Belege scannen mit dem Smartphone: Prüfliste für die Auswahl nach GoBD

Belege darfst du mit dem Smartphone scannen oder fotografieren und das Papier danach vernichten, soweit es nicht im Original aufzubewahren ist. Das BMF-Schreiben zu den GoBD nennt Smartphones ausdrücklich (Rz. 130, 140). Entscheidend ist nicht die App, sondern das Ergebnis und dein Verfahren: Der Scan muss mit dem Original bildlich übereinstimmen, lesbar und verfügbar bleiben, und du beschreibst kurz, wie du vorgehst. Dieser Artikel gibt dir eine Prüfliste für die Auswahl und zeigt, was VAT GPT dabei übernimmt und was nicht.

Zuletzt aktualisiert: 26. Oktober 2026

Das Wichtigste in Kürze

Smartphone genügt: Eine bildliche Erfassung kann mit verschiedensten Geräten erfolgen, ausdrücklich genannt sind Smartphones (GoBD Rz. 130).
Keine Signatur nötig: Für Besteuerungszwecke sind elektronische Signatur und Zeitstempel nicht erforderlich (Rz. 138).
Farbe, wo sie zählt: Eine vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (Rz. 137).
OCR-Text prüfen: Ein per Texterkennung erzeugter Volltext wird nach Verifikation und Korrektur mit aufbewahrt (Rz. 130).
Papier weg: Nach der Erfassung darfst du Papier vernichten, soweit es nicht im Original aufzubewahren ist (Rz. 140).

Was beim Scannen von Belegen gelten muss

Wer Papierbelege elektronisch bildlich erfasst, muss das entstandene Dokument so aufbewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn sie lesbar gemacht wird (Rz. 130; § 147 Abs. 2 AO). Zusätzlich verlangt § 147 Abs. 2 AO, dass die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Auch Selbstständige mit EÜR sind betroffen (Rz. 115). Den Hintergrund erklärt GoBD und digitale Belege, die Fristen stehen in Belege aufbewahren: Fristen.

Prüfliste: So wählst du eine Scan-Lösung

Die Liste ist aus den GoBD-Punkten abgeleitet; sie ist keine amtliche Zertifizierung.

Frage	Warum	Quelle
Ist das Bild vollständig und lesbar, auch Rand und Kleingedrucktes?	Die Wiedergabe muss mit dem Original bildlich übereinstimmen.	Rz. 130
Bleibt die Farbe erhalten?	Farbwiedergabe ist nötig, wenn die Farbe Beweisfunktion hat (z. B. rote Minusbeträge).	Rz. 137
Wird das Original-Bild unverändert gespeichert?	Der ursprüngliche Inhalt muss feststellbar bleiben.	§ 146 Abs. 4 AO
Prüfst du den erkannten Text?	OCR-Volltext wird nach Verifikation und Korrektur aufbewahrt.	Rz. 130
Kannst du Belege später wiederfinden und exportieren?	Verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar über die Frist.	§ 147 Abs. 2 AO
Gibt es eine Datensicherung?	Das System ist gegen Verlust zu sichern.	Rz. 103

Ein Zertifikat oder Testat ist nicht nötig: Positivtestate gibt es nicht, und Zertifikate Dritter binden die Finanzbehörde nicht (Rz. 180, 181).

Dein Scan-Ablauf in fünf Schritten

Beleg erfassen: Foto oder Scan, flach, gut beleuchtet, ganze Seite, in Farbe.
Lesbarkeit prüfen: Beträge, Datum, Name und Steuerangaben müssen erkennbar sein.
Datei sinnvoll benennen und ablegen: zum Beispiel nach Jahr und Monat.
Nur noch mit der elektronischen Datei arbeiten: Weitere Bearbeitung erfolgt am elektronischen Dokument (Rz. 139).
Papier vernichten oder aufbewahren: vernichten darfst du es, soweit es nicht im Original aufzubewahren ist (Rz. 140).

Die Schritte 1 bis 3 und 5 sind praktische Hinweise dieses Artikels; Rz. 139 und 140 sind Vorgaben des BMF-Schreibens.

Organisationsanweisung: eine halbe Seite genügt oft

Das Verfahren der bildlichen Erfassung muss dokumentiert werden. Das BMF-Schreiben empfiehlt eine Organisationsanweisung, die unter anderem regelt, wer erfassen darf und zu welchem Zeitpunkt erfasst wird (Rz. 136). Die Ausgestaltung hängt von Komplexität und Diversifikation deiner Geschäftstätigkeit, deiner Organisationsstruktur und dem eingesetzten DV-System ab (Rz. 151). Für einen kleinen Betrieb kannst du kurz festhalten: wer scannt, wann (zum Beispiel wöchentlich), womit, wo die Dateien liegen und wie du die Lesbarkeit kontrollierst. Das ist eine Umsetzungsidee dieses Artikels; frage im Zweifel dein Finanzamt oder deine Steuerberatung.

Digital empfangene Belege nicht ausdrucken und scannen

Rechnungen, die du als PDF per E-Mail erhältst, bewahrst du in dem Format auf, in dem du sie empfangen hast (Rz. 131). Ein Ausdruck mit anschließendem Scan ist dafür kein Ersatz. Scannen musst du nur Papier.

Häufige Fehler

Unleserliche Fotos. Dunkel, schief oder abgeschnitten: Die Wiedergabe muss mit dem Original übereinstimmen.
Schwarz-Weiß-Scan von farbigen Belegen. Wenn die Farbe etwas aussagt, ist Farbwiedergabe nötig (Rz. 137).
OCR-Ergebnis ungeprüft übernehmen. Verifikation und Korrektur gehören dazu (Rz. 130).
Papier erst vernichten, wenn niemand mehr weiß, was erfasst wurde. Dokumentiere dein Verfahren (Rz. 136).
Keine Sicherung der Dateien. Das System ist gegen Verlust zu sichern (Rz. 103).

So geht's mit VAT GPT

Du lädst Einnahmen- und Ausgabenbelege als PDF, Foto oder XML-Datei in VAT GPT hoch. Die KI liest bei Rechnungen Datum, Beträge, Umsatzsteuer, Währung und Land aus und ordnet Ausgaben einer von 29 Kategorien zu; du prüfst und bestätigst das Ergebnis. Über den Datenexport erhältst du eine ZIP-Datei mit deinen Einnahmen- und Ausgabenbelegen als Originaldateien, nach Jahr, Quartal und Monat abgelegt, mit Übersichtstabellen und einer DATEV-Buchungsstapel-Datei für deine Steuerberatung.

Danach geht es in drei Schritten weiter:

Dateien hochladen: deine Amazon- oder eBay-CSV-Berichte und deine Rechnungen. Die KI liest Beträge, Länder und Steuersätze aus.
Ergebnis prüfen: VAT GPT schlüsselt die Umsatzsteuer für Deutschland und die EU (OSS) auf und erstellt die Voranmeldung – monatlich oder vierteljährlich. Du prüfst und bestätigst.
Senden: mit VAT GPT Pro über ELSTER direkt ans Finanzamt.

Mit Go nutzt du 30 Tage lang alle Pro-Funktionen kostenlos. VAT GPT kennenlernen oder gleich ein Konto erstellen.

Was VAT GPT nicht macht

VAT GPT ist keine Steuerberatung.
VAT GPT scannt keine Papierbelege mit einer eigenen Kamerafunktion: Du lädst Fotos oder Scans hoch, die du mit deinem Smartphone oder Scanner erstellt hast.
VAT GPT ist kein GoBD-Archiv und schreibt dir keine Organisationsanweisung: Dein Scan-Verfahren beschreibst du selbst.

Was kostet VAT GPT?

Free (Grundfunktionen, kostenlos), Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen), Pro 49 € pro Monat oder 444 € pro Jahr, jeweils inkl. MwSt.

Häufige Fragen

Reicht ein Foto mit dem Handy? Ja, wenn die Anforderungen erfüllt sind; das BMF-Schreiben nennt Smartphones ausdrücklich (Rz. 130).

Muss die Scan-App GoBD-zertifiziert sein? Nein; Zertifikate Dritter binden das Finanzamt nicht (Rz. 181).

Darf ich den Papierbeleg wegwerfen? Ja, soweit er nicht im Original aufzubewahren ist (Rz. 140).

Brauche ich einen Zeitstempel? Für Besteuerungszwecke nicht (Rz. 138).

Muss ich eine Verfahrensdokumentation schreiben? Das Verfahren der bildlichen Erfassung muss dokumentiert werden; der Umfang hängt vom Betrieb ab (Rz. 136, 151).

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