Wie erstelle ich in VAT GPT eine Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung?

Du öffnest auf der Seite „Einnahmen“ in der Karte „Tipps“ den Eintrag „Rechnung erstellen“, füllst die Pflichtangaben aus und klickst auf „PDF herunterladen“ (ZUGFeRD) oder „XML herunterladen“ (XRechnung). Die Rechnungserstellung ist im Tarif Free enthalten.

Zuletzt aktualisiert: 29. Oktober 2026

Kurz gesagt

  • Ort: Seite „Einnahmen“, Karte „Tipps“, Eintrag „Rechnung erstellen“.
  • Format: Bei „Format“ wählst du „ZUGFeRD (PDF)“ oder „XRechnung (XML)“.
  • Prüfung: Fehlt eine Pflichtangabe, markiert der Editor das Feld und nennt, was fehlt.
  • Speichern: Mit „Speichern“ bleibt die Rechnung in deinem Konto und zählt in deinen Einnahmen.

Wie öffne ich den Rechnungseditor?

Gehe im Menü auf „Einnahmen & OSS“. In der Karte „Tipps“ ist „Rechnung erstellen“ der erste Eintrag. Ein Klick öffnet den Editor mit einer leeren Rechnung. Oben führt „Zurück zu Einnahmen“ wieder zurück.

Das heißt für dich: Du brauchst kein zusätzliches Programm, der Editor läuft im selben Konto wie deine Steuern.

Wie erstelle ich die Rechnung Schritt für Schritt?

  1. Öffne „Rechnung erstellen“ in der Karte „Tipps“.
  2. Trage über „Ihre persönlichen Daten“ Name oder Firma und Adresse ein.
  3. Trage über „Ihre Steuerdaten“ deine Steuernummer oder USt-IdNr. ein.
  4. Trage über „Ihre Zahlungsmethode“ deine IBAN ein.
  5. Trage den Kunden über „Kundendetails“ ein: Name und vollständige Adresse.
  6. Fülle auf der Rechnung Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum und mindestens eine Position mit Beschreibung und Betrag aus. Weitere Zeilen legst du mit „Position hinzufügen“ an.
  7. Trage ein Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen ein.
  8. Wähle bei „Format“ „ZUGFeRD (PDF)“ oder „XRechnung (XML)“. Bei Bedarf stellst du „Rechnungssprache“ (Deutsch oder Englisch) und „Währung“ um.
  9. Klicke auf „PDF herunterladen“ beziehungsweise bei XRechnung auf „XML herunterladen“.
  10. Klicke auf „Speichern“.

Das heißt für dich: Die Punkte 2, 3, 5 und 6 decken Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG ab; Pflicht sind außerdem Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. IBAN und Zahlungsziel verlangt § 14 UStG nicht, der Editor fragt sie für die E-Rechnung ab.

Was ist bei der XRechnung anders?

Bei „XRechnung (XML)“ erscheint zusätzlich das Feld „Käuferreferenz (Leitweg-ID)“ mit dem Hinweis „Erforderlich für XRechnung“. Bei einer Behörde trägst du dort die echte Leitweg-ID ein. Für die XRechnung brauchst du außerdem die E-Mail-Adresse des Kunden unter „Kundendetails“. Eine XRechnung enthält keine PDF-Ansicht; zum Lesen nutzt du einen Viewer, etwa den der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de.

Das heißt für dich: Für Behörden brauchst du die Leitweg-ID, für Geschäftskunden meist nicht; die Details stehen in XRechnung erstellen, Schritt für Schritt.

Was passiert, wenn eine Angabe fehlt?

Der Editor zeigt „Bitte ausfüllen:“ und listet, was fehlt, zum Beispiel „Ihr Name & Ihre Adresse“, „Name & Adresse des Kunden“, „Rechnungsnummer“, „Ausstellungsdatum“, „mindestens eine Position mit Beschreibung und Betrag“ oder „eine Zahlungsmethode (IBAN)“. Vergibst du eine Rechnungsnummer doppelt, erscheint „Bereits vergeben. Vorschlag:“. Erst wenn alles ausgefüllt ist, erzeugt der Editor die Datei.

Das heißt für dich: Ohne die Pflichtfelder lädt der Editor keine Datei herunter; ob Leistungsbeschreibung, Steuersatz und ein nötiger Befreiungshinweis stimmen, prüfst du selbst.

Wo finde ich meine Rechnungen später?

Gespeicherte Rechnungen erscheinen in deinen Einnahmen und fließen dort in die Umsatzsteuer-Voranmeldung ein. Über die Einnahmen öffnest du sie wieder im Editor oder lädst sie erneut herunter. Den Status stellst du im Editor mit „Bezahlt“ oder „Unbezahlt“ ein.

Das heißt für dich: Eine einmal erstellte Rechnung musst du nicht zusätzlich in die Steuer eintragen.

So hilft dir VAT GPT dabei

  1. Ausfüllen: Du trägst Absender, Kunde, Positionen und Format im Editor ein.
  2. Prüfen: Der Editor prüft die Pflichtangaben vor dem Download und markiert, was fehlt.
  3. Senden: Du lädst PDF oder XML herunter und sendest die Rechnung an deinen Kunden; „Speichern“ legt sie in deinem Konto ab.

Es gibt Free (Rechnungserstellung inklusive), Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen) und Pro. Jetzt kostenlos testen

Keine Steuerberatung: Die Inhalte ersetzen keine individuelle Beratung.

Häufige Fragen

Kostet das Erstellen von Rechnungen in VAT GPT etwas? Nein, die Rechnungserstellung (ZUGFeRD und XRechnung) gehört zum Tarif Free.

Welches Format soll ich wählen, ZUGFeRD oder XRechnung? ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Daten und für die meisten Geschäftskunden gut lesbar; XRechnung ist eine reine XML-Datei, die vor allem Behörden verlangen. Den Vergleich findest du unter XRechnung oder ZUGFeRD.

Muss ich die Leitweg-ID immer ausfüllen? Nur bei Rechnungen an Behörden. Bei einem Geschäftskunden brauchst du nichts zu ändern.

Wie erstelle ich die Rechnung als Kleinunternehmer? Die Besonderheiten erklärt Rechnung als Kleinunternehmer schreiben.

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Quellen