E-Rechnung Pflicht 2027: Was Händler wissen müssen

Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie für Umsätze ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, sonst für Umsätze ab dem 1. Januar 2028. Es geht um Rechnungen an andere Unternehmen im Inland, nicht um Rechnungen an Privatkunden.

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026

Kurz gesagt

Empfangen: gilt seit 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer.
Ausstellen: 2027 nur, wenn dein Vorjahresgesamtumsatz über 800.000 Euro lag; ab 2028 für alle.
Privatkunden: keine E-Rechnungspflicht, auch nicht bei Amazon oder eBay.

Welche Daten gelten für dich?

Du verkaufst über Amazon oder eBay und fragst dich, ob 2027 plötzlich jede Rechnung ein anderes Format braucht. Für die meisten Händler kommt der Stichtag erst 2028, weil sie im Vorjahr unter 800.000 Euro Gesamtumsatz bleiben. Das zeigt die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG:

Umsatz ausgeführt	Rechnung ausstellen	E-Rechnung empfangen
1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026	E-Rechnung; eine sonstige Rechnung nur, wenn du sie bis zum 31. Dezember 2026 übermittelst (Papier jederzeit, PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers)	muss möglich sein
1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027	E-Rechnung; eine sonstige Rechnung nur, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug und du sie bis zum 31. Dezember 2027 übermittelst	muss möglich sein
ab 1. Januar 2028	E-Rechnung	muss möglich sein

Zwei Feinheiten, die oft übersehen werden:

Maßgeblich ist, wann der Umsatz ausgeführt wurde, nicht das Rechnungsdatum; dazu kommt ein Stichtag für die Übermittlung. Für Umsätze aus 2025 und 2026 erlaubt § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG eine sonstige Rechnung nur, wenn sie bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Eine Papier- oder PDF-Rechnung, die du erst im Januar 2027 über eine Lieferung vom Dezember 2026 schickst, deckt diese Regel nicht mehr ab.
Der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG ist der Maßstab für die 800.000 Euro. Es zählt das Vorjahr des Rechnungsausstellers, also für 2027 dein Jahr 2026.

Für Rechnungen, die über elektronischen Datenaustausch (EDI) laufen und nicht schon E-Rechnungen sind, gilt zusätzlich eine Übergangsfrist bis Ende 2027.

Wer ist betroffen, wer nicht?

Die Pflicht gilt nur, wenn du überhaupt eine Rechnung ausstellen musst, und zwar an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Ansässig bedeutet: Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland; hast du keinen Sitz, zählt dein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt.

Keine E-Rechnung musst du ausstellen bei:

Rechnungen an Endverbraucher (B2C),
Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), außer bei Leistungen, für die der Empfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG, § 33 Satz 3 UStDV),
Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV),
Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, etwa viele Vereine,
vielen steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, gilt die Pflicht für ihn ab diesem Zeitpunkt. Mehr dazu: E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Was heißt das für Verkäufer bei Amazon und eBay?

Die meisten deiner Bestellungen gehen an Privatkunden. Dafür gibt es keine E-Rechnungspflicht; eine Rechnung musst du bei einer Warenlieferung in der Regel nicht ausstellen, darfst es aber (Ausnahme: Fernverkauf aus einem anderen EU-Land nach Deutschland ohne OSS, § 14a Abs. 2 UStG). Anders ist es bei Bestellungen von Firmenkunden in Deutschland, etwa über Amazon Business: Dort greift die Pflicht nach dem Fahrplan oben, wenn die Rechnung über 250 Euro brutto liegt. Verkaufst du an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, das keine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland hat, ist der Käufer nicht im Inland ansässig: Für eine Lieferung musst du ihm nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG trotzdem eine Rechnung ausstellen, aber nicht als E-Rechnung. Es gelten die üblichen Rechnungsregeln, zum Beispiel für die innergemeinschaftliche Lieferung.

Eine genauere Aufteilung nach B2C und B2B findest du in E-Rechnung für Online-Händler, die Amazon-Business-Fälle in E-Rechnung bei Amazon Business-Kunden.

Welches Format zählt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein einfaches PDF gehört nicht dazu, es ist eine sonstige Rechnung. Das BMF nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als Formate, die die Anforderungen erfüllen, mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL. Der Unterschied der beiden Formate steht in XRechnung oder ZUGFeRD: Was passt für dich?, die Technik in XRechnung und ZUGFeRD erstellen und prüfen.

Was gilt in der Übergangszeit genau?

Bis die Pflicht für dich greift, darfst du eine sonstige Rechnung ausstellen. Papier geht immer. Ein anderes elektronisches Format, zum Beispiel ein PDF per E-Mail, nur mit Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 UStG). Hat eine Datei, die als E-Rechnung gedacht war, Formatfehler, erfüllt sie die Anforderungen nicht und gilt als sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 6a). Eine Validierung ist keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, das BMF empfiehlt sie aber schon bei Erstellung und Versand.

Wie lange musst du E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, ein- und ausgehende Rechnungen (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Wie du eingehende Dateien liest und ablegst, steht in E-Rechnung empfangen und auslesen.

Häufige Fehler

Den Stichtag am Rechnungsdatum festmachen. Es zählt der Zeitpunkt, zu dem der Umsatz ausgeführt wurde.
Annehmen, 2027 gelte für alle. Bis 800.000 Euro Vorjahresgesamtumsatz bleibt es 2027 bei der Übergangsregel.
Ein PDF als E-Rechnung ansehen. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung.
Den Empfang vergessen. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
Privatkunden und Firmenkunden in einen Topf werfen. Die Pflicht hängt vom Empfänger ab.

So hilft dir VAT GPT dabei

Wenn du Firmenkunden bald E-Rechnungen schicken musst, kannst du sie in VAT GPT erstellen: Im Rechnungseditor wählst du als Ausgabeformat „ZUGFeRD (PDF)“ oder „XRechnung (XML)“ und lädst die Datei herunter. Eingehende E-Rechnungen liest VAT GPT beim Hochladen aus. Wer vorher seine Amazon- und eBay-Berichte hochlädt, hat mit der OSS-Meldung und der Umsatzsteuer-Voranmeldung schon die wichtigsten Pflichten an einem Ort; mit VAT GPT Pro sendest du sie weiter. Es gibt Free, Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen) und Pro (49 € im Monat oder 444 € im Jahr, inkl. MwSt.). Jetzt kostenlos testen

Häufige Fragen

Muss ich 2027 E-Rechnungen ausstellen? Für Umsätze ab 2027, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Sonst ab 2028.

Muss ich E-Rechnungen schon empfangen? Ja, seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang.

Brauche ich eine E-Rechnung für Privatkunden? Nein. Die Pflicht gilt nicht für Rechnungen an Endverbraucher.

Reicht ein PDF? Bis zum Ende deiner Übergangsfrist ja, wenn der Empfänger zustimmt; danach nicht. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.

Gilt das auch für Rechnungen an Firmen im Ausland? Die Pflicht nach § 14 Abs. 2 UStG setzt voraus, dass Aussteller und Empfänger im Inland ansässig sind.

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