E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflicht oder nicht?

Du bist Kleinunternehmer und fragst dich, ob du E-Rechnungen schreiben musst? Ausstellen musst du sie nicht: Papier geht immer, ein PDF mit Zustimmung deines Kunden. Empfangen musst du E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025, dafür genügt ein E-Mail-Postfach, und mit der Regelbesteuerung gelten die allgemeinen Regeln.

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026

Kurz gesagt

Empfangen: Pflicht seit 1. Januar 2025, auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht.
Ausstellen: Als Kleinunternehmer darfst du immer eine sonstige Rechnung nutzen, also Papier oder PDF.
Wechsel: Mit der Regelbesteuerung gelten für dich die allgemeinen Fristen der E-Rechnungspflicht.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Die Pflicht kam mit dem Wachstumschancengesetz und gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Für Kleinunternehmer gibt es eine ausdrückliche Ausnahme: Eine Rechnung nach § 34a UStDV kann immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Das BMF führt Leistungen von Kleinunternehmern deshalb in seiner Liste der Fälle auf, in denen keine E-Rechnung nötig ist.

Was heißt „sonstige Rechnung“? Papier, oder ein anderes elektronisches Format wie ein PDF per E-Mail. Das PDF darfst du schicken, wenn dein Kunde zustimmt (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 22). Die Zustimmung braucht keine besondere Form: Nimmt dein Kunde das PDF widerspruchslos an, stimmt er konkludent zu (Abschnitt 14.1 Abs. 7 UStAE).

Willst du trotzdem eine E-Rechnung schicken, darfst du das. Sie ist unter den übrigen Voraussetzungen immer ohne Zustimmung des Empfängers möglich (BMF-Schreiben, Rn. 22).

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können; das BMF sieht dafür keine Ausnahmen vor und nennt Kleinunternehmer ausdrücklich. Praktisch reicht dein E-Mail-Postfach, die Übermittlung per E-Mail ist ein zulässiger Weg.

Dann beginnt die eigentliche Arbeit: Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei und braucht einen Viewer, den die Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de anbietet. Wie du eingehende Rechnungen liest und prüfst, steht in E-Rechnung empfangen und auslesen. Aufbewahren musst du ein- und ausgehende Rechnungen acht Jahre, bei einer E-Rechnung mindestens den strukturierten Teil unversehrt (§ 14b Abs. 1 UStG, BMF-FAQ Frage 13).

Wann ändert sich das für mich?

Sobald du nicht mehr Kleinunternehmer bist. Das passiert, wenn du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest oder die Umsatzgrenze überschreitest: 25.000 Euro im Vorjahr oder 100.000 Euro im laufenden Jahr (§ 19 Abs. 1 UStG); im Jahr der Gründung liegt die Grenze für das laufende Jahr schon bei 25.000 Euro (Finanzamt Hessen). Überschreitest du die Grenze im laufenden Jahr, endet die Regelung sofort (Finanzamt Hessen). Ab diesem Zeitpunkt bist du nach dem BMF unter den übrigen Voraussetzungen auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Mehr zum Wechsel: Kleinunternehmer in die Regelbesteuerung wechseln.

Auch dann gilt der Fahrplan der Übergangsfrist in § 27 Abs. 38 UStG. Für Rechnungen an inländische Unternehmen:

Dein Fall	Was für die Rechnung gilt
Kleinunternehmer	sonstige Rechnung immer erlaubt, E-Rechnung freiwillig
Regelbesteuerung, Umsatz ausgeführt 2025 oder 2026	sonstige Rechnung erlaubt (PDF mit Zustimmung), wenn du sie bis zum 31. Dezember 2026 übermittelst
Regelbesteuerung, Umsatz ausgeführt 2027, Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro	sonstige Rechnung erlaubt (PDF mit Zustimmung), wenn du sie bis zum 31. Dezember 2027 übermittelst
Regelbesteuerung, Umsatz 2027 mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, oder ab 2028	E-Rechnung, außer zum Beispiel bei Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)

Entscheidend ist, wann der Umsatz ausgeführt wurde, nicht das Rechnungsdatum; dazu kommt der Stichtag für die Übermittlung. Eine Papier- oder PDF-Rechnung über eine Lieferung vom Dezember 2026, die du erst im Januar 2027 schickst, deckt § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG nicht mehr ab. Die ganze Übersicht für Händler steht in E-Rechnung Pflicht 2027.

Was gehört auf die Rechnung eines Kleinunternehmers?

Eine Rechnung nach § 34a UStDV braucht mindestens fünf Angaben:

vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden,
deine Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
das Ausstellungsdatum,
Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung,
das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG).

Die Umsatzsteuer weist du nicht gesondert aus (Finanzamt Hessen). Wie der Hinweis lauten kann und was bei Kleinbeträgen gilt, steht in Rechnung als Kleinunternehmer schreiben. Bei einer E-Rechnung müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen, nicht nur in einem angehängten PDF (BMF-FAQ Frage 7a).

Welches Format passt für deine Rechnung?

Weg	Wann es passt
Papier	immer erlaubt
PDF per E-Mail	mit Zustimmung des Kunden, auch stillschweigend
ZUGFeRD	PDF zum Lesen, mit eingebetteten Daten; dein Kunde kann es wie ein PDF öffnen
XRechnung	reine XML-Datei; sinnvoll, wenn dein Kunde sie verlangt, etwa eine Behörde

Als E-Rechnung erkennt das BMF insbesondere die XRechnung an sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ein reines PDF ist keine E-Rechnung. Den Unterschied der beiden Formate erklärt XRechnung oder ZUGFeRD: Was passt für dich?.

Häufige Fehler

Ein reines PDF „E-Rechnung“ nennen. Es ist eine sonstige Rechnung und keine E-Rechnung; als PDF braucht es die Zustimmung deines Kunden.
Annehmen, Kleinunternehmer müssten auch nicht empfangen. Der Empfang ist ausnahmslos Pflicht.
Den Wechsel zur Regelbesteuerung übersehen. Ab dann gelten die Fristen der E-Rechnungspflicht für dich.
Umsatzsteuer in der E-Rechnung ausweisen. Auch hier gilt: kein gesonderter Steuerausweis, dafür der Hinweis auf § 19 UStG.

So hilft dir VAT GPT dabei

Öffne auf der Seite Einnahmen in der Karte „Tipps“ den Eintrag „Rechnung erstellen“.
Wähle bei „Format“ ZUGFeRD (PDF) oder XRechnung (XML). Ist in deinem Profil die Kleinunternehmerregelung hinterlegt, setzt der Editor für Leistungen im Inland den Hinweis „Gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ auf die Rechnung.
Lade die Datei herunter. Eingehende ZUGFeRD-PDFs und XRechnungen liest VAT GPT beim Hochladen aus.

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Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer 2027 E-Rechnungen ausstellen? Nein, solange du Kleinunternehmer bist: Eine Rechnung nach § 34a UStDV kann immer als sonstige Rechnung übermittelt werden.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können? Ja, seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach genügt.

Darf ich freiwillig eine E-Rechnung schicken? Ja, unter den übrigen Voraussetzungen ohne Zustimmung deines Kunden.

Reicht ein PDF? Als sonstige Rechnung ja, wenn dein Kunde zustimmt. Als E-Rechnung zählt es nicht.

Was ändert sich, wenn ich über 100.000 Euro komme (im Gründungsjahr über 25.000 Euro)? Die Kleinunternehmerregelung endet sofort, und die allgemeinen Regeln der Regelbesteuerung greifen, auch für die Rechnungsform.

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