XRechnung und ZUGFeRD erstellen und prüfen

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG), etwa XRechnung oder ZUGFeRD; ein einfaches PDF ist eine „sonstige Rechnung“. Empfangen musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie zwischen inländischen Unternehmern ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, sonst ab 2028.

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026

Kurz gesagt

Übergang: Für Umsätze bis Ende 2026 genügt eine sonstige Rechnung, für 2027 nur bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
Ausnahmen beim Ausstellen: unter anderem Kleinbeträge bis 250 Euro brutto, Kleinunternehmer und Rechnungen an Endverbraucher.
Prüfen: Eine Validierung ist keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, das BMF empfiehlt sie aber.

Was ist eine E-Rechnung, und was ist keine?

Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet zwei Arten: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird (§ 14 Abs. 1 UStG).

Das BMF nennt als Beispiel für eine sonstige Rechnung ein einfaches PDF-Dokument. Seit dem 1. Januar 2025 ist ein solches PDF also keine E-Rechnung mehr. Solange du noch eine sonstige Rechnung ausstellen darfst, bleibt sie für den Vorsteuerabzug eine ordnungsmäßige Rechnung. Der Empfänger muss dem anderen elektronischen Format allerdings zustimmen; Papier geht immer.

Wichtig bei E-Rechnungen: Weist die Datei Formatfehler auf, erfüllt sie die Anforderungen nicht und gilt als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 6a). Das ist der Grund, warum sich eine Prüfung vor dem Versand lohnt.

Pflicht und Übergangsfristen: Wer muss wann was?

Die Regeln gelten für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, wenn eine Rechnungspflicht besteht. Ausnahmen laut BMF: Rechnungen an Endverbraucher, viele steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG), Kleinbeträge bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) und Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, muss er ab diesem Zeitpunkt auch E-Rechnungen ausstellen.

Zeitraum	Ausstellen	Empfangen
1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026	E-Rechnung oder sonstige Rechnung (Papier jederzeit, anderes elektronisches Format mit Zustimmung des Empfängers)	E-Rechnung muss empfangbar sein
1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027	E-Rechnung; sonstige Rechnung nur, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug	wie oben
ab 1. Januar 2028	E-Rechnung	wie oben

Für EDI-Verfahren, die nicht ohnehin die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen, gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Das BMF sieht für den Empfang keine Ausnahmen vor, auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Wichtig ist dabei: Wie du E-Rechnungen übermittelst, schreibt das Gesetz nicht vor. Der Versand per E-Mail ist möglich.

Aufbewahrung: Du bewahrst eine Ausgangs- und Eingangsrechnung acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen.

Was unterscheidet XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF. Zum Lesen brauchst du einen Viewer. Der Standard wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Entwickelt wird es vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

Bei hybriden Rechnungen sind die Daten im strukturierten Teil maßgebend. Weichen sie vom sichtbaren PDF ab, gelten die XML-Daten. Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen; ein Link auf ein externes Ziel genügt nicht (BMF-Schreiben, Rn. 35).

Beide Formate bauen auf der europäischen Norm EN 16931 auf. Das BMF führt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als Formate, die die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllen, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

E-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt

Rechnungsdaten sammeln: die Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz, die in der E-Rechnung im strukturierten Teil stehen müssen.
Format wählen: ZUGFeRD, wenn dein Kunde ein lesbares PDF will; XRechnung, wenn er eine reine XML-Datei verlangt, zum Beispiel eine Behörde.
Käuferreferenz klären: In der XRechnung ist das Feld BT-10 (Buyer reference) ein Pflichtfeld. Eine Leitweg-ID brauchst du nur, wenn du an eine Behörde abrechnest. Zwischen Unternehmen genügt umsatzsteuerlich schon ein Platzhalter wie „-“.
Datei erzeugen: mit einem Rechnungsprogramm, das das gewählte Format schreibt.
Validieren: siehe nächster Abschnitt.
Senden und aufbewahren: zum Beispiel per E-Mail; den strukturierten Teil bewahrst du acht Jahre unverändert auf.

E-Rechnung prüfen: Validierung vor dem Versand

Eine Validierung prüft, ob die Datei die technischen Formatvorgaben der EN 16931 und die Geschäftsregeln erfüllt. Geschäftsregeln sind technische Vorschriften, die die logischen Abhängigkeiten der Angaben kontrollieren, zum Beispiel ob ein Steuerbetrag rechnerisch zum Steuersatz passt. Das BMF schreibt, dass eine Validierung zwar keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung ist, aber Fehler vermeiden hilft, und empfiehlt, sie schon bei der Erstellung und beim Versand durchzuführen. Eine bestimmte Validierungsanwendung empfiehlt das BMF nicht.

Zwei Fehlerarten unterscheidet das BMF:

Formatfehler entsprechen nicht der zulässigen Syntax. Die Datei ist dann keine E-Rechnung (Rn. 6a).
Geschäftsregelfehler sind logische Fehler oder fehlende Angaben, zum Beispiel ein fehlendes Pflichtfeld BT-10 in einer XRechnung (Rn. 6b). Ein fehlendes BT-10 allein ist umsatzsteuerlich unbeachtlich (Rn. 35a). Fehlt aber eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe, liegt eine nicht ordnungsmäßige Rechnung vor.

Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten auf das technische Ergebnis einer Validierung durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen. Es bietet sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren. Eine Validierung ersetzt aber nicht deine Pflicht, eingehende Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen.

Welche Werkzeuge gibt es? Der KoSIT-Validator ist ein quelloffenes Programm (Apache-2.0-Lizenz), das XML-Dateien gegen XML-Schema und Schematron-Regeln prüft. Er ist nur die Prüfmaschine: Die Regeln liefert eine eigene Validierungskonfiguration, zum Beispiel für die XRechnung. Du kannst ihn als Kommandozeilenprogramm, als lokalen HTTP-Dienst oder aus Java nutzen. Die Finanzverwaltung bietet zusätzlich einen E-Rechnungs-Viewer in ELSTER an, mit dem du eine E-Rechnung ansehen kannst (XRechnung Version 3.0.1). Das ist ein unverbindlicher Service zum Lesen, kein Gütesiegel.

Welche Fehler passieren oft?

Ein PDF als E-Rechnung verschicken. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung.
Fehlende Käuferreferenz. In der XRechnung ist BT-10 ein Pflichtfeld; für Behörden ist es die Leitweg-ID.
Nur das PDF anschauen. Bei ZUGFeRD zählt der strukturierte Teil.
Die Datei nach der Prüfung noch ändern. Wer das PDF oder die XML nachträglich bearbeitet, muss neu prüfen.
Den Empfang vergessen. Ein E-Mail-Postfach, das E-Rechnungen annimmt, genügt, aber es muss da sein.
Auf Übergangsfristen verlassen, ohne den Vorjahresumsatz zu prüfen. Die 800.000 Euro beziehen sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres.

So hilft dir VAT GPT dabei

Im Rechnungseditor von VAT GPT wählst du als Ausgabeformat „ZUGFeRD (PDF)“ oder „XRechnung (XML)“. VAT GPT schreibt die Datei zum Herunterladen. In drei Schritten:

Format wählen: Bei ZUGFeRD ist es ein hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML, bei XRechnung eine eigenständige XML-Datei ohne PDF. Für die XRechnung gibt es das Feld „Käuferreferenz (Leitweg-ID)“, das für die XRechnung erforderlich ist.
Prüfung abwarten: Vor dem Erzeugen läuft eine technische Plausibilitätsprüfung nach EN 16931. Bei der XRechnung entsteht die Datei, wenn die Prüfung bestanden ist. Bei ZUGFeRD erscheint bei einem Prüffehler stattdessen ein PDF ohne strukturierte Daten mit einem Hinweis, dass keine E-Rechnung enthalten ist.
Herunterladen: Du lädst die Datei herunter und kannst sie zum Beispiel per E-Mail senden.

Eingehende E-Rechnungen (ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML) liest VAT GPT beim Hochladen aus. Mit Free kannst du Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung erstellen. Es gibt Free (Grundfunktionen, kostenlos), Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen) und Pro (49 € pro Monat oder 444 € pro Jahr), jeweils inkl. MwSt. Jetzt kostenlos testen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD? XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Laut BMF erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Voraussetzungen, ausgenommen die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Ist ein PDF eine E-Rechnung? Nein. Seit dem 1. Januar 2025 ist ein einfaches PDF eine sonstige Rechnung.

Wann muss ich E-Rechnungen ausstellen? Für Umsätze ab 2027, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag; sonst für Umsätze ab 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG).

Muss ich E-Rechnungen schon empfangen? Ja, seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach reicht.

Brauche ich eine Leitweg-ID? Nur für Rechnungen an Behörden. Zwischen Unternehmen genügt umsatzsteuerlich ein Platzhalter im Feld BT-10.

Muss ich die E-Rechnung validieren? Es ist keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, aber das BMF empfiehlt es.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren? Acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG); der strukturierte Teil muss unversehrt bleiben.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer? Beim Ausstellen nicht, solange sie die Kleinunternehmerregelung anwenden (§ 34a UStDV). Empfangen müssen auch sie können.

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