Kleinunternehmer-Grenze überschritten: Was passiert jetzt?

Kurz gesagt

• Bisherige Umsätze: Umsätze, deren Entgelt du vor dem Überschreiten vereinnahmt hast, bleiben steuerfrei.
• Danach: Du erklärst die Steuer in Umsatzsteuer-Voranmeldungen und darfst Vorsteuer geltend machen.
• Rechnungen: Mit Regelbesteuerung gehören Steuersatz und Steuerbetrag in die Rechnung.

Was passiert, wenn ich im laufenden Jahr 100.000 Euro überschreite?

Eine Überschreitung der Umsatzgrenze für das laufende Kalenderjahr führt laut Finanzamt Hessen zur sofortigen Beendigung der Kleinunternehmerregelung und zum Wechsel zur Regelbesteuerung. Wird die Grenze überschritten, ist bereits der Umsatz, der die Grenze überschreitet, der Regelbesteuerung zu unterwerfen. Das gilt auch für alle Folgeumsätze. Die vorherigen steuerfreien Umsätze bleiben steuerfrei. Hast du einen Umsatz vor dem Überschreiten ausgeführt, das Entgelt aber erst danach vereinnahmt, ist auch dieser Umsatz regelbesteuert (Abschnitt 19.7 Abs. 1 UStAE).

Das ergibt sich aus dem Gesetz: Steuerfrei ist ein Umsatz nur, wenn der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG). Ab dem Umsatz, mit dem du über die Grenze kommst, ist diese Bedingung nicht mehr erfüllt. Das gilt für den ganzen Umsatz, nicht nur für den Teil über der Grenze. Beispiel aus dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass: 20.000 Euro im Vorjahr, im laufenden Jahr bisher 80.000 Euro, dann ein Auftrag über 40.000 Euro, sofort bezahlt. Schon dieser Umsatz unterliegt in voller Höhe der Regelbesteuerung (Abschnitt 19.1 Abs. 2 UStAE).

Was gilt, wenn ich im Vorjahr über 25.000 Euro lag?

Hast du im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 25.000 Euro, aber nicht mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz erzielt, erfolgt der Wechsel zur Regelbesteuerung grundsätzlich zu Beginn des laufenden Kalenderjahres (Finanzamt Hessen). Im laufenden Jahr bist du dann von Anfang an regelbesteuert.

Das Finanzamt Hessen nennt ein Beispiel: Ein Unternehmer gründet 2025 und erzielt 18.000 Euro. 2026 sind es 60.000 Euro. Zu Beginn von 2027 muss er zur Regelbesteuerung übergehen, weil sein Vorjahresumsatz die Grenze von 25.000 Euro überschritten hat. Die Grenze des laufenden Jahres ist dann unbeachtlich.

Rechne deshalb schon im Herbst nach, wo dein Umsatz dieses Jahres steht. Warst du schon 2025 tätig, mit höchstens 25.000 Euro, und liegst du 2026 über 25.000 Euro, aber unter 100.000 Euro, bist du 2026 noch Kleinunternehmer; 2027 gilt dann grundsätzlich die Regelbesteuerung. Hast du erst 2026 gegründet, endet die Regelung schon mit dem Umsatz, mit dem du 25.000 Euro überschreitest.

Was gilt im Gründungsjahr?

Hast du im laufenden Jahr gegründet, ist dein Umsatz grundsätzlich bis 25.000 Euro steuerfrei. Wird diese Grenze im Gründungsjahr überschritten, ist bereits der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, in voller Höhe regelbesteuert, ebenso alle Folgeumsätze. Umsätze, deren Entgelt du vorher vereinnahmt hast, bleiben steuerfrei (Finanzamt Hessen; Abschnitt 19.7 Abs. 1 UStAE).

Was ändert sich nach dem Überschreiten?

Solange dein Umsatz nach § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG steuerfrei ist, gelten die Erklärungspflichten des § 18 Abs. 1 bis 4 UStG nicht (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Fällt die Steuerfreiheit weg, greifen sie wieder. Praktisch bedeutet das:

• Voranmeldungen: Du übermittelst sie bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 Abs. 1 Satz 1 UStG). Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr; war die Steuer im Vorjahr höher als 9.000 Euro, ist es der Kalendermonat (§ 18 Abs. 2 UStG). Wie die Abgabe in ELSTER läuft, steht in Umsatzsteuer-Voranmeldung online senden.
• Vorsteuer: Nach dem Wechsel zur Regelbesteuerung kannst du in den Voranmeldungen gleichzeitig Vorsteuerbeträge geltend machen (Finanzamt Hessen). Als Kleinunternehmer stand dir kein Vorsteuerabzug zu.
• Rechnungen: Eine Rechnung muss dann den anzuwendenden Steuersatz und den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag enthalten (§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG). Der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG gehört auf Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind (§ 34a UStDV). Zu den Pflichtangaben für diese Rechnungen: Rechnung als Kleinunternehmer schreiben.

Welche Fehler passieren oft?

• Nur auf die 100.000 Euro achten. Wer im Vorjahr über 25.000 Euro lag, ist schon zu Jahresbeginn regelbesteuert.
• Weiter ohne Umsatzsteuer abrechnen. Nach dem Wegfall der Steuerfreiheit gelten für den Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, und alle Folgeumsätze die Regeln der Regelbesteuerung.
• Umsatzsteuer trotz Steuerfreiheit ausweisen. Weist du als Kleinunternehmer einen Steuerbetrag aus, schuldest du ihn (§ 14c Abs. 1 UStG; Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE).
• Netto und brutto verwechseln. Für die Grenzen zählen die vereinnahmten Netto-Umsätze.
• Die Voranmeldungen vergessen. Nach dem Wechsel entstehen Fristen. Rechne sie in deinen Kalender ein.

So hilft dir VAT GPT dabei

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2. Prüfen: VAT GPT schlüsselt die Umsatzsteuer für Deutschland und die EU (OSS) auf und erstellt die Voranmeldung, monatlich oder vierteljährlich. Du prüfst und bestätigst.
3. Senden: Mit VAT GPT Pro geht die Voranmeldung über ELSTER direkt ans Finanzamt.

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Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmer-Grenze überschreite? Es kommt auf die Grenze an: Im laufenden Jahr (100.000 Euro, im Gründungsjahr 25.000 Euro) endet die Regelung sofort; lag der Vorjahresumsatz über 25.000 Euro, gilt grundsätzlich ab Jahresbeginn die Regelbesteuerung.

Muss ich rückwirkend Umsatzsteuer zahlen? Nein, für Umsätze, deren Entgelt du vor dem Überschreiten vereinnahmt hast, nicht. Sie bleiben steuerfrei (Finanzamt Hessen). Überschreitest du die Grenze im laufenden Jahr, ist aber ein früher ausgeführter Umsatz regelbesteuert, dessen Entgelt erst danach eingeht (Abschnitt 19.7 Abs. 1 UStAE).

Gilt die 100.000-Euro-Grenze auch, wenn ich im Vorjahr über 25.000 Euro lag? Dann ist sie unbeachtlich: Du bist bereits ab Jahresbeginn regelbesteuert (Finanzamt Hessen).

Kann ich nach dem Überschreiten wieder Kleinunternehmer werden? Bist du kraft Gesetzes aus der Regelung gefallen, kannst du sie wieder nutzen, sobald die Bedingungen des § 19 Abs. 1 UStG wieder erfüllt sind: Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro. Gibst du in diesem Jahr weiter Voranmeldungen nach der Regelbesteuerung ab, gilt das grundsätzlich als Verzicht (Finanzamt Hessen). Hast du freiwillig verzichtet, gilt eine Bindung von mindestens fünf Kalenderjahren – siehe Wechsel zur Regelbesteuerung.

Zählt Umsatzsteuer zum Gesamtumsatz? Nein. Es zählen die vereinnahmten Netto-Umsätze (Finanzamt Hessen).

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Keine Steuerberatung: Die Inhalte ersetzen keine individuelle Beratung.

Quellen

• § 19 UStG
• § 18 UStG
• § 14 UStG
• § 14c UStG
• § 34a UStDV
• Finanzamt Hessen: Kleinunternehmer - Neuregelung ab 2025
• BMF-Schreiben vom 18.03.2025: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Kleinunternehmer