OSS-Umsatzsteuer buchen: Was die Buchhaltung für SKR03 und SKR04 liefern muss

Für die OSS-Meldung muss deine Buchhaltung vier Dinge hergeben: Umsätze getrennt nach EU-Land und Steuersatz, in Euro mit dem Kurs der Europäischen Zentralbank (EZB) vom letzten Tag des Quartals, die gezahlte Steuer mit Kassenzeichen und Quartal sowie Aufzeichnungen, die du zehn Jahre aufbewahrst. Welche Konten du dafür in SKR03 oder SKR04 nutzt, klärst du mit Programm und Steuerberatung.

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026

Kurz gesagt

Korrekturen: Berichtigungen früherer Quartale kommen in eine spätere Erklärung, nach Quartal und Land aufgeschlüsselt.
Aufzeichnungen: Aus ihnen müssen sich Erklärung und Zahlungen prüfen lassen.
Kontonummern: Wir nennen keine, weil wir sie nicht an einer amtlichen Quelle geprüft haben.

Was verlangt die OSS-Erklärung von deiner Buchhaltung?

Das BZSt nennt als Inhalt der OSS-Steuererklärung unter anderem die Warenlieferungen, die vom Inland aus ausgeführt wurden, und die Berichtigungen vorausgegangener Besteuerungszeiträume. Die Angaben zu den Umsätzen machst du getrennt für jeden EU-Mitgliedstaat, in dem die Leistungen an Nichtunternehmer erbracht wurden, und aufgeschlüsselt nach den anwendbaren Steuersätzen. Die Beträge gibst du in Euro an.

Für deine Buchhaltung heißt das: Du brauchst zu jedem Verkauf das Land, in dem die Ware ankommt, den dort angewendeten Steuersatz und den Nettobetrag. Ohne diese Trennung lässt sich die Erklärung nicht ausfüllen. Die Steuersätze je Land findest du in OSS-Steuersätze: Umsatzsteuer je EU-Land im Überblick.

Angabe	Woher sie kommt
EU-Land des Verbrauchs	Land, in dem die Ware ankommt (Fernverkauf)
Steuersatz	Satz, der in diesem Land gilt
Betrag	in Euro; Fremdwährung mit dem EZB-Kurs vom letzten Tag des Quartals
Quartal	Besteuerungszeitraum der OSS-Erklärung

Wie rechnest du Fremdwährung in Euro um?

Verkaufst du in einer anderen Währung, etwa in Schwedischen Kronen oder Polnischen Zloty, rechnest du für die Erklärung einheitlich mit dem von der Europäischen Zentralbank festgestellten Kurs des letzten Tages des Besteuerungszeitraums um. Gibt es für diesen Tag keinen Kurs, nimmst du den des nächsten Tages. Das gilt für die OSS-Erklärung; wie du in deiner übrigen Buchhaltung umrechnest, regelt das BZSt auf dieser Seite nicht.

Aufzeichnungen: Was du dokumentieren musst

Über die OSS-Umsätze musst du Aufzeichnungen führen, die es ermöglichen, Steuererklärung und Zahlungen auf Richtigkeit zu prüfen. Auf Anforderung stellst du sie dem BZSt, dem Finanzamt oder den zuständigen Behörden der übrigen EU-Länder elektronisch zur Verfügung. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.

Welche Angaben die Aufzeichnungen enthalten, beschreibt der Leitfaden der EU-Kommission mit Verweis auf Artikel 63c der Durchführungsverordnung 282/2011: unter anderem den Mitgliedstaat des Verbrauchs, die Art des Umsatzes, das Datum, die geschuldete Steuer, Anzahlungen und die Angaben, mit denen du den Ort bestimmt hast, an dem der Kunde ansässig ist oder wohnt. Die zehn Jahre rechnet der Leitfaden ab dem Ende des Jahres, in dem der Umsatz ausgeführt wurde.

Aufzeichnungen sind auch gesetzlich abgesichert: Wer seine Pflichten aus der OSS-Erklärung oder aus § 22 Abs. 1 UStG wiederholt nicht oder nicht rechtzeitig erfüllt, wird vom OSS ausgeschlossen (§ 18j Abs. 6 UStG).

Wie ordnest du die Zahlung der OSS-Steuer zu?

Die Steuer zahlst du per Überweisung an die Bundeskasse. Im Verwendungszweck nennst du zwingend das Kassenzeichen und den Besteuerungszeitraum; das Kassenzeichen teilt dir das BZSt nach deiner ersten Erklärung im BZStOnline-Portal mit. Für die Buchhaltung ist das der Schlüssel: Wer Kassenzeichen und Quartal auf dem Kontoauszug sieht, kann die Zahlung der richtigen OSS-Erklärung zuordnen. Alle Einzelheiten zu Empfänger, Frist und Verwendungszweck stehen in OSS-Meldung bezahlen.

Erstattungen und Korrekturen

Korrigierst du ein früheres Quartal, trägst du die Berichtigung in einer späteren Erklärung ein, aufgeschlüsselt nach Besteuerungszeitraum und EU-Mitgliedstaat. Ergibt sich für ein Land ein Guthaben, verrechnet das BZSt es zunächst mit dem erklärten Steuerbetrag für dasselbe Land. Bleibt ein Guthaben übrig, muss der betreffende Mitgliedstaat es dir erstatten. Für die Buchhaltung heißt das: Eine Erstattung kommt von dem EU-Land, nicht vom BZSt. Mehr dazu in OSS: negative Umsätze und Retouren und OSS-Meldung korrigieren.

Inlandsumsätze gehören nicht in die OSS-Erklärung

Umsätze an Privatpersonen in Deutschland sind nach dem BZSt nur dann in der OSS-Erklärung anzugeben, wenn sie im Rahmen der Sonderregelung erbracht wurden, zum Beispiel Inlandsumsätze über elektronische Schnittstellen. Sonst erklärst du Inlandsumsätze wie bisher beim zuständigen Finanzamt. Deine Buchhaltung muss Inlands- und OSS-Umsätze deshalb auseinanderhalten können. Wie die OSS-Verkäufe in der Umsatzsteuer-Voranmeldung auftauchen, steht in OSS-Meldung abgeben.

SKR03 und SKR04: Was wir sagen und was nicht

SKR03 und SKR04 sind Standardkontenrahmen. Wie ein Buchhaltungsprogramm oder deine Steuerberatung die Erlöse je EU-Land, die Steuerschlüssel und die Zahllast aus dem OSS auf Konten abbildet, richtet sich nach der Einrichtung, die dort hinterlegt ist. Eine feste Kontonummer für alle nennen wir nicht: Wir haben sie nicht an einer amtlichen Quelle geprüft, und eine falsche Nummer wäre schlimmer als keine. Frag dein Programm oder deine Steuerberatung, welche Konten und Schlüssel für das OSS eingerichtet sind, und halte dich an das, was dort gilt.

Unabhängig vom Kontenrahmen gilt: Die Auswertung für die OSS-Erklärung muss dir pro Quartal Land, Steuersatz und Nettobetrag liefern, und die Zahlung muss sich über Kassenzeichen und Quartal zuordnen lassen.

Welche Fehler passieren oft?

Länder und Steuersätze mischen. Die Erklärung verlangt die Trennung nach Mitgliedstaat und Steuersatz.
Ohne einheitlichen Kurs umrechnen. Maßgeblich ist der EZB-Kurs vom letzten Tag des Quartals.
Inlandsumsätze in die OSS-Erklärung packen. Die gehören ans Finanzamt, außer sie sind im OSS erbracht worden.
Die Zahlung nicht zuordnen können. Kassenzeichen und Quartal im Verwendungszweck sind Pflicht.
Aufzeichnungen zu früh löschen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.
Erstattungen beim BZSt erwarten. Ein Guthaben erstattet das betreffende EU-Land.

So hilft dir VAT GPT dabei

VAT GPT liefert die Zahlen, die deine Buchhaltung für die OSS-Meldung braucht: Umsätze je EU-Land und Steuersatz. In drei Schritten:

Hochladen: Du lädst deine Amazon- oder eBay-CSV-Berichte und deine Rechnungen hoch. Die KI liest Beträge, Länder und Steuersätze aus.
Prüfen: VAT GPT schlüsselt die Umsatzsteuer für Deutschland und die EU (OSS) auf und berechnet die OSS-Meldung für alle EU-Länder. Du prüfst und bestätigst.
Senden: Mit VAT GPT Pro geht die OSS-Meldung direkt an das BZSt.

Zum OSS meldest du dich im BZStOnline-Portal an. Alles liegt an einem Ort: Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuer-Jahreserklärung, OSS-Meldung, EÜR, Gewerbesteuer- und Einkommensteuererklärung. Es gibt Free (Grundfunktionen, kostenlos), Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen) und Pro (49 € pro Monat oder 444 € pro Jahr, jeweils inkl. MwSt.). Jetzt kostenlos testen

Häufige Fragen

Welche Konten brauche ich für das OSS in SKR03 oder SKR04? Welche Konten und Steuerschlüssel für das OSS gelten, hängt von deiner Einrichtung im Buchhaltungsprogramm und von deiner Steuerberatung ab. Kontonummern nennt diese Seite nicht, weil wir sie nicht an einer amtlichen Quelle geprüft haben.

Was muss ich für die OSS-Erklärung je Umsatz festhalten? Das EU-Land, in das die Ware geliefert wurde, den dort geltenden Steuersatz und den Betrag in Euro. Die Erklärung verlangt die Aufschlüsselung nach Mitgliedstaat und Steuersatz.

Welchen Wechselkurs verwende ich? Den von der Europäischen Zentralbank festgestellten Kurs des letzten Tages des Besteuerungszeitraums; gibt es für diesen Tag keinen, den des nächsten Tages.

Wie lange bewahre ich die OSS-Aufzeichnungen auf? Zehn Jahre.

Wie ordne ich die OSS-Zahlung zu? Über Kassenzeichen und Besteuerungszeitraum, die du im Verwendungszweck der Überweisung angibst.

Wer erstattet mir ein Guthaben aus dem OSS? Das betreffende EU-Land. Das BZSt verrechnet es zunächst mit dem erklärten Steuerbetrag für dasselbe Land; was übrig bleibt, erstattet der Mitgliedstaat.

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