Rechnung als Kleinunternehmer schreiben: Das gehört hinein

Kurz gesagt

• Gutschrift: Stellt dein Kunde die Rechnung aus, kommt die Angabe „Gutschrift“ dazu.
• Kleinbeträge: Für Rechnungen bis 250 Euro bleibt § 33 UStDV unberührt.
• E-Rechnung: Du musst keine ausstellen, aber empfangen können.

Welche Pflichtangaben braucht eine Kleinunternehmer-Rechnung?

§ 34a UStDV nennt als Mindestangaben für Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind:

Die Vorschrift nennt, anders als die Regelrechnung in § 14 Abs. 4 UStG, keine Rechnungsnummer und keinen Zeitpunkt der Leistung. § 34a UStDV regelt nur die umsatzsteuerlichen Mindestangaben.

Welchen Hinweis schreibe ich auf die Rechnung?

Das Finanzamt Hessen verlangt den Hinweis auf die Steuerfreiheit nach § 19 Abs. 1 UStG. Das Gesetz schreibt keinen festen Wortlaut vor, sondern einen Hinweis darauf, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Ein verständlicher Satz ist zum Beispiel:

„Gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Das ist ein Formulierungsbeispiel, keine amtliche Vorgabe.

Darf ich Umsatzsteuer ausweisen?

Nein. Als Kleinunternehmer darfst du die Umsatzsteuer in deinen Rechnungen nicht gesondert ausweisen (Finanzamt Hessen). Weist du trotzdem einen Steuerbetrag aus, schuldest du ihn (§ 14c Abs. 1 UStG; Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE). Das Entgelt steht daher als eine Summe auf der Rechnung. Einen Vorsteuerabzug hast du als Kleinunternehmer ebenfalls nicht (Finanzamt Hessen).

Rechnung bis 250 Euro: Kleinbetragsrechnung

§ 34a UStDV lässt die §§ 33 und 34 UStDV unberührt. Nach § 33 UStDV genügen bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro unter anderem Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Der Name des Empfängers steht dort nicht unter den Mindestangaben. Prüfe im Einzelfall, ob dir diese Erleichterung hilft.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Es besteht keine Verpflichtung, E-Rechnungen auszustellen. Kleinunternehmer müssen aber in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmern zu empfangen; dafür genügt ein E-Mail-Postfach (Finanzamt Hessen). Eine Rechnung nach § 34a UStDV kann immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also zum Beispiel auf Papier oder als PDF (§ 34a Satz 3 UStDV; § 14 Abs. 1 UStG). Mehr zu den Formaten: XRechnung und ZUGFeRD erstellen und prüfen.

Was ändert sich, wenn ich zur Regelbesteuerung wechsle?

Dann gelten für deine Rechnungen die Angaben des § 14 Abs. 4 UStG, darunter Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Steuersatz und Steuerbetrag. Für Rechnungen bis 250 Euro genügen weiter die Angaben des § 33 UStDV, dann mit Bruttobetrag und Steuersatz. Mehr dazu: Wechsel zur Regelbesteuerung und Grenze überschritten.

Welche Fehler passieren oft?

• Umsatzsteuer ausweisen. Das ist nicht erlaubt; einen ausgewiesenen Steuerbetrag schuldest du (§ 14c Abs. 1 UStG; Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE).
• Den Hinweis auf § 19 UStG vergessen. Er gehört zu den Pflichtangaben.
• Keine Steuernummer angeben. Nr. 2 verlangt Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.
• Das Entgelt aufteilen. Verlangt ist das Entgelt in einer Summe.
• Die Rechnung nach dem Wechsel nicht anpassen. Als Regelbesteuerter brauchst du Steuersatz und Steuerbetrag.

So hilft dir VAT GPT dabei

Als Kleinunternehmer erstellst du in VAT GPT Rechnungen ohne Umsatzsteuer, bei Leistungsort Deutschland mit dem Hinweis auf § 19 UStG. In drei Schritten:

1. Regelung hinterlegen: Du hinterlegst in VAT GPT, dass du die Kleinunternehmerregelung anwendest.
2. Rechnung erstellen: Die Rechnungserstellung bietet dann nur 0 % an und setzt bei Umsätzen mit Leistungsort Deutschland den Hinweis „Gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ auf die Rechnung.
3. Format wählen: VAT GPT erstellt E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung.

Gründest du gerade? Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen wählst du in VAT GPT, ob du die Kleinunternehmerregelung anwendest oder darauf verzichtest. Alles liegt an einem Ort: Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuer-Jahreserklärung, OSS-Meldung, EÜR, Gewerbesteuer- und Einkommensteuererklärung. Es gibt Free (Grundfunktionen, kostenlos), Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen) und Pro (49 € pro Monat oder 444 € pro Jahr, jeweils inkl. MwSt.). Jetzt kostenlos testen

Häufige Fragen

Was muss auf einer Rechnung von Kleinunternehmern stehen? Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer (oder USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-IdNr.), Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf § 19 UStG (§ 34a UStDV).

Muss ich eine Rechnungsnummer vergeben? § 34a UStDV nennt sie nicht unter den Mindestangaben. Die Regelrechnung verlangt sie in § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG.

Darf ich Umsatzsteuer in der Rechnung ausweisen? Nein, nicht gesondert (Finanzamt Hessen). Weist du sie trotzdem aus, schuldest du sie (§ 14c Abs. 1 UStG; Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE).

Welcher Satz gehört auf die Rechnung? Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Einen festen Wortlaut nennt § 34a UStDV nicht.

Muss ich E-Rechnungen ausstellen? Nein, aber empfangen können (Finanzamt Hessen).

Gilt die Kleinbetragsrechnung auch für mich? § 34a UStDV lässt § 33 UStDV unberührt. Bis 250 Euro Gesamtbetrag nennt § 33 UStDV reduzierte Mindestangaben.

Weiterlesen

• Kleinunternehmerregelung 2026: Wie hoch ist die Umsatzgrenze?
• Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung
• Umsatzsteuer-Voranmeldung als Kleinunternehmer: Muss ich?
• XRechnung und ZUGFeRD erstellen und prüfen

Keine Steuerberatung: Die Inhalte ersetzen keine individuelle Beratung.

Quellen

• § 34a UStDV
• § 33 UStDV
• § 14 UStG
• § 14c UStG
• § 19 UStG
• Finanzamt Hessen: Kleinunternehmer - Neuregelung ab 2025
• BMF-Schreiben vom 18.03.2025: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Kleinunternehmer