XRechnung Beispiel: Die wichtigsten Felder erklärt
Eine XRechnung ist eine XML-Datei, deren Felder feste Nummern haben, die Business Terms (BT). Unten siehst du die wichtigsten Felder mit einem Musterwert. Die Namen, Adressen und Beträge sind erfunden; die Feldnummern stammen aus der Spezifikation XRechnung 3.0.1.
Zuletzt aktualisiert: 29. Oktober 2026
Kurz gesagt
- Aufbau: Jede Angabe steht in einem nummerierten Feld, zum Beispiel BT-1 für die Rechnungsnummer.
- Pflicht: Die Spezifikation verlangt unter anderem Spezifikationskennung (BT-24), Käuferreferenz (BT-10) und einen Ansprechpartner des Verkäufers.
- Muster: Die Tabelle unten ist ein Beispiel für eine Rechnung über 1.000 Euro netto.
Wie sieht eine XRechnung mit Musterwerten aus?
Die Rechnung im Beispiel: Die Muster GmbH berechnet der Stadt Beispielstadt eine Beratungsleistung über 1.000 Euro netto, dazu 19 Prozent Umsatzsteuer (§ 12 Abs. 1 UStG).
| Feld | Bezeichnung | Musterwert |
|---|---|---|
| BT-1 | Rechnungsnummer | RE-2027-0001 |
| BT-2 | Rechnungsdatum | 2027-01-15 |
| BT-3 | Rechnungstyp | 380 (Handelsrechnung) |
| BT-5 | Währung | EUR |
| BT-10 | Käuferreferenz | die Leitweg-ID des Auftraggebers, hier das Beispiel 04011000-1234512345-06 |
| BT-24 | Spezifikationskennung | urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 |
| BT-27 | Name des Verkäufers | Muster GmbH |
| BT-31 oder BT-32 | USt-IdNr. oder Steuernummer des Verkäufers | eine von beiden |
| BT-34 | Elektronische Adresse des Verkäufers | rechnung@muster.example |
| BT-41, BT-42, BT-43 | Ansprechpartner, Telefon, E-Mail des Verkäufers | Frau Beispiel, Telefon, E-Mail |
| BT-44 | Name des Käufers | Stadt Beispielstadt |
| BT-49 | Elektronische Adresse des Käufers | eine Adresse mit Schema |
| BT-109 | Summe ohne Umsatzsteuer | 1.000,00 |
| BT-112 | Summe mit Umsatzsteuer | 1.190,00 |
| BT-115 | Zahlbetrag | 1.190,00 |
| BT-81 | Zahlungsart | 58 (SEPA-Überweisung), dazu die IBAN in BT-84 |
Die Spezifikation verlangt dazu für jede Rechnung unter anderem Spezifikationskennung (BT-24), Rechnungsnummer (BT-1), Rechnungsdatum (BT-2), Verkäufer- und Käufername (BT-27, BT-44) und die drei Summen (BT-109, BT-112, BT-115) (Spezifikation XRechnung 3.0.1, Geschäftsregeln BR-1 bis BR-3, BR-6, BR-7 und BR-13 bis BR-15).
Das heißt für dich: Die Feldnummern brauchst du nicht auswendig zu kennen. Sie helfen dir aber, einen Fehlerbericht oder eine Rückfrage des Empfängers zu lesen.
Welche Felder verlangt das Steuerrecht zusätzlich?
Das Umsatzsteuergesetz verlangt in jeder Rechnung unter anderem die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 bis 4 UStG). In der XRechnung ist jedes der beiden Felder, USt-IdNr. (BT-31) und Steuernummer (BT-32), für sich optional; bei Rechnungen mit Umsatzsteuer (Steuercode S und weitere) verlangt die Geschäftsregel BR-DE-16 aber mindestens eines davon oder einen Steuervertreter (BG-11) (Spezifikation XRechnung 3.0.1). Auch nach dem Gesetz muss eine der beiden Nummern in der Rechnung stehen. Die weiteren Pflichtangaben stehen in Rechnung: Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Das heißt für dich: Trage mindestens eine der beiden Nummern ein; das verlangen das Gesetz und die XRechnung.
Was ist die Käuferreferenz im Beispiel?
Das Feld BT-10 ist in der XRechnung ein Pflichtfeld. Die Spezifikation beschreibt es als vom Erwerber zugewiesenen Bezeichner für interne Lenkungszwecke; bei Rechnungen an die öffentliche Hand steht dort die Leitweg-ID (Spezifikation XRechnung 3.0.1). Bei Rechnungen an Unternehmen nutzt der Käufer das Feld für eine eigene Kennung, zum Beispiel eine Bestellnummer. Mehr dazu: Leitweg-ID erklärt.
Das heißt für dich: Frage deinen Kunden vor der ersten Rechnung nach dem Wert für BT-10.
Wie kommst du zu einer eigenen XRechnung?
Du musst die XML-Datei nicht von Hand schreiben. Die Schritte mit einem Programm stehen in XRechnung erstellen: Schritt für Schritt; bevor du sie verschickst, prüfst du sie wie in ZUGFeRD und XRechnung prüfen beschrieben.
Das heißt für dich: Lass die Datei von deinem Programm erzeugen und prüfe sie vor dem Versand.
So hilft dir VAT GPT dabei
- Ausfüllen: Öffne auf der Seite Einnahmen in der Karte „Tipps“ den Eintrag „Rechnung erstellen“, wähle bei „Format“ „XRechnung (XML)“ und trage die Kundendaten ein. Im Feld „Käuferreferenz (Leitweg-ID)“ ersetzt du den automatischen Vorschlag durch den Wert deines Kunden.
- Prüfen: Kontrolliere die Angaben auf der Rechnung.
- Senden: Lade die Datei herunter und schicke sie dem Kunden.
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Häufige Fragen
Gibt es ein XRechnung-Beispiel zum Herunterladen? Die Tabelle oben zeigt die Felder mit Musterwerten. Die Spezifikation und die FAQ der KoSIT findest du auf xeinkauf.de.
Welche XRechnung-Version gilt? Die Version XRechnung 3.0 ist seit dem 1. Februar 2024 in Kraft (xeinkauf.de).
Muss eine XRechnung eine Leitweg-ID enthalten? Das Feld BT-10 ist in der XRechnung ein Pflichtfeld (Spezifikation XRechnung 3.0.1); eine Leitweg-ID brauchst du aber nur bei Rechnungen an Behörden (BMF-FAQ).
Welcher Code steht für die SEPA-Überweisung? Der Code 58 im Feld BT-81; die IBAN steht in BT-84 (Spezifikation XRechnung 3.0.1).
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