OSS-Meldung Software: Worauf es ankommt

Du suchst Software für die OSS-Meldung? Die Meldung geht in Deutschland nur elektronisch an das BZSt, über das BZStOnline-Portal: im Formular oder per CSV-Import. Passende Software sortiert Verkäufe nach Land und Steuersatz, berechnet die Steuer und liefert Zahlen oder eine Importdatei nach den BZSt-Vorgaben. Prüfen musst du das Ergebnis selbst, denn das BZSt schließt jede Haftung für den Import aus.

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026

Kurz gesagt

  • Elektronisch, zwei Wege: Alle Formulare gehen elektronisch ans BZSt; die Steuererklärung gibst du im Portal ein, wahlweise per Import (BZSt).
  • CSV-Import: aktuelle Version 2.0, Codierung UTF-8, höchstens 6000 Datenzeilen je Datei (BZStOnline-Portal, Importhilfe).
  • Verantwortung bleibt bei dir: Der Import erfolgt auf eigenes Risiko (BZStOnline-Portal, Importhilfe).

Wie wird die OSS-Meldung übermittelt?

Das BZSt schreibt vor, dass alle Formulare im Verfahren elektronisch kommen. Im BZStOnline-Portal findest du die Registrierungsanzeige, das Formular zur Änderung der Daten, das Formular zur Abmeldung und die Steuererklärung, die du wahlweise mit einer Import-Funktion ausfüllst. Das Login geht mit einem Zertifikat. Ein bereits vorhandenes Zertifikat für das BZStOnline-Portal oder das ELSTER-Portal kannst du dafür nutzen. Mehr dazu: OSS-Meldung: ELSTER oder BZSt-Portal.

Variante 1, Formular: Du trägst je Land und Steuersatz Nettoumsatz und Steuerbetrag von Hand ein. Das lohnt bei wenigen Ländern.

Variante 2, CSV-Import: Du lädst eine fertige Datei hoch. Das lohnt, sobald du in viele Länder und Steuersätze verkaufst. Die Datei muss dem Aufbau entsprechen, den das BZSt vorgibt.

Was verlangt das BZSt von der CSV-Datei?

Die Importhilfe des BZStOnline-Portals nennt diese Eckdaten:

  • Version 2.0: Seit dieser Version muss die Datei in UTF-8 codiert sein. Das frühere Encoding ISO-8859-15 wird nicht mehr unterstützt. Nullwerte sind für Steuerbemessungsgrundlagen und abweichende Umsatzsteuerbeträge nicht mehr zulässig.
  • Höchstens 6000 Datenzeilen je CSV-Datei.
  • Satzarten: Satzart 1 legt je ein Land des Verbrauchs fest, jedes Land darf nur einmal vorkommen. Weitere Satzarten gibt es nach Art des Umsatzes, zum Beispiel für Dienstleistungen (Satzart 2), für Warenlieferungen vom Inland aus (Satzart 3), für Warenlieferungen aus anderen Mitgliedstaaten (Satzart 5) und für Berichtigungen (Satzart 6).
  • Felder je Umsatzzeile: Land des Verbrauchs, Typ des Steuersatzes (STANDARD oder REDUCED), Steuersatz, Nettobetrag, Steuerbetrag. Als Dezimaltrennzeichen gilt der Punkt.
  • Steuerbetrag: Der berechnete Betrag darf höchstens um 5,00 Euro abweichen.

Das BZSt zeigt in der Importhilfe eine Beispieldatei. Für Warenlieferungen vom Inland sieht eine Zeile dort so aus: 3,BG,STANDARD,20.00,5.00,1.00 (Satzart, Land, Steuersatztyp, Steuersatz, Nettobetrag, Steuerbetrag). Ob die Datei deiner Software zu deinem Fall passt, entscheidet die Art deiner Umsätze: Warenlieferungen aus Deutschland, Lieferungen aus einem Lager in einem anderen EU-Land und Dienstleistungen haben jeweils eigene Satzarten.

Checkliste: Was sollte eine Software für die OSS-Meldung können?

  1. Umsätze nach Land und Steuersatz aufschlüsseln. Das BZSt verlangt die Angaben getrennt je EU-Mitgliedstaat und nach Steuersätzen.
  2. Nettobeträge und Steuer in Euro ausweisen. Fremdwährungen werden mit dem EZB-Kurs des letzten Tages des Besteuerungszeitraums umgerechnet.
  3. Inland und OSS trennen. Inlandsumsätze gehören in die Voranmeldung, nicht in die OSS-Meldung (siehe Welche Umsätze gehören in die OSS-Meldung?).
  4. Eine Datei im BZSt-Aufbau erzeugen oder Werte zum Abtippen liefern. Prüfe die Datei vor dem Import selbst.
  5. Zahlen auf dem Bildschirm und in der Datei gleich halten. Was du siehst, soll auch in der Datei stehen.
  6. Berichtigungen kennen. Eine abgesendete Erklärung wird grundsätzlich erst zusammen mit einer nachfolgenden Erklärung berichtigt (siehe OSS-Meldung berichtigen).
  7. Aufzeichnungen bereithalten. Die Aufzeichnungen müssen dem BZSt auf Anforderung elektronisch zur Verfügung stehen, die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.
  8. Nullmeldung unterstützen. Auch ohne Umsatz ist eine Erklärung abzugeben.
  9. Zahlung nicht vergessen. Die Steuer muss bis zum Ende des Folgemonats bei der Bundeskasse eingegangen sein (siehe OSS-Meldung bezahlen).

Welche Fehler passieren oft?

  • Eine Datei ungeprüft importieren. Das BZSt haftet nicht für Fehler durch die Importfunktion.
  • Falsche Codierung. Seit Version 2.0 gilt UTF-8.
  • Ein Land mehrfach in Satzart 1 aufführen. Jedes Land darf nur einmal vorkommen.
  • Bruttobeträge importieren. Die Bemessungsgrundlage ist der Nettobetrag.
  • Mehr als 6000 Zeilen in einer Datei. Teile die Datei.
  • Nullmeldung vergessen. Auch ohne Umsatz ist die Meldung fällig.

So hilft dir VAT GPT dabei

VAT GPT berechnet die OSS-Meldung aus deinen Verkaufsdaten und erstellt daraus die OSS-Datei. In drei Schritten:

  1. Hochladen: Du lädst deine Amazon- oder eBay-CSV-Berichte und deine Rechnungen hoch. Die KI liest Beträge, Länder und Steuersätze aus. Rechnungen mit niedriger Konfidenz markiert VAT GPT zur manuellen Überprüfung.
  2. Prüfen: VAT GPT trennt deutsche Umsatzsteuer und OSS-Umsatzsteuer und zeigt dir die OSS-Beträge je Land. Du prüfst und bestätigst.
  3. Senden: Mit VAT GPT Pro geht die OSS-Meldung direkt ans BZSt, mit deinem ELSTER-Zertifikat. Bei einem Steuerbetrag über null erstellt VAT GPT nach der Übermittlung eine PDF-Bestätigung für deine Unterlagen.

Die Beträge auf dem Bildschirm und die Zeilen der Datei entstehen aus denselben Daten. Es gibt Free (Grundfunktionen, kostenlos), Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen) und Pro (49 € pro Monat oder 444 € pro Jahr, jeweils inkl. MwSt.). Jetzt kostenlos testen

Häufige Fragen

Muss ich für die OSS-Meldung eine Software nutzen? Nein. Du kannst das Formular im BZStOnline-Portal von Hand ausfüllen. Die Import-Funktion ist wahlweise (BZSt).

Wie melde ich die OSS-Umsätze an das BZSt? Elektronisch im BZStOnline-Portal, per Formular oder CSV-Import (BZSt).

Brauche ich ein Zertifikat? Ja, für das Login im Portal. Ein vorhandenes Zertifikat des ELSTER-Portals kann verwendet werden (BZSt).

Welche CSV-Version gilt? Version 2.0, Codierung UTF-8, höchstens 6000 Datenzeilen (BZStOnline-Portal, Importhilfe).

Wie lange muss ich die Aufzeichnungen aufbewahren? Zehn Jahre (BZSt).

Haftet das BZSt für Fehler im Import? Nein. Die Importfunktion wird auf eigenes Risiko genutzt (BZStOnline-Portal, Importhilfe).

Gibt es eine DATEV-Schnittstelle? DATEV beschreibt einen eigenen Export. Mehr dazu im Artikel OSS-Meldung und DATEV-Export.

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Keine Steuerberatung: Die Inhalte ersetzen keine individuelle Beratung.

Quellen