Einnahmenüberschussrechnung als Excel-Vorlage: Das muss die Tabelle enthalten

Eine Excel-Tabelle kann die Zahlen für deine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) sammeln und summieren, übermitteln kannst du sie nicht: Die EÜR ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch ans Finanzamt zu übermitteln (§ 60 Abs. 4 EStDV). Damit deine Tabelle am Jahresende zur Anlage EÜR passt, braucht sie fünf Blätter: Einnahmen, Ausgaben, Anlagen, Entnahmen und Einlagen sowie eine Summenübersicht.

Zuletzt aktualisiert: 26. Oktober 2026

Das Wichtigste in Kürze

Gewinn: Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 3 EStG).
Zeitpunkt: Einnahmen beim Zufluss, Ausgaben beim Abfluss.
Pflicht-Verzeichnisse: Anlagegüter, GWG über 250 Euro, Entnahmen und Einlagen sowie bestimmte Ausgaben gehören in eigene Aufzeichnungen.
Abgabe: elektronisch, nicht als Excel-Datei.
Umsatzsteuer: Als Regelbesteuerter brauchst du Netto, Umsatzsteuer und Brutto; als Kleinunternehmer genügt der Bruttobetrag.

Gibt es eine amtliche Vorlage?

Die amtliche Vorlage ist die Anlage EÜR. Du füllst sie in ELSTER oder in einer Software aus und übermittelst sie elektronisch; Papier ist nur in Härtefällen zulässig. Eine eigene Excel-Tabelle ist keine Vorlage des Finanzamts, sondern ein Hilfsmittel, mit dem du deine Zahlen so ordnest, dass du sie später in die Zeilen der Anlage EÜR übertragen kannst. Wie die Abgabe in ELSTER funktioniert, steht in EÜR-Software und Anlage EÜR in ELSTER.

Welche Blätter braucht die Tabelle?

Blatt	Inhalt
Einnahmen	jede Betriebseinnahme mit dem Datum des Zahlungseingangs
Ausgaben	jede Betriebsausgabe mit dem Datum der Zahlung
Anlagen	Verzeichnis der Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens
Entnahmen und Einlagen	private Entnahmen und Einlagen, gesondert aufgezeichnet
Übersicht	Summen je Kategorie, passend zu den Zeilen der Anlage EÜR

Welche Spalten gehören in Einnahmen und Ausgaben?

Betriebseinnahmen erfasst du grundsätzlich im Zeitpunkt des Zuflusses, Betriebsausgaben grundsätzlich im Zeitpunkt des Abflusses (§ 11 EStG). Das Datum der Zahlung ist daher die wichtigste Spalte, nicht das Rechnungsdatum.

Spalte	Warum
Zahlungsdatum	Zufluss oder Abfluss entscheidet über das Jahr
Belegnummer	verbindet die Zeile mit dem Beleg
Gegenpartei und Text	wofür der Betrag geflossen ist
Kategorie	Summe je Zeile der Anlage EÜR
Netto, Umsatzsteuer, Brutto	als Regelbesteuerter: Netto in die Einnahmen- und Ausgabenzeilen, Umsatzsteuer und Vorsteuer in eigene Zeilen
Betrieblicher Anteil	bei gemischten Aufwendungen zählt nur der betrieblich veranlasste Anteil

Kleinunternehmer brauchen keine Umsatzsteuerspalte: Sie tragen ihre Einnahmen mit dem tatsächlich vereinnahmten Gesamtbetrag ein und geben Betriebsausgaben brutto an. Mehr dazu: EÜR als Kleinunternehmer ausfüllen. Wie Umsatzsteuer und Vorsteuer in die EÜR gehören, erklärt EÜR: Umsatzsteuer und Vorsteuer buchen.

Was gehört ins Blatt Anlagen?

Die Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens musst du in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis aufnehmen, mit dem Tag der Anschaffung oder Herstellung und den Anschaffungs- oder Herstellungskosten (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG). Geringwertige Wirtschaftsgüter mit mehr als 250 Euro gehören ebenfalls in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis (§ 6 Abs. 2 Satz 4 EStG). Spalten: Bezeichnung, Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Nutzungsdauer, Abschreibung je Jahr, Restbuchwert. Wie Abschreibung und GWG funktionieren, steht in EÜR: Abschreibung und GWG.

Was gehört ins Blatt Entnahmen und Einlagen?

Entnahmen und Einlagen sind gesondert aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 4a Satz 6 EStG). Dazu zählen nach ELSTER auch Geldentnahmen und Geldeinlagen, zum Beispiel eine privat veranlasste Abhebung vom betrieblichen Bankkonto. Spalten: Datum, Art (Entnahme oder Einlage), Betrag, Bemerkung. Mehr dazu: EÜR: Entnahmen und Einlagen.

Welche Ausgaben brauchen eigene Aufzeichnungen?

Aufwendungen für Geschenke, Bewirtung, Gästehäuser, Jagd und Fischerei, ein häusliches Arbeitszimmer sowie unangemessene Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4, 6b und 7 EStG) sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG). Für die Bewirtung verlangt das Gesetz schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass sowie zur Höhe der Aufwendungen. Lege dafür am besten eine eigene Kategorie oder ein eigenes Blatt an. Eine Übersicht der Ausgabenarten gibt EÜR: Betriebsausgaben-Liste.

Was kann Excel nicht?

Die Tabelle übermittelt nichts ans Finanzamt; dafür brauchst du ELSTER oder eine Software mit ELSTER-Anbindung.
Sie prüft nicht, ob eine Ausgabe abziehbar ist oder in welche Zeile sie gehört.
Sie rechnet Abschreibung, GWG-Grenzen und Pauschalen nur, wenn du die Formeln selbst baust und aktuell hältst.
Sie legt keine Belege ab.

Häufige Fehler

Nach Rechnungsdatum statt nach Zahlung sortieren. Maßgeblich ist der Zufluss oder Abfluss.
Privates und Betriebliches mischen. Bei gemischten Aufwendungen zählt nur der betrieblich veranlasste Anteil.
Das Anlagenverzeichnis vergessen. Es ist laufend zu führen.
Entnahmen und Einlagen nicht aufzeichnen. Sie sind gesondert aufzuzeichnen.
Die Tabelle für die Abgabe halten. Übermittelt wird die Anlage EÜR elektronisch.

So geht's mit VAT GPT

Statt Zeilen selbst zu tippen, lädst du deine Rechnungen und Belege als Foto oder PDF hoch: Die KI liest die Daten aus und kategorisiert sie, und du prüfst und bestätigst das Ergebnis. Auch Amazon- und eBay-CSV-Berichte kannst du importieren. VAT GPT ordnet deine Einnahmen und Ausgaben Kategorien zu und zeigt dir für jeden Zeitraum deinen Gewinn oder Verlust; du kannst deine Daten als ZIP-Datei mit Belegen und einer Übersichtstabelle exportieren. Die EÜR sendest du mit VAT GPT Pro über ELSTER ans Finanzamt.

Alles liegt an einem Ort: Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuer-Jahreserklärung, OSS-Meldung, EÜR, Gewerbesteuer- und Einkommensteuererklärung. Mit Go nutzt du 30 Tage lang alle Pro-Funktionen kostenlos. VAT GPT kennenlernen oder gleich ein Konto erstellen.

Was VAT GPT nicht macht

VAT GPT ist keine Steuerberatung – etwa bei der Frage, ob eine einzelne Ausgabe abziehbar ist.
VAT GPT erstellt keine Körperschaftsteuererklärung (zum Beispiel für eine GmbH oder UG).
VAT GPT erfasst keine Entnahmen und Einlagen: Die EÜR-Übersicht hat dafür keine Eingabe; die Summen für die Zeilen 106 und 107 ermittelst du selbst, zum Beispiel mit dem Blatt „Entnahmen und Einlagen“.

Was kostet VAT GPT?

Free (Grundfunktionen, kostenlos), Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen), Pro 49 € pro Monat oder 444 € pro Jahr, jeweils inkl. MwSt.

Häufige Fragen

Gibt es eine amtliche Excel-Vorlage für die EÜR? Die amtliche Vorlage ist die Anlage EÜR, die du elektronisch übermittelst. Eine Excel-Tabelle ist ein eigenes Hilfsmittel.

Kann ich die Excel-Tabelle beim Finanzamt abgeben? Die EÜR ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch zu übermitteln (§ 60 Abs. 4 EStDV). Eine Excel-Datei ist dafür nicht vorgesehen.

Welche Verzeichnisse muss ich führen? Ein Verzeichnis der Anlagegüter (§ 4 Abs. 3 Satz 5 EStG), für GWG über 250 Euro ein besonderes Verzeichnis (§ 6 Abs. 2 Satz 4 EStG) und gesonderte Aufzeichnungen für Entnahmen und Einlagen (§ 4 Abs. 4a Satz 6 EStG).

Welches Datum gehört in die Tabelle? Das Zahlungsdatum: Zufluss bei Einnahmen, Abfluss bei Ausgaben.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuerspalte? Nein. Du trägst Einnahmen mit dem vereinnahmten Gesamtbetrag und Ausgaben brutto ein.

Wo sehe ich meinen Gewinn? In der Tabelle als Summe der Einnahmen minus Summe der Ausgaben; in VAT GPT zeigt die EÜR-Übersicht den Gewinn oder Verlust.

Weiterlesen

Keine Steuerberatung: Die Inhalte ersetzen keine individuelle Beratung.