ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt

Eine gültige ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten, die alle Pflichtangaben enthalten. In VAT GPT füllst du die Rechnung im Editor aus, wählst „ZUGFeRD (PDF)“ und lädst die Datei herunter.

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026

Kurz gesagt

  • Gültig: ZUGFeRD ab Version 2.0.1, nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, mit allen Pflichtangaben in den Daten.
  • Erstellen: Im Editor von VAT GPT füllen, Format „ZUGFeRD (PDF)“ lassen, „PDF herunterladen“.
  • Danach: Datei prüfen, verschicken, acht Jahre aufbewahren.

Was braucht eine gültige ZUGFeRD-Rechnung?

Du hast eine Rechnung an einen Firmenkunden zu schreiben und willst sicher sein, dass sie als E-Rechnung durchgeht. Drei Dinge entscheiden:

  • Die Version. Das BMF erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.
  • Die Daten. Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen, nicht nur im lesbaren PDF. Weichen PDF und Daten voneinander ab, gelten die Daten.
  • Der Inhalt. Es sind die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG, vor allem: Namen und Anschriften beider Seiten, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, das Entgelt je Steuersatz und jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Ein reines PDF ohne diese Daten ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.

So hilft dir VAT GPT dabei

  1. Öffne auf der Seite Einnahmen in der Karte „Tipps“ den ersten Eintrag „Rechnung erstellen“. Der Rechnungseditor öffnet sich.
  2. Trage deine Daten ein: über „Ihre persönlichen Daten“ Name oder Firma und Adresse, über „Ihre Steuerdaten“ die Steuernummer oder USt-IdNr., über „Ihre Zahlungsmethode“ die IBAN.
  3. Trage den Kunden über „Kundendetails“ ein. Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungsdatum und mindestens eine Position mit Beschreibung und Betrag füllst du direkt auf der Rechnung aus.
  4. Prüfe bei „Format“, dass „ZUGFeRD (PDF)“ steht. Das ist die Voreinstellung.
  5. Klicke auf „PDF herunterladen“. Fehlt eine Pflichtangabe, färbt der Editor das Feld rot und nennt, was noch fehlt: „Bitte füllen Sie diese Pflichtfelder aus, bevor Sie die Rechnung herunterladen:“.
  6. Sind alle Angaben da, prüft der Editor sie noch einmal. Besteht die Rechnung diese Prüfung, lädt er ein PDF/A-3 mit eingebetteter Rechnungs-XML im Profil EN 16931 herunter.
  7. Klicke auf „Speichern“, damit die Rechnung in deinem Konto bleibt. Sie erscheint in deinen Einnahmen und fließt dort in die Umsatzsteuer-Voranmeldung ein. Über die Einnahmen öffnest du sie später wieder im Editor.

Das Profil EN 16931 gehört nicht zu den beiden Profilen, die das BMF ausschließt.

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Wie prüfst du die Datei vor dem Versand?

Eine Validierung ist keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, das BMF empfiehlt sie aber bei Erstellung und Versand, weil sie fehlende oder unlogische Pflichtangaben anzeigt. Zwei Wege:

  • Ansehen: Der E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de zeigt dir die Rechnung an. Er ist ein unverbindlicher Service der Steuerverwaltung.
  • Validieren: Der KoSIT-Validator ist ein quelloffenes Prüfprogramm. Er ist nur die Prüfmaschine, die Regeln bekommt er aus einer eigenen Konfiguration.

Mehr zu beiden Wegen: XRechnung und ZUGFeRD erstellen und prüfen.

Wie verschickst und archivierst du die Rechnung?

Das Gesetz schreibt keinen Übermittlungsweg vor. Der Versand per E-Mail ist ebenso möglich wie ein Download-Portal; wie ihr es haltet, klärt ihr zwischen Rechnungsaussteller und Kunde. VAT GPT gibt dir die Datei zum Herunterladen.

Aufbewahren musst du ein Doppel jeder ausgehenden Rechnung acht Jahre, bei einer E-Rechnung mindestens den strukturierten Teil unversehrt in der ursprünglichen Form. Bewahre deshalb die Datei auf, die du verschickt hast. Eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist umsatzsteuerlich regelmäßig kein Verstoß (BMF-FAQ Frage 13).

Wann musst du überhaupt eine ZUGFeRD-Rechnung schicken?

Nur bei Rechnungen an andere Unternehmer, wenn du und dein Kunde im Inland ansässig seid. Für Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 Euro brutto (außer bei § 13b UStG) und Kleinunternehmer gilt die Pflicht nicht. Für Umsätze aus 2025 und 2026 darfst du noch eine sonstige Rechnung nutzen, wenn du sie bis zum 31. Dezember 2026 übermittelst, ein PDF nur mit Zustimmung deines Kunden; für Umsätze aus 2027 gilt das nur bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und Übermittlung bis zum 31. Dezember 2027. Die genauen Fristen stehen in E-Rechnung Pflicht 2027. Brauchst du statt ZUGFeRD eine reine XML-Datei, etwa für eine Behörde, lies XRechnung erstellen: Schritt für Schritt.

Häufige Fehler

  • Ein PDF in „ZUGFeRD“ umbenennen. Ohne eingebettete Daten bleibt es eine sonstige Rechnung.
  • Nur das PDF prüfen. Bei Abweichungen zählt der strukturierte Teil.
  • Ein ZUGFeRD-Profil MINIMUM oder BASIC-WL wählen. Diese Profile erfüllen die Voraussetzungen nicht.
  • Eine nachbearbeitete Datei aufbewahren. Archiviere die Datei, die der Kunde bekommen hat.

Häufige Fragen

Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung? In VAT GPT im Rechnungseditor, mit „Format: ZUGFeRD (PDF)“ und „PDF herunterladen“.

Muss ich die Datei validieren? Nein, sie ist keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Das BMF empfiehlt sie.

Welche ZUGFeRD-Version gilt? ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung ohne Programm lesen? Ja, das PDF öffnest du wie jedes andere. Maßgeblich sind die eingebetteten Daten.

Wie lange bewahre ich sie auf? Acht Jahre.

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Keine Steuerberatung: Die Inhalte ersetzen keine individuelle Beratung.

Quellen