XRechnung oder ZUGFeRD: Was passt für dich?

ZUGFeRD ist ein lesbares PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten, XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF. Beide erfüllen laut BMF die Anforderungen an eine E-Rechnung, ZUGFeRD allerdings nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Für Rechnungen an Firmen ist ZUGFeRD meist bequemer, für Behörden fragst du nach dem gewünschten Format.

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026

Kurz gesagt

ZUGFeRD: hybrides Format, das PDF zum Lesen, die eingebetteten Daten als maßgeblicher Teil.
XRechnung: reine XML-Datei; zum Lesen brauchst du einen Viewer.
Welches? Zwischen Unternehmen darf das Format vereinbart werden; Behörden nennen es meist selbst.

Was ist der Unterschied auf einen Blick?

Du musst bald E-Rechnungen verschicken oder bekommst die ersten von Kunden und fragst dich, ob die beiden Namen dasselbe meinen. Sie meinen verschiedene Dateien, die dasselbe leisten:

	ZUGFeRD	XRechnung
Aufbau	PDF mit eingebetteten strukturierten Daten (XML)	reine XML-Datei, kein PDF
Lesen am Bildschirm	direkt, das PDF genügt	mit einem Viewer, zum Beispiel dem E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung
Was bei Abweichung gilt	die Daten im strukturierten Teil	die XML-Datei selbst
Entwickelt von	Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)	Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)
Umsatzsteuerlich anerkannt	ab Version 2.0.1, außer Profile MINIMUM und BASIC-WL	ja, der Standard XRechnung entspricht EN 16931
Käuferreferenz (BT-10)	im BMF-Schreiben nur für die XRechnung als Pflichtfeld genannt	Pflichtfeld

Beide Formate bauen auf der europäischen Norm EN 16931 auf. Welches davon du nutzt, entscheidet nicht über die steuerliche Anerkennung, sondern nur darüber, wie leicht deine Kunden die Datei verarbeiten.

Wann nimmst du ZUGFeRD, wann XRechnung?

Rechnung an ein Unternehmen: Das Gesetz erlaubt, das Format zwischen Aussteller und Empfänger zu vereinbaren, solange die nach dem UStG nötigen Angaben vollständig aus der Datei gelesen werden können (§ 14 Abs. 1 UStG). Praktisch heißt das: Frag deinen Kunden, was seine Buchhaltung einliest. Ohne Antwort ist ZUGFeRD der bequemere Weg, weil dein Kunde das PDF sofort sehen kann.

Rechnung an eine Behörde: Hier ist eine Leitweg-ID erforderlich, die dir die Behörde nennt. Sie steht in der Käuferreferenz (BT-10) der XRechnung. Zwischen Unternehmen braucht es keine Leitweg-ID; umsatzsteuerlich genügt dort ein Platzhalter wie „-“. Für Bundesbehörden gilt zusätzlich die E-Rechnungsverordnung des Bundes, die neben dem Umsatzsteuergesetz zu beachten ist. Bei Amazon Business richten Kunden des öffentlichen Sektors die Rechnung per XRechnung mit ihren Leitweg-IDs ein.

Rechnung an Privatkunden: Für sie besteht keine E-Rechnungspflicht, das Format spielt keine Rolle.

Wer wann Pflichten hat, steht in E-Rechnung Pflicht 2027.

Wie wandelst du eine Rechnung um, und wie prüfst du sie?

Ein PDF in „ZUGFeRD“ umzubenennen, hilft nicht: Eine E-Rechnung braucht die strukturierten Daten, die alle Pflichtangaben enthalten. Ein einfaches PDF bleibt eine sonstige Rechnung. Du erzeugst die Datei deshalb in einem Programm, das das gewählte Format schreibt.

Vor dem Versand lohnt eine Validierung. Sie ist keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, das BMF empfiehlt sie aber, weil sie fehlende oder unlogische Angaben anzeigt. Der KoSIT-Validator ist ein quelloffenes Prüfprogramm; die Regeln kommen aus einer eigenen Konfiguration, zum Beispiel für die XRechnung. Die Finanzverwaltung bietet unter e-rechnung.elster.de einen Viewer, mit dem du XRechnung und ZUGFeRD ansehen kannst. Alle Schritte der Prüfung stehen in XRechnung und ZUGFeRD erstellen und prüfen.

Häufige Fehler

Beim hybriden Format nur das PDF prüfen. Bei Abweichungen gelten die Daten im strukturierten Teil.
XRechnung ohne Käuferreferenz. In der XRechnung ist BT-10 ein Pflichtfeld; für Behörden ist es die Leitweg-ID.
ZUGFeRD-Profil MINIMUM oder BASIC-WL wählen. Diese Profile erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen nicht.
Eine Behörde mit ZUGFeRD beliefern, ohne nachzufragen. Öffentliche Auftraggeber nennen das Format und die Leitweg-ID.

So hilft dir VAT GPT dabei

VAT GPT schreibt beide Formate: Im Rechnungseditor wählst du „ZUGFeRD (PDF)“ oder „XRechnung (XML)“. Bei ZUGFeRD entsteht ein hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML, bei XRechnung eine eigenständige XML-Datei ohne PDF. Für die XRechnung gibt es das Feld „Käuferreferenz (Leitweg-ID)“. Vor dem Erzeugen läuft eine Plausibilitätsprüfung. Danach lädst du die Datei herunter. Es gibt Free, Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen) und Pro (49 € im Monat oder 444 € im Jahr, inkl. MwSt.). Jetzt kostenlos testen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD? ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Daten, XRechnung eine reine XML-Datei.

Welches Format ist besser? Steuerlich gleichwertig, wenn die Version stimmt. Für Menschen ist ZUGFeRD leichter lesbar, für Behörden ist oft XRechnung gefragt.

Brauche ich für ZUGFeRD eine Leitweg-ID? Nur wenn du an eine Behörde abrechnest und diese es verlangt. Zwischen Unternehmen nicht.

Kann ich eine XRechnung ohne Viewer lesen? Nein, sie hat keine PDF-Ansicht. Einen Viewer bietet unter anderem die Finanzverwaltung.

Welche Version brauche ich? Bei ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Für die XRechnung nennt das BMF keine Mindestversion; der E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung nutzt die aktuell gültige Version 3.0.1.

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