E-Rechnung empfangen und auslesen: So geht's

Eine E-Rechnung empfangen musst du können, seit dem 1. Januar 2025. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Die eigentliche Arbeit kommt danach: Du machst die Datei lesbar, prüfst die Rechnung und bewahrst den strukturierten Teil acht Jahre unversehrt auf. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist das PDF allein nicht der maßgebliche Teil.

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026

Kurz gesagt

Empfang: gilt für alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer; ein E-Mail-Postfach reicht.
Lesen: ZUGFeRD zeigt ein PDF, bei XRechnung brauchst du einen Viewer.
Aufbewahren: acht Jahre, mindestens der strukturierte Teil, unverändert.

Was musst du seit 2025 können?

Ein Lieferant schickt dir eine Rechnung und du fragst dich, ob du etwas einrichten musst. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können. Das BMF sieht dafür keine Ausnahmen vor; auch Kleinunternehmer müssen es können, obwohl sie selbst keine ausstellen müssen. Wie die Datei bei dir ankommt, schreibt das Gesetz nicht vor: E-Mail, Download über ein Portal oder eine Schnittstelle sind möglich.

Rechnungen als einfaches PDF kommen trotzdem noch. Solange dein Lieferant eine sonstige Rechnung ausstellen darf, bleibt sie für den Vorsteuerabzug eine ordnungsmäßige Rechnung. Wer wann ausstellen muss, steht in E-Rechnung Pflicht 2027.

Wie liest du eine XRechnung oder ZUGFeRD?

ZUGFeRD besteht aus einem lesbaren PDF und eingebetteten Daten. Bei einer Abweichung gelten die Daten im strukturierten Teil, nicht das PDF. Das BMF empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst sichtbar zu machen, statt nur das Bild anzusehen.

XRechnung hat kein PDF. Du brauchst eine Software zur Darstellung der XML-Datei, einen sogenannten Viewer. Kostenlose Viewer gibt es am Markt; die Finanzverwaltung bietet unter e-rechnung.elster.de ebenfalls einen, der XRechnung und ZUGFeRD anzeigt. Dieser Service ist unverbindlich und ein Lesewerkzeug, kein Gütesiegel.

Die Unterschiede der Formate: XRechnung oder ZUGFeRD.

Wie prüfst du eine eingehende Rechnung?

Auch eine E-Rechnung prüfst du selbst auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Eine Validierung ersetzt das nicht; auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung darfst du dich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten aber verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren. Ist die Datei formal fehlerhaft, erfüllt sie die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht und gilt als sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 6a). Den Vorsteuerabzug aus Rechnungen erklärt Vorsteuerabzug: Voraussetzungen.

Wie bewahrst du E-Rechnungen auf?

Ein- und ausgehende Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Das aktuelle GoBD-Schreiben des BMF vom 14. Juli 2025 sagt dazu: Bei E-Rechnungen reicht es aus, nur den strukturierten Teil aufzubewahren. Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung musst du nur dann auch aufbewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, zum Beispiel Buchungsvermerke.

Das Finanzamt kann E-Rechnungen anfordern. Du kannst sie dann über ELSTER mit der Funktion „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ einreichen.

Häufige Fehler

Nur das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung ablegen und die eingebetteten Daten verlieren.
Die XML-Datei einer XRechnung nicht öffnen können. Ein Viewer gehört zur Grundausstattung.
Die Datei nach dem Prüfen verändern. Der strukturierte Teil muss unversehrt bleiben.
Den Validierungsbericht wegwerfen. Er hilft als Nachweis.
Die Prüfung der Rechnung an die Validierung abgeben. Du bleibst für Vollständigkeit und Richtigkeit zuständig.

So hilft dir VAT GPT dabei

Wenn du Eingangsrechnungen als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML bekommst, lädst du sie in VAT GPT hoch; die App liest die Angaben beim Hochladen aus. Und weil VAT GPT auch die Amazon- und eBay-Berichte für OSS-Meldung und Umsatzsteuer-Voranmeldung verarbeitet, liegen deine Einnahmen und Ausgaben an einem Ort. Es gibt Free, Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen) und Pro (49 € im Monat oder 444 € im Jahr, inkl. MwSt.). Jetzt kostenlos testen

Häufige Fragen

Muss ich E-Rechnungen schon empfangen? Ja, seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach reicht.

Gilt das auch für Kleinunternehmer? Ja. Kleinunternehmer müssen keine ausstellen, aber empfangen können.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung? Nein, ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung. Eine ZUGFeRD-Datei sieht wie ein PDF aus, enthält aber strukturierte Daten.

Wie lese ich eine XRechnung? Mit einem Viewer, zum Beispiel dem der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de.

Wie lange bewahre ich sie auf? Acht Jahre; mindestens der strukturierte Teil, unverändert.

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