Fahrtkosten in der EÜR absetzen: Betriebsfahrten, Pendelweg und Dienstreisen

Das Wichtigste in Kürze

• Grundregel: Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). In der EÜR zählt der Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 3 EStG).
• Pendelweg zur Betriebsstätte: nicht in voller Höhe, sondern abgegolten über die Entfernungspauschale: ab 2026 0,38 Euro für jeden vollen Entfernungskilometer (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG); für 2025 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro für jeden weiteren (Anleitung zur Anlage EÜR 2025, Zeile 73).
• Verpflegung bei Abwesenheit: 28 Euro bei 24 Stunden, 14 Euro am An- und Abreisetag mit Übernachtung, 14 Euro bei mehr als 8 Stunden ohne Übernachtung (§ 9 Abs. 4a EStG).
• Firmenwagen mit Privatnutzung: bei mehr als 50 Prozent betrieblicher Nutzung 1 Prozent des Listenpreises je Monat oder tatsächliche Kosten mit ordnungsgemäßem Fahrtenbuch (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG).
• Belege: Buchungsbelege bewahrst du acht Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO).

Welche Fahrtkosten sind Betriebsausgaben?

Die Frage ist immer, ob der Betrieb die Fahrt veranlasst hat. Dann gehören die Aufwendungen dazu in die Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG). Typische Fälle sind Fahrten zu Kunden und Lieferanten, zur Post, zum Großhändler oder zur Messe. Als Beleg dienen zum Beispiel Tankquittungen, Werkstatt- und Leasingrechnungen, Bahn- oder Flugtickets und Hotelrechnungen. Wie du die Summe in die Anlage EÜR bringst, steht in EÜR ausfüllen; welche weiteren Posten du erfassen kannst, in der Liste der Betriebsausgaben.

Für Arbeitnehmer nennt § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG pauschale Kilometersätze, nämlich die höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz. Für Selbstständige nennt § 4 EStG keinen solchen Kilometersatz. Die Finanzverwaltung lässt für die betriebliche Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs (nicht im Betriebsvermögen) pauschal 0,30 Euro für jeden vollen gefahrenen Kilometer oder die anteiligen tatsächlichen Kosten zu (Anleitung zur Anlage EÜR 2025, Zeile 71); für den Weg zur Betriebsstätte gilt stattdessen die Entfernungspauschale.

Weg zwischen Wohnung und Betriebsstätte

Für die Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte gilt eine eigene Regel: Du darfst diese Aufwendungen nur nach den folgenden Sätzen des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG ansetzen. Zur Abgeltung wird § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG entsprechend angewendet. Dort steht:

• Satz je Kilometer: 0,38 Euro für jeden vollen Kilometer der Entfernung, höchstens 4.500 Euro im Kalenderjahr (Gesetzesfassung ab 2026; für 2025 galten 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer).
• Eigener Pkw: Ein höherer Betrag als 4.500 Euro ist anzusetzen, wenn ein eigener oder zur Nutzung überlassener Kraftwagen benutzt wird.
• Entfernung: maßgebend ist die kürzeste Straßenverbindung.
• Tage: Die Pauschale gilt für jeden Arbeitstag, an dem die Tätigkeitsstätte aufgesucht wird. Wie du „Arbeitstag“ bei einer Selbstständigkeit mit einer Betriebsstätte zählst, klärst du im Zweifel mit deinem Finanzamt.

Beispiel: 12 Kilometer einfache Strecke und 200 Tage im Jahr ergeben 12 × 0,38 Euro × 200 = 912 Euro. Die Rechnung gilt ab 2026; für 2025 ergibt sich 12 × 0,30 Euro × 200 = 720 Euro. Beide Rechnungen sind Zahlenbeispiele zur genannten Regel, kein Gesetzestext.

Nutzt du ein betriebliches Kraftfahrzeug und setzt die private Nutzung mit der 1-Prozent-Regel an, enthält § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 Satz 3 EStG eine eigene Rechenvorschrift: Die Aufwendungen mindern den Gewinn nicht in Höhe des positiven Unterschiedsbetrags zwischen 0,03 Prozent des inländischen Listenpreises (je Kalendermonat und Entfernungskilometer) und dem Betrag der Entfernungspauschale. Lass diesen Fall am besten durchrechnen.

Dienstreise: Verpflegung und Übernachtung

Bist du vorübergehend von deiner Wohnung und dem Mittelpunkt deiner betrieblichen Tätigkeit entfernt betrieblich tätig, sind die Mehraufwendungen für Verpflegung nach § 9 Abs. 4a EStG abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG). Die Pauschalen:

Der Abzug ist auf die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Bei einer Tätigkeit im Ausland gelten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge. Hotelkosten und Fahrkarten setzt du dagegen mit den tatsächlichen Beträgen an, weil sie durch den Betrieb veranlasst sind.

Firmenwagen mit Privatnutzung: 1-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch

Wird ein Kraftfahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, ist die private Nutzung für jeden Kalendermonat mit 1 Prozent des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG). Alternativ kannst du die private Nutzung mit den tatsächlich auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen ansetzen, wenn du die gesamten Fahrzeugkosten durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweist (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG). Für Elektro- und Hybridfahrzeuge gelten in dieser Vorschrift Sonderregeln. Wie die Privatnutzung in deiner EÜR erscheint, besprichst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Häufige Fehler

• Den Pendelweg wie eine Betriebsfahrt voll ansetzen. Für Wohnung und Betriebsstätte gilt die Entfernungspauschale.
• Ein Fahrzeug privat und betrieblich nutzen, ohne die Privatnutzung zu erfassen. Bei mehr als 50 Prozent betrieblicher Nutzung brauchst du die 1-Prozent-Regel oder ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 und 3 EStG); bei geringerer betrieblicher Nutzung gilt die 1-Prozent-Regel nicht, dann klärst du mit deiner Steuerberatung, wie du den privaten Anteil ermittelst.
• Verpflegungspauschalen ohne Abwesenheitszeiten. Die Pauschale hängt von der Dauer der Abwesenheit und von der Übernachtung ab; halte Beginn und Ende der Reise fest.
• Belege nicht aufbewahren. Buchungsbelege bewahrst du acht Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO); die Fristen erklärt Belege aufbewahren: Fristen.
• Reisekosten dem falschen Jahr zuordnen. In der EÜR zählt, wann du die Ausgabe leistest; siehe Buchhaltung für Kleinunternehmer.

So geht's mit VAT GPT

Deine Fahrtbelege lädst du in VAT GPT als PDF, Foto oder XML-Datei hoch. Die KI liest Datum, Beträge, Umsatzsteuer, Währung und Land aus und ordnet den Beleg einer von 29 Ausgabenkategorien zu, darunter Fahrzeugkosten, Hotel auf Geschäftsreisen und Verpflegungspauschale. Du prüfst und bestätigst das Ergebnis. Aus den Ausgaben erstellt VAT GPT deine EÜR.

Danach geht es in drei Schritten weiter:

1. Dateien hochladen: deine Amazon- oder eBay-CSV-Berichte und deine Rechnungen. Die KI liest Beträge, Länder und Steuersätze aus.
2. Ergebnis prüfen: VAT GPT schlüsselt die Umsatzsteuer für Deutschland und die EU (OSS) auf und erstellt die Voranmeldung – monatlich oder vierteljährlich. Du prüfst und bestätigst.
3. Senden: mit VAT GPT Pro über ELSTER direkt ans Finanzamt.

Mit Go nutzt du 30 Tage lang alle Pro-Funktionen kostenlos. VAT GPT kennenlernen oder gleich ein Konto erstellen.

Was VAT GPT nicht macht

• VAT GPT ist keine Steuerberatung.
• VAT GPT führt kein Fahrtenbuch und berechnet in der EÜR keine Entfernungspauschale für den Weg zur Betriebsstätte: Kilometer und Tage trägst du selbst zusammen.
• VAT GPT ist kein Archiv, das Belege nach den GoBD ablegt; das erklärt GoBD: digitale Belege.

Was kostet VAT GPT?

Free (Grundfunktionen, kostenlos), Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen), Pro 49 € pro Monat oder 444 € pro Jahr, jeweils inkl. MwSt.

Häufige Fragen

Sind Fahrtkosten in der EÜR Betriebsausgaben? Ja, soweit der Betrieb sie veranlasst hat (§ 4 Abs. 4 EStG). Für den Weg zwischen Wohnung und Betriebsstätte gilt die Entfernungspauschale (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG).

Wie hoch ist die Entfernungspauschale? Ab 2026 0,38 Euro für jeden vollen Kilometer der Entfernung, höchstens 4.500 Euro im Kalenderjahr; mit eigenem Pkw ist ein höherer Betrag anzusetzen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG, entsprechend angewendet). Für 2025: 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer (Anleitung zur Anlage EÜR 2025).

Welche Verpflegungspauschalen gibt es? 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro am An- und Abreisetag mit Übernachtung, 14 Euro bei mehr als 8 Stunden ohne Übernachtung (§ 9 Abs. 4a EStG).

Brauche ich ein Fahrtenbuch? Bei einem Fahrzeug, das zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird: nur wenn du die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs nicht mit 1 Prozent des Listenpreises, sondern mit den tatsächlich auf die Privatfahrten entfallenden Kosten ansetzen willst (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG).

Wie lange hebe ich Fahrtbelege auf? Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).

Weiterlesen

• EÜR ausfüllen: Anlage EÜR mit ELSTER
• EÜR: Betriebsausgaben-Liste
• EÜR: Abschreibung und GWG
• Belege aufbewahren: Fristen

Keine Steuerberatung: Die Inhalte ersetzen keine individuelle Beratung.

Quellen

• § 4 EStG
• § 6 EStG
• § 9 EStG
• § 147 AO
• ELSTER: Anleitung zur Anlage EÜR 2025