E-Rechnung Software: Diese 6 Punkte muss sie können
Eine Software für E-Rechnungen muss sechs Dinge können. Sie erstellt XRechnung und ZUGFeRD, liest eingehende E-Rechnungen, bewahrt die Datei acht Jahre unversehrt auf, lässt eine Leitweg-ID eintragen, macht Rechnungen prüfbar und passt zu deiner Buchhaltung. Ein PDF-Editor reicht nicht, denn ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.
Zuletzt aktualisiert: 29. Oktober 2026
Kurz gesagt
- Pflicht: Empfangen musst du E-Rechnungen seit 1. Januar 2025; ausstellen musst du sie an inländische Unternehmer nach der Übergangsfrist.
- Formate: XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
- Auswahl: Prüfe die Software an der Checkliste unten, nicht am Preis allein.
Warum reicht ein normales Rechnungsprogramm nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Nach dem BMF erfüllen die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne MINIMUM und BASIC-WL) die Voraussetzungen; ein einfaches PDF zählt nicht dazu. Die Pflicht zum Ausstellen gilt bei Leistungen an andere Unternehmer im Inland, gestaffelt nach der Übergangsfrist in § 27 Abs. 38 UStG: Für Umsätze aus 2027 mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz kannst du bis 31. Dezember 2027 noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF verwenden. Wann du betroffen bist, erklärt E-Rechnung Pflicht 2027.
Das heißt für dich: Was du heute für PDF-Rechnungen nutzt, muss ab 2028 sicher XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben, bei Firmenkunden mit hohem Vorjahresumsatz schon 2027.
Welche sechs Punkte gehören auf die Checkliste?
| Nr. | Funktion | Warum |
|---|---|---|
| 1 | Erstellt XRechnung und ZUGFeRD | beide Formate sind zulässig (BMF-FAQ) |
| 2 | Liest eingehende E-Rechnungen | Empfangen musst du seit 1. Januar 2025 können |
| 3 | Bewahrt die Datei unversehrt auf | Aufbewahrung acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG) |
| 4 | Hat ein Feld für die Käuferreferenz | bei Behörden ist das die Leitweg-ID |
| 5 | Zeigt die Daten und lässt sich prüfen | Die Prüfung der Rechnung bleibt deine Aufgabe (Rn. 35a, BMF-Schreiben); siehe E-Rechnung prüfen |
| 6 | Passt zu deiner Steuer-Routine | Ausgangs- und Eingangsrechnungen fließen in Voranmeldung und EÜR ein |
Das heißt für dich: Gehe die Liste mit einer Testrechnung und einer eingehenden Rechnung durch, bevor du dich festlegst.
Was gilt für Kleinunternehmer und Kleinbeträge?
Als Kleinunternehmer musst du keine E-Rechnung ausstellen (§ 34a UStDV), wohl aber empfangen können; Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen (§ 33 UStDV). Die Einzelheiten stehen in E-Rechnung für Kleinunternehmer und E-Rechnung für Freiberufler.
Das heißt für dich: Auch ohne Ausstellpflicht brauchst du ein Werkzeug zum Empfangen und Lesen.
So hilft dir VAT GPT dabei
- Ausfüllen: Öffne auf der Seite Einnahmen in der Karte „Tipps“ den Eintrag „Rechnung erstellen“ und wähle bei „Format“ ZUGFeRD (PDF) oder XRechnung (XML); für Behörden trägst du im Feld „Käuferreferenz (Leitweg-ID)“ die echte Leitweg-ID ein.
- Prüfen: Kontrolliere die Angaben auf der Rechnung.
- Senden: Lade die Datei herunter. Eingehende ZUGFeRD-PDFs und XRechnungen lädst du unter „Ausgaben“ hoch, VAT GPT liest die Angaben beim Hochladen aus.
Weil VAT GPT auch die Amazon- und eBay-Berichte für OSS-Meldung und Umsatzsteuer-Voranmeldung verarbeitet, liegen Rechnungen, Einnahmen und Ausgaben an einem Ort. VAT GPT ist kein Viewer und kein Validator. Es gibt Free, Go (30 Tage kostenlos mit allen Pro-Funktionen) und Pro. Jetzt kostenlos testen
Häufige Fragen
Welche Software brauche ich für die E-Rechnung? Eine, die XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erzeugt und eingehende E-Rechnungen lesen kann; ein einfaches PDF genügt nicht (BMF-FAQ).
Kann ich E-Rechnungen mit Excel oder Word erstellen? Eine Datei aus Excel oder Word ist ein PDF oder ein Dokument ohne strukturierte Daten und damit keine E-Rechnung. Du brauchst ein Programm, das das strukturierte Format erzeugt.
Muss ich E-Rechnungen ab 2027 ausstellen? Bei Leistungen an inländische Unternehmer mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ja; sonst gilt die Übergangsfrist bis 31. Dezember 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG).
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren? Acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG).
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