfüllt sind. Die weiteren Punkte im Überblick:

Frage	Antwort der GoBD	Fundstelle
Brauche ich eine Verfahrensbeschreibung?	Das Verfahren muss dokumentiert werden; empfohlen ist eine Organisationsanweisung: wer erfassen darf, wann, welches Schriftgut, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung nötig ist, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit läuft und wie Fehler protokolliert werden.	Rz. 136
Müssen Farben erhalten bleiben?	Eine vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt, zum Beispiel bei Minusbeträgen in roter Schrift.	Rz. 137
Brauche ich Signatur oder Zeitstempel?	Für Besteuerungszwecke nicht.	Rz. 138
Mit welchem Dokument arbeite ich weiter?	Nach der Erfassung darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen.	Rz. 139
Darf ich das Papier wegwerfen?	Ja, soweit es nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren ist. Ob Dokumente, deren Beweiskraft elektronisch nicht erhalten bleibt, zusätzlich im Original bleiben, entscheidest du.	Rz. 140

Die Aufbewahrungsfrist beträgt für Buchungsbelege acht Jahre, für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen sechs Jahre und für Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 3 und 4 AO).

Rechnungen mit KI auslesen: Was prüfst du selbst?

Eine KI, die Rechnungen ausliest, liefert dir einen Vorschlag für Datum, Beträge, Steuersatz und Kategorie. Steuerlich zählt aber nicht der Vorschlag, sondern der Beleg: Den Vorsteuerabzug hast du nur, wenn du eine nach den §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Und die GoBD verlangen, dass der per OCR gewonnene Volltext nach Verifikation und Korrektur aufbewahrt wird (Rz. 130).

Prüfe deshalb nach jedem Auslesen, ob die Angaben des Belegs vollständig und die übernommenen Werte richtig sind. Diese Angaben muss eine Rechnung enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG):

Pflichtangabe	§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers	Nr. 1
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers	Nr. 2
Ausstellungsdatum	Nr. 3
Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer	Nr. 4
Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung	Nr. 5
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung	Nr. 6
Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen	Nr. 7
Steuersatz und Steuerbetrag, oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf	Nr. 8

Bei Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag reichen weniger Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung (§ 33 UStDV). Das gilt nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG.

E-Rechnungen: Warum sie gelesen und nicht erkannt werden

Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur noch vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF fällt nicht mehr darunter und ist eine „sonstige Rechnung“ (BMF-FAQ). Die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen die Voraussetzungen, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-FAQ).

Für dich heißt das:

Empfang: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Das BMF sieht keine Ausnahmen vor; auch Kleinunternehmer müssen dazu in der Lage sein (BMF-FAQ).
Ausstellen: Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen Rechnungen übergangsweise noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format wie einem einfachen PDF übermittelt werden. Für Umsätze des Jahres 2027 gilt das nur, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 UStG).
Aufbewahren: Eingehende elektronische Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem du sie empfangen hast (GoBD Rz. 131).
Hybride Formate: Bei einer ZUGFeRD-Rechnung bilden die Daten im strukturierten Teil (XML) den führenden Teil. Weichen sie vom Bildteil ab, gilt der strukturierte Teil (BMF-FAQ).

Eine E-Rechnung musst du deshalb nicht per Texterkennung auslesen: Ihre Beträge, Steuersätze und Daten stehen als Daten in der Datei. Texterkennung brauchst du nur für Papierbelege, Fotos und einfache PDFs.

Welche Fehler passieren oft?

Der KI blind vertrauen. Der Vorsteuerabzug hängt am Beleg, nicht am Auslese-Ergebnis. Vergleiche Datum, Beträge, Steuersatz und Aussteller mit dem Original.
Das Original zu früh wegwerfen. Papier darf nach dem Erfassen vernichtet werden (GoBD Rz. 140), aber erst, wenn das Bild lesbar und vollständig ist (mit Farben, wo sie Beweisfunktion haben, GoBD Rz. 137) und kein anderes Gesetz das Original verlangt.
Eine E-Rechnung als Bild behandeln. Ein ZUGFeRD-PDF bewahrst du so auf, wie du es empfangen hast (GoBD Rz. 131); wer es nur ausdruckt und abfotografiert, verliert die strukturierten Daten.
Ein einfaches PDF für eine E-Rechnung halten. Es ist seit 2025 eine sonstige Rechnung (BMF-FAQ).
Die Aufbewahrungsfristen verwechseln. Buchungsbelege acht Jahre, nicht sechs (§ 147 Abs. 3 AO).
Unvollständige Rechnungen verbuchen. Fehlen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein; kläre das mit dem Aussteller.

So hilft dir VAT GPT dabei

Du lädst deine Rechnungen und Belege als Foto oder PDF hoch, die KI liest die Daten aus und ordnet sie einer Kategorie zu. Dateien nimmt VAT GPT als PDF, JPG, PNG, GIF, BMP, WebP, TIFF und XML an. In drei Schritten:

Hochladen: deine Rechnungen als Einnahmen- oder Ausgaben-Beleg. Ein ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung-XML liest VAT GPT, wenn die strukturierten Daten brauchbar sind, direkt aus der Datei aus, ohne KI. Alles andere liest die KI.
Prüfen: VAT GPT übernimmt Datum, Brutto-, Netto- und Steuerbetrag, Steuersatz, Währung, Land des Lieferanten und Kategorie. Belege mit niedriger Sicherheit markiert VAT GPT mit „Benötigt Überprüfung“; ein Hinweis erscheint auch, wenn die erkannte Steuerart nicht zum gewählten Feld (Deutschland oder OSS) passt. Im Bearbeitungsfenster korrigierst du die Werte.
Weiterverwenden: Aus den bestätigten Belegen entstehen Umsatzsteuer-Voranmeldung, EÜR und weitere Erklärungen; mit VAT GPT Pro sendest du sie über ELSTER. Im Datenexport erhältst du deine Belege als Originaldateien nach Jahr, Quartal und Monat, dazu Übersichtstabellen und eine DATEV-Datei für den Steuerberater.

Es gibt Free (Grundfunktionen, kostenlos; die KI liest bis zu 100 Rechnungen pro Monat), Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen) und Pro (49 € pro Monat oder 444 € pro Jahr, mit unbegrenzten KI-Rechnungen), jeweils inkl. MwSt. Jetzt kostenlos testen

Häufige Fragen

Darf ich Belege scannen und das Papier wegwerfen? Ja, wenn die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt und die Anforderungen der GoBD erfüllt sind. Das Papier darf vernichtet werden, soweit kein anderes Gesetz das Original verlangt (§ 147 Abs. 2 AO; GoBD Rz. 130 und 140).

Reicht ein Foto mit dem Handy? Ja. Die GoBD nennen Smartphones ausdrücklich als zulässiges Gerät, wenn die Anforderungen erfüllt sind (Rz. 130).

Wie lange muss ich Belege aufbewahren? Buchungsbelege acht Jahre, empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen sechs Jahre, Bücher zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstand (§ 147 Abs. 3 und 4 AO).

Brauche ich eine Signatur oder einen Zeitstempel für gescannte Belege? Für Besteuerungszwecke nicht (GoBD Rz. 138).

Ist ein PDF eine E-Rechnung? Nur, wenn es eine strukturierte Rechnungsdatei enthält, wie bei ZUGFeRD. Ein einfaches PDF ist seit 2025 eine sonstige Rechnung (BMF-FAQ).

Muss ich die Rechnung einer KI selbst nachprüfen? Ja. Die KI liefert einen Vorschlag; aufzubewahren ist der Volltext nach Verifikation und Korrektur (GoBD Rz. 130), und der Vorsteuerabzug hängt an der Rechnung (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG).

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