E-Rechnung für Freiberufler: Wann Pflicht, wann nicht?

Als Freiberufler musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Ausstellen musst du sie, wenn du an einen anderen Unternehmer im Inland abrechnest; dafür gilt eine Übergangsfrist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG, § 27 Abs. 38 UStG). Für Privatkunden und Kunden im Ausland gilt die Pflicht nicht.

Zuletzt aktualisiert: 29. Oktober 2026

Kurz gesagt

Empfangen: Seit 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen; ein E-Mail-Postfach genügt.
Ausstellen: Pflicht bei Leistungen an inländische Unternehmer; bis 31. Dezember 2027 gibt es Übergangsfristen.
Ausnahmen: Privatkunden, Auslandskunden, steuerfreie Heilbehandlungen und Kleinunternehmer.

Muss ich als Freiberufler E-Rechnungen ausstellen?

Ja, wenn dein Kunde ein Unternehmer ist und ihr beide im Inland ansässig seid. Dann ist die Rechnung als elektronische Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Ein einfaches PDF zählt nach dem BMF nicht dazu; XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die Voraussetzungen. Die Pflicht gilt nicht für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, also zum Beispiel für ärztliche Heilbehandlungen (§ 4 Nr. 14 UStG).

Dein Kunde	E-Rechnung Pflicht?
Unternehmer im Inland	ja, nach der Übergangsfrist
Privatperson	nein, Papier oder PDF genügen
Unternehmer im Ausland	nein, die Pflicht setzt Sitz beider im Inland voraus
Leistung steuerfrei nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG	nein

Das heißt für dich: Rechnest du an Firmenkunden im Inland ab, stellst du auf E-Rechnung um; für Privat- und Auslandskunden bleibt alles beim Alten.

Bis wann muss ich umstellen?

Das Gesetz gibt eine Übergangsfrist, gestaffelt nach dem Zeitpunkt der Ausführung des Umsatzes (§ 27 Abs. 38 UStG):

Umsatz ausgeführt	Was für die Rechnung gilt
2025 oder 2026	Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format wie PDF, wenn du sie bis 31. Dezember 2026 übermittelst
2027, dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro	Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF, wenn du sie bis 31. Dezember 2027 übermittelst
2027 über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, oder ab 2028	E-Rechnung, außer zum Beispiel bei Kleinbeträgen bis 250 Euro (§ 33 UStDV)

Entscheidend ist, wann der Umsatz ausgeführt wurde, und dazu der Zeitpunkt der Übermittlung. Eine Papier- oder PDF-Rechnung über eine Leistung vom Dezember 2026, die du erst im Januar 2027 schickst, deckt § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG nicht mehr ab. Die Gesamtübersicht für Händler: E-Rechnung Pflicht 2027.

Das heißt für dich: Die meisten Freiberufler liegen unter 800.000 Euro; für sie ist der Stichtag für Leistungen aus 2027 der 31. Dezember 2027. Plane die Umstellung spätestens für Januar 2028.

Muss ich E-Rechnungen auch empfangen?

Ja, seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können; das BMF sieht dafür keine Ausnahmen vor. Praktisch reicht dein E-Mail-Postfach. Eine XRechnung ist eine XML-Datei und braucht einen Viewer, den die Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de anbietet; wie du Rechnungen liest und prüfst, steht in E-Rechnung empfangen und auslesen. Aufbewahren musst du ein- und ausgehende Rechnungen acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG).

Das heißt für dich: Richte ein Postfach ein, das du regelmäßig prüfst, und bewahre die Datei auf, nicht nur den Ausdruck.

Gilt die Pflicht auch, wenn ich Kleinunternehmer bin?

Ausstellen musst du dann keine E-Rechnung, empfangen musst du sie. Das erklärt E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Das heißt für dich: Als Kleinunternehmer-Freiberufler musst du keine E-Rechnung ausstellen, wohl aber empfangen.

So hilft dir VAT GPT dabei

Ausfüllen: Öffne auf der Seite Einnahmen in der Karte „Tipps“ den Eintrag „Rechnung erstellen“ und wähle bei „Format“ ZUGFeRD (PDF) oder XRechnung (XML).
Prüfen: Kontrolliere die Angaben auf der Rechnung.
Senden: Lade die Datei herunter. Eingehende ZUGFeRD-PDFs und XRechnungen liest VAT GPT beim Hochladen aus.

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Häufige Fragen

Muss ich als Freiberufler ab 2027 eine E-Rechnung schreiben? Für Leistungen an inländische Unternehmer, die 2027 ausgeführt werden: mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz ist bis 31. Dezember 2027 noch Papier oder PDF mit Zustimmung des Empfängers möglich, bei mehr Umsatz nicht (§ 27 Abs. 38 UStG).

Brauche ich eine E-Rechnung für Privatkunden? Nein; die Pflicht gilt für Leistungen an andere Unternehmer (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Gilt die E-Rechnungspflicht für Kunden im Ausland? Nein; sie setzt voraus, dass Aussteller und Empfänger im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG).

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