Umsatzsteuererklärung online abgeben: Frist, ELSTER und Software

Die Umsatzsteuererklärung für das Kalenderjahr übermittelst du elektronisch über ELSTER, spätestens sieben Monate nach Jahresende (§ 18 Abs. 3 UStG, § 149 Abs. 2 AO): für 2026 am 2. August 2027, weil der 31. Juli 2027 ein Samstag ist. Mit steuerberatender Person gilt Ende Februar des übernächsten Jahres. Als Kleinunternehmer gibst du sie in der Regel nicht ab.

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026

Kurz gesagt

Frist 2025: 31. Juli 2026; mit steuerberatender Person Montag, 1. März 2027 (§ 149 Abs. 2 und 3 AO).
Zahlung: Der Unterschied zu den Vorauszahlungen ist einen Monat nach Eingang der Erklärung fällig (§ 18 Abs. 4 UStG).
Verspätung: Verspätungszuschlag möglich (§ 152 AO); fehlt die Erklärung 14 Monate nach Jahresende, ist er in der Regel festzusetzen.

Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Wer Unternehmer ist, übermittelt für das Kalenderjahr eine Steuererklärung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz, in der er die zu entrichtende Steuer oder den Überschuss selbst berechnet (§ 18 Abs. 3 UStG). Diese Pflicht kommt zu den Voranmeldungen hinzu: Das Finanzamt Baden-Württemberg schreibt, dass für das Kalenderjahr eine Umsatzsteuererklärung erforderlich ist, zusätzlich zu den Voranmeldungen. Wie die Voranmeldungen laufen, steht in Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) online abgeben.

Kleinunternehmer sind davon in der Regel befreit: Die Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG finden bei steuerfreien Umsätzen nach § 19 Abs. 1 UStG keine Anwendung. Zwei Dinge bleiben aber unberührt: § 18 Abs. 4a UStG (zum Beispiel Steuer als Leistungsempfänger) und die Aufforderung des Finanzamts nach § 149 Abs. 1 Satz 2 AO. Wer ausdrücklich zur Abgabe aufgefordert wird, muss abgeben. Alle Fälle stehen in Umsatzsteuer-Voranmeldung als Kleinunternehmer: Muss ich?.

Zwei Besonderheiten für das Jahr 2025 aus der ELSTER-Anleitung zur Umsatzsteuererklärung 2025:

Hast du im Jahr 2025 von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung gewechselt, trägst du in Zeile 16 das Datum des Umsatzes ein, mit dem die Grenze überschritten wurde: 25.000 Euro im Gründungsjahr, 100.000 Euro sonst. Verzichtest du von Beginn des Jahres an, trägst du den 1. Januar 2025 ein.
Warst du früher regelbesteuert und wendest 2025 die Kleinunternehmerregelung an, gibt es in Zeile 115 Platz für Steuer- und Vorsteuerbeträge, die erst nach dem Wechsel entstanden sind, zum Beispiel weil du nach vereinnahmten Entgelten versteuert hast.

Frist: Wann ist die Umsatzsteuererklärung fällig?

Ohne besondere Regel sind Steuererklärungen für ein Kalenderjahr spätestens sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres abzugeben (§ 149 Abs. 2 Satz 1 AO). Fällt das Fristende auf einen Sonnabend, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO). Werden Erklärungen von steuerberatenden Personen erstellt, gilt: spätestens bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres (§ 149 Abs. 3 AO; die Umsatzsteuererklärung nach § 18 Abs. 3 UStG ist dort ausdrücklich genannt).

Jahr	Ohne steuerberatende Person	Mit steuerberatender Person
2025	31. Juli 2026 (Freitag) – abgelaufen	28. Februar 2027 ist ein Sonntag, die Frist endet am Montag, 1. März 2027
2026	31. Juli 2027 ist ein Samstag, die Frist endet am Montag, 2. August 2027	29. Februar 2028 (Dienstag)

Die Sonderfristen aus der Corona-Zeit (Art. 97 § 36 EGAO) reichen nur bis zum Besteuerungszeitraum 2024. Für 2025 und später gilt die Regelfrist.

Fristverlängerung: Fristen zur Einreichung von Steuererklärungen können verlängert werden, auch rückwirkend, wenn es unbillig wäre, die Folgen des Fristablaufs bestehen zu lassen (§ 109 Abs. 1 AO). Wer sie braucht, wendet sich vor Fristablauf an das Finanzamt. Bei Erklärungen, die über die Februar-Frist hinaus verschoben werden sollen, geht das nur, wenn du ohne Verschulden verhindert warst (§ 109 Abs. 2 AO). Das Finanzamt kann die Verlängerung mit Nebenbestimmungen versehen und ausschließlich automationsgestützt entscheiden (§ 109 Abs. 3 und 4 AO).

Frühere Abgabe: Das Finanzamt kann in bestimmten Fällen anordnen, dass die Erklärung vor der Februar-Frist abzugeben ist, zum Beispiel wenn du im Vorjahr zu spät abgegeben hast oder einen Betrieb eröffnet oder eingestellt hast. Dafür setzt es eine Frist von vier Monaten nach Bekanntgabe, die nicht kürzer sein darf als die Regelfrist von sieben Monaten (§ 149 Abs. 4 AO).

Was passiert bei Verspätung? Verspätungszuschlag und Säumniszuschlag

Verspätungszuschlag: Wer die Erklärung nicht oder nicht fristgemäß abgibt, gegen den kann ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden. Das unterbleibt, wenn du glaubhaft machst, dass die Verspätung entschuldbar ist (§ 152 Abs. 1 AO).
Pflicht zur Festsetzung: Liegt die Erklärung 14 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres noch nicht vor, ist der Zuschlag festzusetzen (§ 152 Abs. 2 AO). Das gilt nicht, wenn die Frist verlängert wurde, wenn die Steuer auf null oder negativ festgesetzt wird oder wenn sie die Vorauszahlungen nicht übersteigt (§ 152 Abs. 3 AO).
Höhe: 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer, vermindert um die festgesetzten Vorauszahlungen, für jeden angefangenen Monat der Verspätung, mindestens 25 Euro je angefangenem Monat (§ 152 Abs. 5 Satz 2 AO). Der Zuschlag beträgt höchstens 25.000 Euro (§ 152 Abs. 10 AO).
Säumniszuschlag: Zahlst du eine Steuer nicht bis zum Fälligkeitstag, fällt für jeden angefangenen Monat 1 Prozent des abgerundeten rückständigen Betrags an (§ 240 Abs. 1 AO). Bei einer Säumnis bis zu drei Tagen wird er nicht erhoben (§ 240 Abs. 3 AO).
Nichtabgabe: Die Pflicht zur Abgabe bleibt auch dann bestehen, wenn das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen geschätzt hat (§ 149 Abs. 1 Satz 4 AO).

Hast du die Frist für 2025 verpasst: Gib die Erklärung jetzt ab. Die Pflicht zur Festsetzung nach § 152 Abs. 2 AO greift erst nach Ende Februar 2027, und auch dann nur, wenn die Steuer die Vorauszahlungen übersteigt.

Umsatzsteuererklärung online abgeben: Schritt für Schritt in ELSTER

Für alle Erklärungen im Bereich der Umsatzsteuer gilt die Pflicht zur elektronischen, authentifizierten Übermittlung (Finanzamt Baden-Württemberg). Nur in begründeten Härtefällen kann das Finanzamt auf Antrag auf die elektronische Übermittlung verzichten (§ 18 Abs. 3 Satz 3 UStG).

Bei Mein ELSTER registrieren: Die Registrierung ist kostenlos und einmalig. Du erhältst ein Zertifikat, mit dem du die Erklärung ohne Unterschrift elektronisch sendest (ELSTER). Der Aktivierungs-Code kommt per Post, die Aktivierungs-ID per E-Mail; plane die Registrierung also früh ein.
Vorauszahlungen zusammenstellen: Du brauchst die Summe der angemeldeten Umsatzsteuer-Vorauszahlungen des Jahres, einschließlich einer Sondervorauszahlung bei Dauerfristverlängerung.
Formular öffnen: In Mein ELSTER wählst du die Umsatzsteuererklärung 2025 und gibst deine Steuernummer an. Danach siehst du die Anlagenübersicht. Zur Erklärung gehören der Hauptvordruck USt 2 A und, nur für im Ausland ansässige Unternehmer, die Anlage UN. Die frühere Anlage UR ist im Hauptvordruck aufgegangen.
Umsätze eintragen: Bemessungsgrundlagen sind Nettobeträge in vollen Euro. Beträge in fremder Währung rechnest du in Euro um, negative Beträge kennzeichnest du mit Minuszeichen. Steuerpflichtige Umsätze zum allgemeinen Steuersatz trägst du in Zeile 22 ein, zum ermäßigten Steuersatz in Zeile 25. Innergemeinschaftliche Fernverkäufe, die in den deutschen steuerpflichtigen Umsätzen enthalten sind (unter der 10.000-Euro-Schwelle des § 3c Abs. 4 UStG, ohne Verzicht), trägst du zusätzlich in Zeile 71 ein. Fernverkäufe, die im Bestimmungsland besteuert werden (Schwelle überschritten oder OSS), gehören nicht in Zeile 22, 25 oder 71, sondern in Zeile 75 (nach einem Verzicht in Zeile 72).
Versteuerungsart wählen: In Zeile 19 gibst du an, ob du nach vereinbarten Entgelten (Sollversteuerung) oder nach vereinnahmten Entgelten (Istversteuerung, § 20 UStG) versteuerst.
Vorauszahlungssoll und Abschlusszahlung: In Zeile 119 trägst du das Vorauszahlungssoll ein, die Summe der angemeldeten oder festgesetzten Vorauszahlungen. Ob du sie schon gezahlt hast, ist dafür ohne Bedeutung. Daraus ergibt sich in Zeile 120 eine Abschlusszahlung oder ein Erstattungsanspruch.
Prüfen und senden. Folgt das Finanzamt deinen Angaben, bekommst du keine gesonderte Nachricht und keine Zahlungsaufforderung. Einen Steuerbescheid gibt es nur, wenn das Finanzamt abweicht (Finanzamt Baden-Württemberg).
Zahlen oder Erstattung abwarten: Die Abschlusszahlung ist einen Monat nach Eingang der Erklärung fällig. Ein Erstattungsanspruch wird nach Zustimmung (§ 168 AO) ohne gesonderten Antrag ausgezahlt, soweit er nicht mit Steuerschulden verrechnet wird.

Die Formulare ändern sich jährlich. Prüfe jeweils die ELSTER-Anleitung zum Jahr, für das du abgibst.

Mein ELSTER oder Software für die Umsatzsteuererklärung?

Du hast mehrere Wege, Steuerdaten elektronisch ans Finanzamt zu senden. Die meisten Steuerformulare findest du kostenlos in Mein ELSTER; du brauchst nur einen Browser. Du kannst aber auch jede andere Steuersoftware verwenden, die ELSTER unterstützt. ELSTER führt dazu eine Liste von Softwareprodukten. Für die authentifizierte Übermittlung ist in jedem Fall eine einmalige Registrierung in Mein ELSTER nötig.

Wenn du Amazon- oder eBay-Verkäufe hast, rechnest du die Umsatzsteuer aus den Berichten der Plattformen. Ein Programm spart dir dabei das Zusammenrechnen. Worauf es bei der Wahl ankommt, steht in Steuersoftware für Selbstständige: Worauf es ankommt und in ELSTER oder Software: selbst ausfüllen oder Programm nutzen?.

Welche Fehler passieren oft?

Die Frist mit der Voranmeldung verwechseln. Die Voranmeldung ist am 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums fällig, die Jahreserklärung sieben Monate nach Jahresende.
Die Vorauszahlungen falsch ansetzen. Das Vorauszahlungssoll sind die angemeldeten oder festgesetzten Beträge einschließlich Sondervorauszahlung, nicht nur die bereits gezahlten.
Brutto statt netto eintragen. Bemessungsgrundlagen sind Nettobeträge in vollen Euro.
Als Kleinunternehmer die Zeilen zum Wechsel übersehen. Hast du die Grenze überschritten oder verzichtet, gehört das Datum in Zeile 16.
Auf eine Schätzung vertrauen. Hat das Finanzamt geschätzt, bleibt die Pflicht zur Abgabe bestehen (§ 149 Abs. 1 Satz 4 AO).
Die Abschlusszahlung vergessen. Der Unterschiedsbetrag ist einen Monat nach Eingang der Erklärung fällig; danach droht ein Säumniszuschlag.

So hilft dir VAT GPT dabei

VAT GPT erstellt die Umsatzsteuer-Jahreserklärung aus deinen Daten. In drei Schritten:

Hochladen: Du lädst deine Amazon- oder eBay-CSV-Berichte und deine Rechnungen hoch. Die KI liest Beträge, Länder und Steuersätze aus.
Prüfen: VAT GPT schlüsselt die Umsatzsteuer für Deutschland und die EU (OSS) auf und erstellt die Umsatzsteuer-Jahreserklärung. Du prüfst und bestätigst.
Senden: Mit VAT GPT Pro geht die Jahreserklärung über ELSTER direkt ans Finanzamt.

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Häufige Fragen

Bis wann muss ich die Umsatzsteuererklärung 2025 abgeben? Ohne steuerberatende Person bis zum 31. Juli 2026 (§ 149 Abs. 2 AO); mit steuerberatender Person bis Ende Februar 2027, rechnerisch Sonntag, 28. Februar, also bis Montag, 1. März 2027 (§ 149 Abs. 3, § 108 Abs. 3 AO).

Bis wann muss ich die Umsatzsteuererklärung 2026 abgeben? Bis Montag, 2. August 2027, weil der 31. Juli 2027 ein Samstag ist; mit steuerberatender Person bis zum 29. Februar 2028.

Kann ich die Umsatzsteuererklärung noch abgeben, wenn die Frist vorbei ist? Ja, und du solltest es sofort tun. Das Finanzamt kann einen Verspätungszuschlag festsetzen (§ 152 Abs. 1 AO). Ob das geschieht, hängt unter anderem davon ab, ob die Verspätung entschuldbar ist.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben? In der Regel nicht (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Ausnahmen sind etwa Steuer als Leistungsempfänger oder eine Aufforderung des Finanzamts.

Geht die Umsatzsteuererklärung auch auf Papier? Nur auf Antrag in begründeten Härtefällen und wenn das Finanzamt zustimmt (§ 18 Abs. 3 Satz 3 UStG; Finanzamt Baden-Württemberg).

Wann muss ich die Abschlusszahlung leisten? Einen Monat nach Eingang der Steuererklärung (§ 18 Abs. 4 Satz 1 UStG; ELSTER-Anleitung).

Ist Mein ELSTER kostenlos? Die Registrierung ist kostenlos und einmalig; die meisten Steuerformulare findest du kostenlos in Mein ELSTER.

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