Wie erstelle ich in VAT GPT einen Datenexport für meinen Steuerberater?
Du öffnest im Kontomenü „Einstellungen“, klickst bei „Datenexport“ auf „Datenexport erstellen“, wählst Jahr und Zeitraum und klickst auf „Exportieren“. Du erhältst eine ZIP-Datei mit deinen Belegen, Übersichtstabellen und einer DATEV-Datei.
Zuletzt aktualisiert: 29. Oktober 2026
Kurz gesagt
- Ort: Kontomenü, „Einstellungen“, Abschnitt „Datenexport“, Schaltfläche „Datenexport erstellen“.
- Auswahl: „Jahr“ oder „Alle Jahre“, dazu „Zeitraum“: Jährlich, Quartal oder Monat.
- Inhalt: Originalbelege nach Jahr, Quartal und Monat, je eine Übersichtstabelle (CSV) für Einnahmen und Ausgaben, DATEV-Buchungsstapel (CSV-Datei „EXTF_Buchungsstapel“), deine hochgeladenen CSV-Berichte und eine LIESMICH.txt.
- Dauer: Der Export kann einige Minuten dauern.
Wie erstelle ich den Export Schritt für Schritt?
- Öffne im Kontomenü „Einstellungen“.
- Klicke im Abschnitt „Datenexport“ auf „Datenexport erstellen“.
- Wähle das „Jahr“ oder „Alle Jahre“.
- Wähle den „Zeitraum“: „Jährlich“, „Quartal“ oder „Monat“, bei Quartal und Monat zusätzlich das Quartal beziehungsweise den Monat.
- Trage unter „DATEV-Einstellungen“ die „Beraternummer“ (4 bis 7 Ziffern) und die „Mandantennummer“ (1 bis 5 Ziffern) ein, wähle den „Kontenrahmen“ (SKR03 oder SKR04) und setze „Sachkontenlänge“ und „Beginn Wirtschaftsjahr“.
- Klicke auf „Exportieren“.
- Warte, bis „Ihr Export … wurde heruntergeladen.“ erscheint, und gib die ZIP-Datei an deinen Steuerberater weiter.
Das heißt für dich: Einmal eingerichtet, brauchst du für jeden Zeitraum nur Jahr und Zeitraum zu wählen.
Was steht in der ZIP-Datei?
Die ZIP enthält deine Einnahmen- und Ausgabenbelege als Originaldateien, sortiert nach Jahr, Quartal und Monat. Dazu je eine Übersichtstabelle (CSV) für Einnahmen und Ausgaben mit Datum, Brutto, Netto, USt, Währung, Belegdatei und Land des Geschäftspartners. Bei „Alle Jahre“ liegt je Jahr eine DATEV-Buchungsstapel-Datei bei. Außerdem sind deine hochgeladenen CSV-Berichte, etwa von Amazon und eBay, und eine LIESMICH.txt mit Zeitraum, Anzahl und Hinweisen enthalten.
Das heißt für dich: Dein Steuerberater bekommt Belege und Zahlen in einem Paket; die Aufbewahrungspflichten für Belege nach § 147 AO bleiben deine. Seit 2025 gilt nach § 147 Abs. 3 AO für Buchungsbelege eine Frist von acht Jahren, für Bücher und Aufzeichnungen von zehn.
Was muss ich über die DATEV-Datei wissen?
Die Datei lässt sich laut VAT GPT direkt in DATEV Rechnungswesen importieren. Die Kontenzuordnung ist ein Vorschlag, den du mit deinem Steuerberater bestätigst. Kennst du Berater- und Mandantennummer nicht, lässt du 9999 und 1 stehen und trägst die Werte später nach. Belege ohne Nettobetrag und Belege in Fremdwährung bucht VAT GPT nicht; sie liegen in der ZIP, und du trägst sie manuell nach.
Das heißt für dich: Prüfe die Warnungen im Export und besprich Konten und Fremdwährungsbelege vorher mit dem Steuerberater. Zur OSS-Meldung mit DATEV siehe OSS-Meldung und DATEV-Export.
Kostet der Datenexport etwas?
Der Datenexport ist in den Einstellungen verfügbar und nicht als Pro-Funktion gekennzeichnet.
Das heißt für dich: Du kannst ihn auch im Tarif Free nutzen.
So hilft dir VAT GPT dabei
- Hochladen: Du lädst Belege und Berichte in dein Konto hoch.
- Prüfen: Du kontrollierst die Werte und die Warnungen im Export.
- Senden: Du exportierst die ZIP-Datei und gibst sie an deinen Steuerberater weiter.
Es gibt Free, Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen) und Pro. Jetzt kostenlos testen
Keine Steuerberatung: Die Inhalte ersetzen keine individuelle Beratung.
Häufige Fragen
Kann ich alle Jahre auf einmal exportieren? Ja, wähle bei „Jahr“ die Option „Alle Jahre“.
Welchen Kontenrahmen soll ich wählen? Den, den dein Steuerberater nutzt: SKR03 oder SKR04. Frage ihn vorher.
Was sind Beraternummer und Mandantennummer? Nummern, mit denen DATEV Beraterkanzlei und Mandant zuordnet; du bekommst sie von deinem Steuerberater.
Welche Unterlagen soll ich dem Steuerberater noch geben? Eine Übersicht liefert Amazon- und eBay-Unterlagen für den Steuerberater.