eBay-Rechnung an Käufer erstellen: Wann Pflicht, was drauf muss

Als Unternehmer bist du nach § 14 Abs. 2 UStG zur Rechnung verpflichtet, wenn du an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person leistest, die kein Unternehmer ist, und der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Dann musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen; für eine innergemeinschaftliche Lieferung gilt der 15. Tag des Folgemonats (§ 14a Abs. 3 UStG). Bei Verkäufen an Privatpersonen nennt § 14 Abs. 2 UStG diese Pflicht nicht, du darfst aber eine Rechnung ausstellen. Die eBay-Funktion Rechnung senden ist nach der eBay-Hilfe dafür gedacht, Käufe zusammenzufassen, Versandkosten zu ändern oder an eine unbezahlte Bestellung zu erinnern.

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026

Kurz gesagt

Pflicht: gegenüber anderen Unternehmern für deren Unternehmen und gegenüber juristischen Personen, die keine Unternehmer sind; Frist sechs Monate (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 und 2 UStG), bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung der 15. Tag des Folgemonats (§ 14a Abs. 3 UStG).
Privatkäufer: Du darfst eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 UStG); eine Pflicht nennt § 14 Abs. 2 UStG für sie nur bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück; Pflichten in Sonderfällen regelt § 14a UStG.
eBay-Funktion: Rechnung senden im Verkäufer-Cockpit Pro oder in Mein eBay, nach der Hilfeseite bis 30 Tage nach Angebotsende und solange der Käufer die Kaufabwicklung nicht abgeschlossen hat.
Inhalt: Die Pflichtangaben stehen in § 14 Abs. 4 UStG, einschließlich Rechnungsnummer, Steuersatz und Steuerbetrag; bei Rechnungen bis 250 Euro genügen weniger Angaben (§ 33 UStDV).
Kleinunternehmer: Dein Umsatz ist steuerfrei (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG); die Rechnung sieht deshalb anders aus.

Wann musst du eine Rechnung ausstellen?

Nach § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG bist du berechtigt, eine Rechnung auszustellen, wenn du eine Lieferung oder sonstige Leistung ausführst. In den folgenden Fällen bist du verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung auszustellen, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist:

für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen,
für eine Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist,
für eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen anderen Empfänger.

Für eBay heißt das: Kauft ein Unternehmer bei dir für seinen Betrieb, musst du ihm eine Rechnung ausstellen, auch wenn er nicht danach fragt. Kauft eine Privatperson eine Ware, nennt § 14 Abs. 2 UStG keine Rechnungspflicht; verlangt sie eine Rechnung, kannst du sie ausstellen. Ob ein Käufer als Unternehmer kauft, siehst du nicht immer; die Rechnung auszustellen ist in Zweifelsfällen der einfachere Weg.

Was macht die Funktion „Rechnung senden“ bei eBay?

Die eBay-Hilfe nennt drei Anlässe: Der Käufer kauft mehrere Artikel und du fasst sie zu einem Kauf zusammen, du änderst Versandkosten oder Versandart (nach eBay auf Verlangen des Käufers), oder ein Käufer hat einen Auktionsartikel nicht bezahlt und du willst ihn erinnern. Nach mehr als 30 Tagen seit Angebotsende oder nach abgeschlossener Kaufabwicklung kannst du keine Rechnung mehr senden. Welche Angaben dieses Dokument enthält, beschreibt die Hilfeseite nicht. Ob es die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG vollständig abdeckt, prüfst du deshalb selbst anhand der Liste weiter unten.

So geht es nach der eBay-Hilfe:

Öffne im Verkäufer-Cockpit Pro Bestellungen und wähle Noch nicht bezahlt. In Mein eBay öffnest du Bestellungen.
Wähle unter Aktionen die Option Rechnung senden.
Nimm die nötigen Änderungen vor, zum Beispiel bei Versandkosten und Zahlungsarten.
Wähle Rechnung senden.

Für mehrere Käufe eines Käufers wählst du unter Schritte den Auswahlpfeil und dann Zahlungsinformationen senden, entfernst das Häkchen bei Artikeln, die nicht auf die Rechnung sollen, passt die Versandkosten an und sendest die Rechnung. Ein Rabatt auf der Rechnung kann nach eBay die angegebenen Versandkosten nicht überschreiten.

Was muss auf der Rechnung stehen?

§ 14 Abs. 4 UStG verlangt unter anderem diese Angaben:

vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und vom Empfänger,
deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
das Ausstellungsdatum und eine einmalig vergebene fortlaufende Rechnungsnummer,
Menge und Art der gelieferten Gegenstände,
den Zeitpunkt der Lieferung,
das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt,
den Steuersatz und den Steuerbetrag, oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt.

Alle Punkte, Beispiele und Sonderfälle stehen in Rechnung: Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Drei Sonderfälle:

Kleinunternehmer: Bist du im Inland ansässig, ist dein Umsatz nach § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG steuerfrei, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet; das gilt nicht, wenn du nach § 19 Abs. 3 UStG darauf verzichtet hast. Wie die Rechnung dann aussieht, zeigt Kleinunternehmer-Rechnung schreiben.
Differenzbesteuerung: Verkaufst du gebrauchte Ware nach der Differenzbesteuerung, steht in eBay und Differenzbesteuerung, was für die Rechnung gilt.
Kleinbetragsrechnung: Übersteigt der Gesamtbetrag der Rechnung 250 Euro nicht, genügen nach § 33 UStDV dein vollständiger Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Gegenstände sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz oder dem Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Das gilt nicht für Fernverkäufe (§ 3c UStG) und innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 6a UStG). Eine solche Rechnung darfst du auch an Unternehmer immer als sonstige Rechnung übermitteln, also nicht als E-Rechnung (§ 33 Satz 4 UStDV).

Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung

Bei einer Leistung an einen anderen Unternehmer ist die Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG als elektronische Rechnung auszustellen, wenn du und der Empfänger im Inland ansässig seid. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Für diese Pflicht gibt es einen Übergangsfahrplan mit Ausnahmen; welche Daten und Grenzen gelten, steht in E-Rechnung für Online-Händler.

Häufige Fehler

Rechnung an Geschäftskunden vergessen. Hier besteht die Pflicht, auch ohne Nachfrage.
Die eBay-Zahlungsaufforderung für die Rechnung halten. Prüfe, ob alle Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind.
Als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen. Dein Umsatz ist steuerfrei.
Rechnungsnummern doppelt vergeben. Die Nummer muss einmalig sein.

So hilft dir VAT GPT dabei

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Häufige Fragen

Muss ich bei eBay jedem Käufer eine Rechnung schicken? Das Gesetz nennt die Pflicht für andere Unternehmer (für deren Unternehmen) und für juristische Personen, die keine Unternehmer sind. Privatpersonen kannst du auf Wunsch eine Rechnung ausstellen.

Bis wann muss die Rechnung da sein? Innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG); bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung bis zum 15. Tag des Folgemonats (§ 14a Abs. 3 UStG).

Wie lange kann ich bei eBay eine Rechnung senden? Nach der eBay-Hilfe nicht mehr, wenn seit Angebotsende mehr als 30 Tage vergangen sind oder der Käufer die Kaufabwicklung abgeschlossen hat.

Was steht auf der Rechnung eines Kleinunternehmers? Keine Umsatzsteuer, weil der Umsatz steuerfrei ist. Die Einzelheiten stehen im verlinkten Artikel.

Brauche ich eine E-Rechnung? Bei Leistungen an inländische Unternehmer gilt die Pflicht nach dem Übergangsfahrplan; Privatpersonen sind nicht betroffen, weil die E-Rechnungspflicht in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG bei Leistungen an Unternehmer geregelt ist.

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