ZUGFeRD und XRechnung prüfen: Viewer, Validator, Pflichtangaben

Eine E-Rechnung prüfst du in drei Schritten: ansehen, technisch validieren, inhaltlich kontrollieren. Ein Viewer zeigt dir die Daten, ein Validator testet Format und Geschäftsregeln. Die inhaltliche Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit bleibt bei dir, auch wenn die Validierung fehlerfrei ist.

Zuletzt aktualisiert: 29. Oktober 2026

Kurz gesagt

Ansehen: Ein Viewer macht die XML-Daten lesbar, zum Beispiel der ELSTER-Dienst unter e-rechnung.elster.de.
Validieren: Ein Validator prüft das Format und die Geschäftsregeln; den Bericht kannst du als Nachweis aufbewahren.
Kontrollieren: Steuersatz, Beträge und Pflichtangaben prüfst du selbst; die Validierung ersetzt das nicht.

Wie sehe ich, was in der E-Rechnung steht?

Mit einem Viewer. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung öffnest du das PDF; die maßgeblichen Daten stecken aber in der eingebetteten XML-Datei. Weicht der strukturierte Teil vom Bildteil ab, gelten die Daten des strukturierten Teils (BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung). Eine XRechnung ist reines XML und braucht einen Viewer. Die Steuerverwaltung bietet unter e-rechnung.elster.de einen Dienst zum Ansehen einer E-Rechnung an; er ist nach eigener Angabe „ein unverbindlicher Service der Steuerverwaltung“. Eine KoSIT-Visualisierungskomponente ist außerdem öffentlich verfügbar (xeinkauf.de).

Das heißt für dich: Öffne eine XRechnung nie als Text im Editor, sondern im Viewer, und schau dir bei ZUGFeRD den XML-Teil an, nicht nur das PDF.

Was prüft ein Validator?

Ein Validator prüft die Datei gegen die technischen Regeln. Dazu gehören der Aufbau und die Pflichtfelder sowie Wertelisten und Rechenregeln. Das Prüfmodul der KoSIT ist öffentlich zugänglich; seine Konfiguration verbindet die europäische Norm EN 16931 mit den XRechnung-Regeln (xeinkauf.de). Zu den Geschäftsregeln gehört etwa, dass der Steuerbetrag rechnerisch zum angegebenen Steuersatz passt (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 6b). Die XRechnung in Version 3.0 gilt seit dem 1. Februar 2024 (ebenda).

Prüfung	Was sie zeigt	Was sie nicht zeigt
Viewer	Die Daten der Rechnung in lesbarer Form	ob die Datei formal korrekt ist
Validator	Formatfehler und verletzte Geschäftsregeln	ob Steuersatz und Beträge sachlich stimmen
Deine Kontrolle	Vollständigkeit und Richtigkeit	technische Fehler im XML

Das heißt für dich: Viewer und Validator ergänzen sich; keiner von beiden ersetzt deine eigene Kontrolle.

Was bringt mir eine fehlerfreie Validierung?

Das BMF zieht der Validierung klare Grenzen. Eine Validierung „ersetzt nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit“, sondern unterstützt ihn dabei. Auf das technische Ergebnis einer Validierung durch eine geeignete Validierungsanwendung darf sich ein Unternehmer bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns verlassen, hinsichtlich Format und Geschäftsregeln. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 35a). Ein Fehler im Inhalt kann auch vorliegen, wenn die Validierung nichts findet; das BMF nennt als Beispiel einen falschen Steuersatz (ebenda).

Das heißt für dich: Hebe den Validierungsbericht zusammen mit der Rechnung auf, und kontrolliere den Steuersatz trotzdem selbst.

Welche Formate gelten überhaupt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Nach dem BMF erfüllen die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 diese Anforderung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Ein reines PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung. Prüfst du eine ZUGFeRD-Datei und der Validator meldet das Profil MINIMUM oder BASIC-WL, ist sie als E-Rechnung nicht zulässig.

Das heißt für dich: Zeigt der Validator ein ausgeschlossenes Profil, bitte den Aussteller um eine neue Datei.

Wie lange hebe ich die geprüfte E-Rechnung auf?

Acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG). Den strukturierten Teil veränderst du nach der Prüfung nicht. Wie du eingehende Rechnungen insgesamt behandelst, steht in E-Rechnung empfangen und auslesen.

Das heißt für dich: Lege die Originaldatei ab, nicht nur den Ausdruck, und verändere sie nicht.

So hilft dir VAT GPT dabei

Hochladen: Öffne „Ausgaben“ und lade die ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML hoch; die App liest die Angaben beim Hochladen aus.
Prüfen: Du kontrollierst die ausgelesenen Beträge, Steuersätze und Daten.
Senden: Die erfasste Rechnung steht danach in deinen Ausgaben. Lädst du dieselbe Rechnung noch einmal hoch, zeigt VAT GPT den Hinweis „Diese Rechnung ist bereits erfasst (gleiche Rechnungsnummer, gleiches Datum, gleicher Betrag)“.

Einen Validator oder Viewer ersetzt VAT GPT nicht. Es gibt Free, Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen) und Pro. Jetzt kostenlos testen

Häufige Fragen

Wie prüfe ich eine ZUGFeRD-Rechnung? Öffne die eingebettete XML-Datei in einem Viewer, lasse sie von einem Validator prüfen und kontrolliere Beträge und Steuersatz selbst.

Wo kann ich eine XRechnung validieren? Das Prüfmodul der KoSIT ist öffentlich zugänglich (xeinkauf.de); der ELSTER-Dienst zeigt die Rechnung an, ist aber ein Viewer und kein Gütesiegel.

Reicht es, wenn der Validator keinen Fehler meldet? Nein; die Validierung ersetzt die Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit nicht (BMF-Schreiben, Rn. 35a).

Muss ich den Validierungsbericht aufbewahren? Das BMF hält es zum Nachweis für sinnvoll, schreibt es aber nicht vor (Rn. 35a). Die Rechnung selbst musst du acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG).

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