Buchhaltung für Amazon-Händler: Worauf bei der Software achten

Als Amazon-Händler brauchst du Software, die den Amazon-Umsatzsteuer-Transaktionsbericht (AVTR) einliest, Amazon-Gebühren als Ausgaben verbucht und aus denselben Zahlen Umsatzsteuer und Gewinn ermittelt. Wie viel Buchhaltung du führen musst, hängt von Rechtsform, Umsatz und Gewinn ab; unterhalb der Grenzen genügt in der Regel die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026

Kurz gesagt

Datenquelle: Der AVTR steht laut Amazon am dritten Tag des Folgemonats bereit; Gebühren des Vormonats stehen im Folgemonat.
Gewinn: Wer nicht buchführungspflichtig ist, ermittelt ihn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 3 EStG).
Aufbewahrung: Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).

Was muss meine Buchhaltungssoftware können?

Das hängt davon ab, was du abgeben und aufbewahren musst. Die Übersicht:

Aufgabe	Was das Gesetz verlangt
Umsätze aufzeichnen	Aufzeichnungen zur Feststellung der Steuer; die Entgelte sind getrennt nach Steuersätzen und steuerfreien Umsätzen auszuweisen (§ 22 Abs. 1 und 2 UStG)
Umsatzsteuer-Voranmeldung	Elektronisch bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 Abs. 1 UStG)
Gewinn ermitteln	Einzelunternehmer und Personengesellschaften, die keine Handelsgesellschaft sind (etwa eine GbR): Bücher bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz oder 80.000 Euro Gewinn und Hinweis des Finanzamts (§ 141 AO); darunter ist die EÜR möglich (§ 4 Abs. 3 EStG). Einzelkaufleute über den Werten des § 241a HGB führen Bücher auch ohne Hinweis des Finanzamts, Handelsgesellschaften wie OHG, KG, GmbH und UG immer (§ 140 AO, § 238 HGB)
Belege aufbewahren	Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO)

Der Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr; betrug die Steuer des Vorjahres mehr als 9.000 Euro, ist es der Kalendermonat (§ 18 Abs. 2 UStG). Deine Software sollte beide Rhythmen beherrschen. Für Einzelkaufleute enthält das Handelsgesetzbuch eine Befreiung von der Buchführungspflicht: Wer an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweist, braucht die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden (§ 241a HGB). Ob das auf dich zutrifft, klärst du mit deinem Steuerberater. Zur EÜR: EÜR Vorlage: Einnahmenüberschussrechnung in ELSTER erstellen und senden.

Welche Amazon-Daten brauche ich? Der Transaktionsbericht

Die Zahlen deiner Amazon-Verkäufe stehen im Amazon-Umsatzsteuer-Transaktionsbericht (AVTR). Laut Amazon enthält er Verkäufe, Erstattungen, Rücksendungen, Inbound-Sendungen und die Amazon-Servicegebühren der europäischen Marktplätze. Das sollte deine Software damit können:

Einlesen: Du lädst den Bericht in Seller Central als CSV oder TXT herunter. Pro Bericht sind höchstens 93 aufeinanderfolgende Tage möglich; für längere Zeiträume erstellst du mehrere Berichte.
Richtiger Monat: Eine Bestellung vom 31. Januar, die am 1. Februar versendet wird, steht laut Amazon im Februar-Bericht. Die Software muss sich nach dem Abschlussdatum richten, nicht nach dem Bestelldatum.
Gebühren als Ausgaben: Gebühren sind Betriebsausgaben und keine Umsätze. Im Bericht sind sie als Zeilen mit SALES_CHANNEL = AMAZON_FEE gekennzeichnet und erscheinen im Bericht des Folgemonats.
Mehrere Länder: Der Bericht deckt europäische Marktplätze ab, darunter amazon.de, amazon.fr, amazon.it und amazon.es. Die Software muss die Umsätze nach Ländern trennen, damit du Deutschland und die EU (OSS) richtig meldest.
Lücken erkennen: Fehlen Umsatzsteuer-Werte, ist laut Amazon möglicherweise der Umsatzsteuer-Berechnungsservice (VCS) nicht aktiv; er füllt keine Daten für die Vergangenheit.

Amazon weist selbst darauf hin, dass du für die Richtigkeit der Daten verantwortlich bist, die du für Berichte und Steuerzwecke verwendest. Wie du aus dem Bericht die Voranmeldung baust, steht in Umsatzsteuer-Voranmeldung aus dem Amazon-Transaktionsbericht (AVTR), die OSS-Seite in OSS für Amazon-Verkäufer: Was bei EU-Verkäufen gilt.

Worauf achte ich bei der Auswahl der Software?

Diese Fragen helfen dir beim Vergleich – ohne ein bestimmtes Programm zu nennen:

Amazon-Import: Liest die Software den Transaktionsbericht direkt ein, oder tippst du Zahlen ab und baust Tabellen?
Gebührenbuchung: Landen die Amazon-Gebühren automatisch als Ausgaben in deiner Auswertung?
Umsatzsteuer: Erstellt die Software die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Jahreserklärung und sendet sie über ELSTER, oder musst du die Werte in ein zweites Programm übertragen?
EÜR und Steuererklärungen: Kommen EÜR, Gewerbesteuer- und Einkommensteuererklärung aus denselben Zahlen?
Export für den Steuerberater: Gibt die Software Belege und Buchungen aus, zum Beispiel als DATEV-Datei?
Preis fürs Senden: Manche Programme rechnen nur, andere senden auch. Frag nach dem Preis für genau die Erklärungen, die du abgibst.
Aufbewahrung: Die Daten müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO). Prüfe, wie du an deine Daten kommst, wenn du die Software wechselst.

Ob du buchführungspflichtig bist, ob du Kleinunternehmer bist und welche Konten dein Steuerberater nutzt, entscheidet die Software nicht für dich.

Welche Fehler passieren oft?

Gebühren als Umsatz zählen. Amazon-Gebühren sind Ausgaben; werden sie als Verkäufe verbucht, ist der Umsatz zu hoch.
Nach dem Bestelldatum buchen. Amazon ordnet nach dem Abschlussdatum zu; ein Verkauf zählt zum Monat des Versands.
Den Gebührenmonat verwechseln. Gebühren eines Monats erscheinen im Bericht des Folgemonats.
Mehr als 93 Tage in einem Bericht anfordern. Das geht nicht; erstelle mehrere Berichte.
Belege nicht aufbewahren. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO); die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).
Die Software nach dem Preis wählen. Fehlt dir die Umsatzsteuer oder die EÜR, brauchst du ein zweites Programm.

So hilft dir VAT GPT dabei

Du verkaufst bei Amazon und willst Umsatzsteuer, EÜR und Steuererklärungen aus einem Konto? So arbeitest du mit VAT GPT in drei Schritten:

Hochladen: deinen Amazon-Transaktionsbericht als CSV und deine Rechnungen. Die KI liest Beträge, Länder und Steuersätze aus; VAT GPT schlüsselt die Umsatzsteuer für Deutschland und die EU (OSS) auf. Amazon-Gebührenzeilen verbucht VAT GPT als Ausgaben.
Prüfen: Du prüfst und bestätigst die Werte. VAT GPT ordnet deine Einnahmen und Ausgaben Kategorien zu und zeigt dir für jeden Zeitraum deinen Gewinn oder Verlust.
Senden: mit VAT GPT Pro über ELSTER ans Finanzamt: Umsatzsteuer-Voranmeldung (monatlich oder vierteljährlich), Umsatzsteuer-Jahreserklärung, EÜR, Gewerbesteuer- und Einkommensteuererklärung.

Dazu kommen die OSS-Meldung und E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung. Für deinen Steuerberater gibt es in den Einstellungen einen Datenexport: Belege als Originaldateien nach Jahr, Quartal und Monat, Übersichtstabellen als CSV und eine DATEV-Buchungsstapel-Datei; die Kontenzuordnung ist ein Vorschlag, den du mit deinem Steuerberater abstimmst. Es gibt Free (Grundfunktionen, kostenlos), Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen) und Pro (49 € pro Monat oder 444 € pro Jahr, jeweils inkl. MwSt.). Das Senden an ELSTER gehört zu Pro. Jetzt kostenlos testen

Häufige Fragen

Brauche ich als Amazon-Händler eine Buchhaltungssoftware? Nicht zwingend, aber bei vielen Transaktionen lohnt sie sich: Der Transaktionsbericht liefert viele Zeilen, die du kaum von Hand verarbeitest. Gesetzlich musst du Aufzeichnungen zur Feststellung der Umsatzsteuer führen (§ 22 UStG).

Welche Buchführung ist für Amazon-Händler Pflicht? Gewerbliche Einzelunternehmer und Personengesellschaften, die keine Handelsgesellschaft sind (etwa eine GbR), müssen Bücher führen, wenn sie mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr hatten und das Finanzamt sie darauf hingewiesen hat (§ 141 Abs. 1 und 2 AO). Darunter können sie den Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln (§ 4 Abs. 3 EStG). Einzelkaufleute über den Werten des § 241a HGB führen Bücher auch ohne Hinweis des Finanzamts, Handelsgesellschaften wie OHG, KG, GmbH und UG immer (§ 140 AO, § 238 HGB).

Wo bekomme ich den Amazon-Transaktionsbericht? In Seller Central unter Berichte, Versand durch Amazon, im Abschnitt Steuern, Amazon Umsatzsteuer-Transaktionsbericht. Du wählst den Zeitraum (höchstens 93 Tage) und forderst den Download als CSV oder TXT an.

Wann ist der Transaktionsbericht verfügbar? Laut Amazon am dritten Tag des Folgemonats. Der Bericht für Dezember 2025 stand zum Beispiel am 3. Januar 2026 bereit.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren? Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, die sonstigen Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).

Kann ich die Buchhaltung für Amazon kostenlos machen? VAT GPT hat einen Tarif Free für die Grundfunktionen; das Senden von Umsatzsteuer-Voranmeldung, EÜR und Steuererklärungen über ELSTER gehört zu Pro, und mit Go nutzt du Pro 30 Tage lang kostenlos.

Kann ich die Daten an meinen Steuerberater geben? Ja: VAT GPT hat einen Datenexport mit einer DATEV-Buchungsstapel-Datei; die Kontenzuordnung ist ein Vorschlag, den du mit deinem Steuerberater abstimmst.

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