Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro: Pflichtangaben und Vorsteuerabzug

Das Wichtigste in Kürze

• Grenze: Der Gesamtbetrag der Rechnung übersteigt 250 Euro nicht (§ 33 Satz 1 UStDV).
• Vier Mindestangaben: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
• Vorsteuer: Du kannst sie abziehen, wenn du den Rechnungsbetrag in Entgelt und Steuerbetrag aufteilst (§ 35 Abs. 1 UStDV).
• Ausnahmen: Nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV).
• Format: Eine Kleinbetragsrechnung darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auch auf Papier (§ 33 Satz 4 UStDV).
• Fahrausweise: Für Fahrscheine gilt eine eigene Regel (§ 34 UStDV).

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Die Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung für kleine Beträge. Wann ein Dokument eine Rechnung ist, hängt nicht von seinem Namen ab: Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es im Geschäftsverkehr bezeichnet wird (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung. Das ist der Rechnungsbetrag, den du für den Vorsteuerabzug in Entgelt und Steuerbetrag aufteilst (§ 35 Abs. 1 UStDV).

Die vier Mindestangaben

Eine Rechnung bis 250 Euro muss mindestens enthalten (§ 33 Satz 1 UStDV):

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
2. das Ausstellungsdatum,
3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz – oder bei einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf.

Es gelten außerdem die Vereinfachungen der §§ 31 und 32 UStDV entsprechend (§ 33 Satz 2 UStDV): Name, Anschrift und Art der Leistung dürfen zum Beispiel mit Abkürzungen oder Symbolen angegeben werden, wenn ihre Bedeutung eindeutig festgelegt ist (§ 31 Abs. 3 UStDV), und bei mehreren Steuersätzen darf ein von einer Maschine automatisch ermittelter Steuerbetrag in einer Summe stehen, wenn für die Posten der Steuersatz angegeben ist (§ 32 UStDV).

Was fehlt gegenüber einer normalen Rechnung?

Eine normale Rechnung verlangt nach § 14 Abs. 4 UStG mehr. Bei der Kleinbetragsrechnung entfallen:

Alle Pflichtangaben der normalen Rechnung findest du in Rechnung: Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Vorsteuerabzug aus der Kleinbetragsrechnung

Bei einer Rechnung im Sinne des § 33 UStDV kannst du den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, wenn du den Rechnungsbetrag in Entgelt und Steuerbetrag aufteilst (§ 35 Abs. 1 UStDV). Auf dem Beleg steht der Steuersatz, den du dafür verwendest. Alle weiteren Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs bleiben unberührt: Vorsteuerabzug: Voraussetzungen und Ausschlüsse.

Beispiel: Beleg über 59,50 Euro

Du kaufst Büromaterial für dein Unternehmen. Der Beleg über 59,50 Euro nennt den Verkäufer mit Anschrift, das Datum, die Art der Ware und den Steuersatz von 19 Prozent.

Die 9,50 Euro sind die Vorsteuer, wenn die weiteren Voraussetzungen erfüllt sind. Das Beispiel ist eine Rechenillustration. Welche Steuersätze es gibt, zeigt Umsatzsteuersätze in Deutschland: 19 %, 7 % und 0 %.

Wann gilt die Vereinfachung nicht?

• Über 250 Euro: Dann brauchst du eine Rechnung mit allen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG.
• Bestimmte Leistungen: Die Vereinfachung gilt nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV). Das betrifft zum Beispiel Fernverkäufe, innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse-Charge-Fälle. Mehr dazu: Reverse Charge nach § 13b UStG.
• Fahrausweise: Für Fahrscheine gilt § 34 UStDV mit eigenen Mindestangaben; auch für sie ist der Vorsteuerabzug über die Aufteilung in Entgelt und Steuerbetrag möglich (§ 35 Abs. 2 UStDV).

Ist eine E-Rechnung nötig?

Im inländischen B2B-Bereich gilt grundsätzlich die E-Rechnungspflicht (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Für die Kleinbetragsrechnung gilt eine Ausnahme: Sie kann abweichend davon immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4 UStDV). Ein Papierbeleg genügt also weiter.

Häufige Fehler

• Die Grenze falsch ansetzen. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung. Übersteigt er 250 Euro, reichen die vier Angaben nicht.
• Steuersatz vergessen. Die vierte Angabe verlangt den Steuersatz oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
• Reverse-Charge-Leistungen als Kleinbetragsrechnung behandeln. Dafür gilt die Vereinfachung nicht (§ 33 Satz 3 UStDV).
• Den Rechnungsbetrag nicht aufteilen. Ohne Aufteilung in Entgelt und Steuerbetrag kein Vorsteuerabzug (§ 35 Abs. 1 UStDV).
• Den Beleg nicht aufbewahren. Auch Kleinbetragsrechnungen sind Belege; mehr dazu in Aufbewahrungsfristen für Belege.

So geht's mit VAT GPT

Belege über kleine Beträge kannst du wie jede andere Rechnung hochladen:

1. Dateien hochladen: deine Amazon- oder eBay-CSV-Berichte und deine Rechnungen. Die KI liest Datum, Beträge (brutto, netto, USt), Währung und Land aus.
2. Ergebnis prüfen: VAT GPT schlüsselt die Umsatzsteuer für Deutschland und die EU (OSS) auf und erstellt die Voranmeldung – monatlich oder vierteljährlich. Du prüfst und bestätigst.
3. Senden: mit VAT GPT Pro über ELSTER direkt ans Finanzamt.

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Was VAT GPT nicht macht

• VAT GPT ist keine Steuerberatung – etwa bei der Frage, ob ein Beleg die Mindestangaben erfüllt.
• Die KI liest Datum, Beträge, Währung und Land aus; ob ein Beleg die Mindestangaben nach § 33 UStDV enthält, prüfst du selbst.

Was kostet VAT GPT?

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Häufige Fragen

Bis wann ist eine Rechnung eine Kleinbetragsrechnung? Wenn ihr Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (§ 33 Satz 1 UStDV).

Welche Angaben braucht sie mindestens? Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz.

Brauche ich den Namen des Empfängers? Nach § 33 UStDV nicht.

Kann ich Vorsteuer abziehen? Ja, wenn du den Rechnungsbetrag in Entgelt und Steuerbetrag aufteilst (§ 35 Abs. 1 UStDV) und die weiteren Voraussetzungen erfüllt sind.

Darf ich eine Kleinbetragsrechnung auf Papier ausstellen? Ja, sie kann immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4 UStDV).

Gilt die Regel auch für Reverse Charge? Nein (§ 33 Satz 3 UStDV).

Weiterlesen

• Rechnung: Pflichtangaben nach § 14 UStG
• Vorsteuerabzug: Voraussetzungen und Ausschlüsse
• Umsatzsteuersätze in Deutschland: 19 %, 7 % und 0 %
• Aufbewahrungsfristen für Belege

Keine Steuerberatung: Die Inhalte ersetzen keine individuelle Beratung.

Quellen

• § 33 UStDV
• § 34 UStDV
• § 35 UStDV
• § 31 UStDV
• § 32 UStDV
• § 14 UStG