Wie lade ich Ausgabenbelege in VAT GPT hoch?

Du öffnest das Menü „Ausgaben“, wählst den Meldezeitraum und ziehst deine Rechnungen in das Feld „Deutschland“ oder „EU & Nicht-EU“. Die KI liest die Werte aus, du prüfst und korrigierst sie; aus den bestätigten Belegen entsteht die Vorsteuer in deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Zuletzt aktualisiert: 29. Oktober 2026

Kurz gesagt

  • Ort: Menü „Ausgaben“, zwei Felder: „Deutschland“ und „EU & Nicht-EU“.
  • Dateien: PDF, JPG, PNG, GIF, BMP, WebP, TIFF und XML, mehrere gleichzeitig.
  • Prüfung: Nach dem Lesen zeigt VAT GPT „Erfolgreich“, „Benötigt Überprüfung“ oder „Fehlgeschlagen“.
  • Kontingent: Im Tarif Free liest die KI bis zu 100 Rechnungen pro Monat, Pro hat unbegrenzte KI-Rechnungen.

Wie lade ich Belege Schritt für Schritt hoch?

  1. Öffne im Menü „Ausgaben“.
  2. Wähle unter „Meldezeitraum auswählen“ den „Inlands-USt-Zeitraum“ (Monatlich, Vierteljährlich oder Jährlich) und den Monat beziehungsweise das „USt-Quartal“.
  3. Ziehe die Rechnungen in das Feld „Deutschland“, wenn der Lieferant in Deutschland sitzt, sonst in „EU & Nicht-EU“. Alternativ klickst du auf „Dateien auswählen“; mehrere Dateien wählst du mit Strg/Cmd+Klick.
  4. Warte, bis „Verarbeitung abgeschlossen“ erscheint. Dort steht, wie viele Belege „Erfolgreich“, „Benötigt Überprüfung“ oder „Fehlgeschlagen“ sind.
  5. Öffne Belege mit „Benötigt Überprüfung“, prüfe die Werte im Fenster „Rechnung bearbeiten“ und klicke auf „Änderungen speichern“.
  6. Kontrolliere die „USt-Zusammenfassung (Ausgaben)“ und die „Länderaufschlüsselung“.

Das heißt für dich: Du entscheidest beim Hochladen nur Zeitraum und Feld; Datum, Beträge, Steuersatz, Land und Kategorie liest die KI.

Welche Dateien nimmt VAT GPT an?

PDF, JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WebP, TIFF und XML. Ein ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung liest VAT GPT direkt aus den strukturierten Daten, ohne KI, wenn diese brauchbar sind. Eine bereits hochgeladene Datei lehnt VAT GPT als Duplikat ab; bei einem nicht unterstützten Dateityp erscheint ein Hinweis.

Das heißt für dich: Fotos vom Handy genügen, eine E-Rechnung als XML ebenfalls.

Was bedeutet „Benötigt Überprüfung“?

VAT GPT markiert einen Beleg, wenn die KI sich bei den Werten nicht sicher ist oder die erkannte Steuerart nicht zum gewählten Feld passt. Im Fenster „Rechnung bearbeiten“ siehst du das Dokument und die erkannten Werte nebeneinander und korrigierst, was abweicht.

Das heißt für dich: Prüfe vor allem diese markierten Belege; was „Erfolgreich“ ist, solltest du trotzdem stichprobenartig ansehen.

Wie finde ich hochgeladene Belege wieder?

Unter „Hochgeladene Dokumente“ suchst du mit „Dokumente durchsuchen...“ und sortierst nach Name, Datum, Land oder Kategorie. Mit „Alle auswählen“ und „Auswahl aufheben“ markierst du mehrere Belege gleichzeitig.

Das heißt für dich: Alle Belege eines Zeitraums liegen an einem Ort und lassen sich später für den Steuerberater exportieren.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Rechnungen und Buchungsbelege sind nach § 147 AO aufzubewahren; die Fristen erklärt Belege aufbewahren. Den Vorsteuerabzug regelt § 15 UStG.

Das heißt für dich: VAT GPT speichert deine Belege im Konto; die Aufbewahrungspflicht bleibt deine.

So hilft dir VAT GPT dabei

  1. Hochladen: Du lädst deine Ausgabenbelege hoch.
  2. Prüfen: Du kontrollierst die ausgelesenen Werte und bestätigst sie.
  3. Senden: Die bestätigten Ausgaben fließen in Voranmeldung und EÜR; mit VAT GPT Pro sendest du sie über ELSTER.

Es gibt Free (KI liest bis zu 100 Rechnungen pro Monat), Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen) und Pro (unbegrenzt). Jetzt kostenlos testen

Keine Steuerberatung: Die Inhalte ersetzen keine individuelle Beratung.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn mein KI-Kontingent aufgebraucht ist? VAT GPT zeigt, dass das monatliche Kontingent kostenloser KI-Rechnungen aufgebraucht ist; mit Pro verarbeitest du unbegrenzt viele.

Kann ich einen Beleg nachträglich ändern? Ja, über „Rechnung bearbeiten“ und „Änderungen speichern“.

Wohin gehören Rechnungen aus dem EU-Ausland? In das Feld „EU & Nicht-EU“.

Wie prüfe ich, ob die Vorsteuer stimmt? In der „USt-Zusammenfassung (Ausgaben)“; die Regeln zum Abzug erklärt Vorsteuerabzug: Voraussetzungen.

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Quellen