XRechnung erstellen: Schritt für Schritt

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF, und du brauchst sie vor allem für öffentliche Auftraggeber, die dir ihre Leitweg-ID nennen. In VAT GPT wählst du im Rechnungseditor bei „Format“ „XRechnung (XML)“, trägst die Leitweg-ID bei den Kundendetails ein und lädst die XML-Datei herunter.

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026

Kurz gesagt

Wer: Behörden und öffentliche Auftraggeber verlangen sie. Zwischen Unternehmen sind XRechnung und ZUGFeRD gleichwertig.
Leitweg-ID: Nur bei Behörden nötig. Dein Kunde nennt sie dir; in der Datei steht sie in der Käuferreferenz.
Prüfen: Der Editor prüft vor dem Download.

Wer braucht eine XRechnung?

Dein Kunde ist eine Behörde, ein Amt oder ein anderer öffentlicher Auftraggeber und schreibt „bitte als XRechnung“ in die Bestellung. Dafür gibt es zwei Regelwerke. Das Umsatzsteuergesetz verlangt E-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern in einem strukturierten Format; die XRechnung erfüllt das, ebenso ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-FAQ Frage 7, Abschnitt 14.4 Abs. 13 und 14 UStAE). Rechnungen an eine Behörde, die nicht als Unternehmer handelt, fallen nicht unter die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht; Lieferanten sind aber auch gegenüber öffentlichen Auftraggebern zur elektronischen Rechnung verpflichtet, gegenüber dem Bund zum Beispiel seit dem 27. November 2020 auf Grundlage der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV). Beide Regelwerke gelten nebeneinander (BMF-FAQ Frage 4a).

Zwischen Unternehmen brauchst du die XRechnung nicht: Dort darfst du das Format vereinbaren, und ZUGFeRD ist oft der bequemere Weg. Den Vergleich findest du in XRechnung oder ZUGFeRD: Was passt für dich?.

Was ist die Leitweg-ID, und was muss in die Datei?

Die Leitweg-ID ist die Adresse, über die eine Behörde ihre Rechnungen elektronisch zugestellt bekommt. Das BMF schreibt: Eine Leitweg-ID ist nur erforderlich, wenn eine E-Rechnung an eine Behörde gestellt wird. In der XRechnung steht sie im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10). Zwischen Unternehmen genügt umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie „-“ (BMF-FAQ Frage 6).

Dazu kommen die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG, die in den Daten der Datei stehen müssen, nicht in einer angehängten PDF (BMF-FAQ Frage 7a). Die Liste dazu steht in ZUGFeRD-Rechnung erstellen. Für eine XRechnung fragt VAT GPT zusätzlich ab: deinen vollständigen Namen, deine Telefonnummer, die E-Mail-Adresse des Kunden und ein Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen.

So hilft dir VAT GPT dabei

Den Editor und die Grundangaben kennst du aus ZUGFeRD-Rechnung erstellen. Für die XRechnung ändert sich Folgendes:

Öffne auf der Seite Einnahmen in der Karte „Tipps“ den Eintrag „Rechnung erstellen“.
Wähle bei „Format“ „XRechnung (XML)“. Die Schaltfläche zum Herunterladen heißt jetzt „XML herunterladen“.
Trage unter „Ihre persönlichen Daten“ deinen vollständigen Namen und deine Telefonnummer ein. Name oder Firma, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr. und IBAN gehören wie bei jeder Rechnung dazu.
Öffne „Kundendetails“ und trage Name, vollständige Adresse und die E-Mail-Adresse des Kunden ein. Dort steht jetzt auch das Feld „Käuferreferenz (Leitweg-ID)“.
Ersetze bei einer Behörde den eingetragenen Vorschlag durch die echte Leitweg-ID. VAT GPT trägt dort vorab deine Rechnungsnummer ein; bei einem Geschäftskunden brauchst du nichts zu ändern.
Trage auf der Rechnung ein Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen ein, außerdem Rechnungsnummer, Ausstellungs- und Leistungsdatum und mindestens eine Position.
Klicke auf „XML herunterladen“.

Fehlt etwas, färbt der Editor das Feld rot und nennt, was noch fehlt. Eine XRechnung baut er erst, wenn die Prüfung bestanden ist.

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Wie prüfst du die XRechnung vor dem Versand?

Der Editor prüft die Angaben, bevor er die Datei erzeugt. Zusätzlich empfiehlt das BMF eine Validierung bei Erstellung und Versand, auch wenn sie keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung ist. Eine XRechnung enthält keine PDF-Ansicht; zum Lesen brauchst du einen Viewer. Den bietet die Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de an, als unverbindlichen Service. Die Prüfung mit dem KoSIT-Validator erklärt XRechnung und ZUGFeRD erstellen und prüfen, das wiederholen wir hier nicht.

Wie verschickst du die XRechnung?

Das Gesetz schreibt keinen Übermittlungsweg vor. Üblich sind E-Mail oder ein Portal. Bei Rechnungen an den Bund nennt das BMF als Weg die OZG-RE (ERechV); frag deinen Auftraggeber, wie er die Rechnung bekommen will. VAT GPT gibt dir die XML-Datei zum Herunterladen. Bewahre sie acht Jahre unverändert auf (BMF-FAQ Frage 13).

Häufige Fehler

Die Rechnungsnummer als Leitweg-ID stehen lassen. Bei einer Behörde gehört die echte Leitweg-ID hinein.
Eine XRechnung als PDF versenden. Die XML-Datei ist die Rechnung; eine PDF dazu ist nur eine Ansicht.
Die Anforderungen des Auftraggebers übersehen. Bei öffentlichen Auftraggebern gelten neben dem UStG eigene Vorgaben.
Telefonnummer, E-Mail oder Zahlungsziel vergessen. Ohne sie lädt der Editor keine XRechnung herunter.

Häufige Fragen

Wer braucht eine XRechnung? Du, wenn ein öffentlicher Auftraggeber sie verlangt. Zwischen Unternehmen genügt auch ZUGFeRD.

Brauche ich immer eine Leitweg-ID? Nein, nur bei Rechnungen an Behörden. Zwischen Unternehmen reicht ein Platzhalter.

Wo finde ich die Leitweg-ID? Dein Auftraggeber nennt sie dir, meist in der Bestellung oder im Auftrag.

Kann ich die XRechnung ohne Programm lesen? Nein, sie hat keine PDF-Ansicht. Einen Viewer bietet die Finanzverwaltung an.

Wie lange bewahre ich sie auf? Acht Jahre.

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