Leitweg-ID: Was sie ist, wo du sie findest, wohin sie gehört

Die Leitweg-ID brauchst du nur, wenn du eine E-Rechnung an eine Behörde stellst. Dein Auftraggeber vergibt sie und gibt sie dir vorab, zum Beispiel mit der Bestellung. Du trägst sie in der XRechnung im Feld Käuferreferenz (BT-10) ein. Bei Rechnungen an andere Unternehmen brauchst du keine.

Zuletzt aktualisiert: 29. Oktober 2026

Kurz gesagt

Wofür: Die Leitweg-ID adressiert öffentliche Rechnungsempfänger; sie ist keine Steuer- oder USt-ID.
Woher: Bund und Länder vergeben sie; der Auftraggeber nennt sie dir, ein Register zum Nachschlagen gibt es nicht.
Wohin: In die XRechnung, Feld Käuferreferenz (Buyer reference, BT-10).

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde für elektronische Rechnungen. Sie wurde geschaffen, um Rechnungen an öffentliche Rechnungsempfänger zu adressieren; Bund und Länder vergeben sie, und der Empfänger gibt sie dem Rechnungssteller vorab bekannt, etwa bei Vergabe oder Bestellung (XRechnung-FAQ der KoSIT, xeinkauf.de). Sie besteht laut Format-Spezifikation aus einer Grobadressierung, einer optionalen Feinadressierung und einer Prüfziffer; ein Beispiel aus der Spezifikation ist 04011000-1234512345-06 (Leitweg-ID Format-Spezifikation 2.0.2). Mit der Steuernummer oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat sie nichts zu tun.

Das heißt für dich: Du kannst die Leitweg-ID nicht selbst beantragen oder erfinden. Du fragst deinen Auftraggeber danach.

Brauche ich als Freiberufler oder Händler eine Leitweg-ID?

Nur wenn dein Kunde eine Behörde ist. Das Bundesfinanzministerium schreibt: „Eine Leitweg-ID ist nur erforderlich, wenn eine E-Rechnung an eine Behörde gestellt werden soll“ (BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung). Bei Geschäften zwischen Unternehmen ist das Feld Käuferreferenz ein Textfeld ohne feste Vorgabe; dort kann der Käufer eine eigene Kennung für die interne Zuordnung verlangen (xeinkauf.de).

Dein Kunde	Leitweg-ID nötig?
Behörde oder öffentlicher Auftraggeber	ja, der Auftraggeber nennt sie dir
Anderes Unternehmen im Inland	nein; frage nach einer Bestell- oder Käuferreferenz, wenn der Kunde eine will
Privatperson	nein, die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Privatkunden (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG)

Das heißt für dich: Rechnest du nur an Firmen und Privatleute ab, kannst du das Thema Leitweg-ID abhaken.

Wo trage ich die Leitweg-ID in der XRechnung ein?

Im Feld Käuferreferenz, englisch Buyer reference, Kürzel BT-10. In der XRechnung ist die Käuferreferenz ein Pflichtfeld (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 6b); bei Rechnungen an Behörden steht dort die Leitweg-ID (Leitweg-ID Format-Spezifikation 2.0.2). Reichst du die Rechnung über das Verwaltungsportal des Bundes ein, prüft das Portal die Rechnung automatisch auf formale Fehler und lehnt fehlerhafte Rechnungen ab (§ 4 Abs. 3 ERechV). Die Verordnung gilt nach ihrem Titel für das öffentliche Auftragswesen des Bundes; für Behörden der Länder und Kommunen nennt dir der Auftraggeber, wie er Rechnungen annimmt.

Lass dir die Leitweg-ID vom Auftraggeber geben, am besten schriftlich in der Bestellung oder im Vertrag.
Trage sie unverändert in das Feld Käuferreferenz ein, mit allen Bindestrichen.
Prüfe die Datei, bevor du sie schickst (XRechnung prüfen).

Umsatzsteuerlich ist eine fehlende Käuferreferenz (BT-10) kein Fehler: Das BMF nennt Geschäftsregelfehler zu anderen Inhalten, „z. B. die fehlende Angabe des Feldes BT-10 Buyer reference“, umsatzsteuerlich unbeachtlich (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 35a). Ob die Behörde die Rechnung ohne Leitweg-ID annimmt, regelt aber ihr eigenes Verfahren.

Das heißt für dich: Das Finanzamt beanstandet eine fehlende Leitweg-ID nicht, deine Behörde kann die Rechnung aber zurückweisen. Frage vor der ersten Rechnung nach.

Was gilt beim Versand über Peppol?

Verschickst du die Rechnung über das Peppol-Netzwerk, steht die Leitweg-ID zusätzlich in der Empfängerkennung des Versandpakets, mit dem Schema 0204 davor; im Rechnungsfeld Käuferreferenz steht weiter nur die Leitweg-ID des Empfängers (Leitfaden Empfängerkennungen, xeinkauf.de). Für die meisten Freiberufler und Händler reicht der Versand per E-Mail oder Portal; ob dein Auftraggeber Peppol verlangt, steht in seinen Vorgaben.

Das heißt für dich: Nutze den Weg, den die Behörde vorgibt, und trage die Leitweg-ID in jedem Fall im Rechnungsfeld ein.

So hilft dir VAT GPT dabei

Ausfüllen: Öffne auf der Seite Einnahmen in der Karte „Tipps“ den Eintrag „Rechnung erstellen“, wähle bei „Format“ „XRechnung (XML)“ und trage die Kundendaten ein. Im Feld „Käuferreferenz (Leitweg-ID)“ ersetzt du den automatischen Vorschlag durch die echte Leitweg-ID deines Kunden.
Prüfen: Kontrolliere die Angaben auf der Rechnung.
Senden: Lade die Datei herunter und schicke sie dem Auftraggeber.

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Häufige Fragen

Wo finde ich die Leitweg-ID meines Kunden? Frage den Kunden. Er gibt sie dir vorab bekannt, etwa mit der Bestellung. Eine bundesweite Datenbank, in der alle Leitweg-IDs stehen, gibt es nicht (xeinkauf.de).

Brauche ich eine Leitweg-ID für eine Rechnung an ein Unternehmen? Nein, nur für Rechnungen an Behörden (BMF-FAQ, siehe oben).

Ist die Leitweg-ID dasselbe wie die USt-IdNr.? Nein. Sie adressiert den Rechnungsempfänger in der öffentlichen Verwaltung; die USt-IdNr. identifiziert Unternehmer für die Umsatzsteuer.

Gilt die XRechnung-Pflicht auch für kleine Aufträge an den Bund? Rechnungen nach Erfüllung eines Direktauftrags bis 1.000 Euro sind von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nach der ERechV ausgenommen (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV).

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