OSS-Aufzeichnungspflichten: Was du 10 Jahre aufbewahren musst

Du verkaufst über das OSS an Privatkunden in anderen EU-Ländern und fragst dich, was in zehn Jahren auf dem Tisch liegen muss? Für jeden einzelnen Verkauf bewahrst du zwölf Arten von Angaben auf, bis zum Ende des zehnten Jahres nach dem Verkaufsjahr. Das BZSt und das EU-Land deines Kunden dürfen sie elektronisch anfordern. Wer nicht liefert, riskiert den Ausschluss aus dem OSS.

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026

Kurz gesagt

Frist: Zehn Jahre ab Ende des Verkaufsjahres, auch wenn du dich längst vom OSS abgemeldet hast.
Inhalt: Je Verkauf Land, Ware, Datum, Nettobetrag, Steuersatz, Steuer, Zahlung und der Nachweis, wo dein Kunde sitzt.
Anfrage: Elektronisch liefern. Ein Monat nach der Erinnerung ohne Antwort gilt als wiederholter Verstoß.

Wie lange muss ich OSS-Unterlagen aufbewahren?

Zehn Jahre. Die Frist läuft vom Ende des Jahres an, in dem du den Umsatz ausgeführt hast (§ 22 Abs. 1 UStG). Einen Verkauf im August 2026 musst du also bis Ende 2036 belegen können. Die EU-Richtlinie sagt dasselbe: zehn Jahre ab dem 31. Dezember des Jahres, in dem der Umsatz bewirkt wurde (Art. 369k Abs. 2 MwSt-Systemrichtlinie).

Die EU-Kommission stellt klar: Die zehn Jahre gelten, egal ob du das OSS weiter nutzt oder nicht. Wer sich abmeldet, darf die Unterlagen also nicht wegwerfen.

Das ist eine eigene OSS-Pflicht, die neben den allgemeinen Fristen der Abgabenordnung steht: Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Eine Übersicht dazu findest du in Belege aufbewahren: Fristen 6, 8 und 10 Jahre.

Welche Angaben gehören zu jedem Verkauf?

Welche Angaben du führen musst, legt Art. 63c der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 fest. Für Verkäufe in der EU-Regelung des OSS sind es diese zwölf:

Angabe	Was damit gemeint ist
Verbrauchsland	Das EU-Land, in das die Ware geliefert oder in dem die Leistung erbracht wurde
Art und Menge	Beschreibung und Menge der gelieferten Ware, bei Dienstleistungen die Art der Leistung
Lieferdatum	Das Datum der Lieferung oder der Leistung
Bemessungsgrundlage	Der Betrag ohne Mehrwertsteuer, mit Angabe der Währung
Änderungen	Jede spätere Erhöhung oder Senkung dieses Betrags
Steuersatz	Der Satz, den du angewendet hast
Steuerbetrag	Die geschuldete Mehrwertsteuer, mit Angabe der Währung
Zahlungen	Datum und Betrag der erhaltenen Zahlungen
Anzahlungen	Alle Vorauszahlungen, die du vor der Lieferung erhalten hast
Rechnung	Falls du eine ausgestellt hast, die Angaben darin
Ort des Kunden	Bei Waren: wo die Versendung beginnt und endet. Bei Dienstleistungen: die Informationen, mit denen du bestimmt hast, wo der Kunde sitzt
Rücksendungen	Nachweise über zurückgesendete Ware, mit Bemessungsgrundlage und Steuersatz

Nicht jede Zeile trifft auf jeden Verkauf zu: Eine Rechnung, eine Anzahlung oder eine Rücksendung gibt es nicht immer. Im OSS besteht nach den Angaben der EU-Kommission in der Regel keine Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen. Hast du eine ausgestellt, gehören ihre Angaben zu deinen Aufzeichnungen.

Wichtig ist der Zuschnitt: Du musst die Angaben so erfassen, dass du sie unverzüglich und für jeden einzelnen Verkauf elektronisch liefern kannst (Art. 63c Abs. 3). Die Summe je Land aus deiner Quartalsmeldung reicht dafür nicht; sie steht in der Erklärung, nicht in den Aufzeichnungen. Welcher Bericht deines Marktplatzes welche Angaben enthält, erklärt Amazon-Berichte im Überblick: Welcher für die Steuer?.

Wer darf die Unterlagen anfordern?

Das BZSt, das zuständige Finanzamt und die zentral zuständigen Behörden der übrigen EU-Länder (BZSt). Das Gesetz sagt es so: Die Aufzeichnungen sind auf Anfrage der Finanzbehörde, die im Inland oder im übrigen Gemeinschaftsgebiet für das OSS zuständig ist, elektronisch zur Verfügung zu stellen (§ 22 Abs. 1 UStG). Die Richtlinie nennt zwei Stellen: das Land, in dem du registriert bist, und das Land, in dem dein Kunde sitzt (Art. 369k Abs. 2).

Wie läuft eine Anfrage aus dem EU-Ausland ab?

Ein Land, in dem du Kunden hast, fragt nicht direkt bei dir an. Die EU-Kommission beschreibt den Weg so:

Das Land deines Kunden wendet sich zuerst an das Land, in dem du registriert bist, für dich also an das BZSt.
Dieses Land teilt dir mit, wie du die Aufzeichnungen übermitteln sollst.
Du lieferst sie elektronisch und ohne Verzögerung.
Kommst du der Aufforderung nicht innerhalb von 20 Tagen nach, erinnert dich dein Registrierungsland (Art. 63c Abs. 3).
Liegen die Unterlagen auch einen Monat nach der Erinnerung nicht vor, gilt das als wiederholter Verstoß gegen die Regeln des Verfahrens (Art. 58b Abs. 2 Buchst. c Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011).

Die Folge von Schritt 5 ist der Ausschluss aus dem OSS. Er trifft alle OSS-Verfahren, die du nutzt, und danach gilt eine Sperrfrist von zwei Jahren, in der du dich nicht neu registrieren kannst (Art. 58b Abs. 1). Wie ein Ausschluss insgesamt abläuft, steht in OSS-Meldung: Frist verpasst.

Wenn du die Unterlagen in einem einheitlichen Format abgeben willst: Die EU-Kommission nennt dafür die Standard-Audit-Datei SAF-OSS, deren Datei alle Mitgliedstaaten akzeptieren.

Was passiert bei einer Prüfung aus dem EU-Ausland?

Was die Quellen für diesen Text hergeben, ist das hier:

Anfrage: Sie läuft über das BZSt und folgt den fünf Schritten oben.
Fehler in der Erklärung: Bei fehlender, verspäteter, unvollständiger oder unrichtiger Erklärung oder verspäteter Zahlung setzt das Land deines Kunden etwaige Zinsen, Geldbußen oder sonstige Abgaben nach seinem Recht fest. Du zahlst sie direkt dorthin (Art. 63b).
Eigene Korrektur: Findest du den Fehler selbst, korrigierst du ihn bis drei Jahre nach Ablauf der Abgabefrist der ursprünglichen Meldung in einer späteren Erklärung (§ 18j Abs. 4 UStG). Wie, steht in OSS-Meldung korrigieren.

Ob ein Land darüber hinaus Rückfragen stellt oder weitere Nachweise verlangt, richtet sich nach seinem Verfahren und steht nicht in den hier genannten Regeln. Bei einer konkreten Anfrage hilft dir dein Steuerberater.

Dieser Text betrifft die OSS-Aufzeichnungen. Die Prüfung deiner deutschen Umsatzsteuer ist ein anderes Thema: Umsatzsteuer-Sonderprüfung bei Online-Händlern.

Häufige Fehler

Nur die Quartalsmeldung aufbewahren. Verlangt sind die Angaben je Verkauf, die Summen reichen nicht.
Nach der Abmeldung alles löschen. Die zehn Jahre laufen weiter, auch wenn du das OSS verlassen hast.
Sechs oder acht Jahre ansetzen. Für Aufzeichnungen im OSS gelten zehn.
Eine Anfrage liegen lassen. Nach 20 Tagen kommt die Erinnerung, einen Monat nach der Erinnerung droht der Ausschluss.
Die Unterlagen nur im Konto des Marktplatzes lassen. Du musst sie liefern können; mit eigenen Dateien gelingt das am sichersten.
Währung vergessen. Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag sind mit der verwendeten Währung aufzuzeichnen.

So hilft dir VAT GPT dabei

VAT GPT ist die Steuer-Software für Amazon- und eBay-Händler in Deutschland: erst die OSS-Meldung, dann Umsatzsteuer, EÜR, Gewerbe- und Einkommensteuer, an einem Ort berechnet und abgegeben. Für die Aufbewahrung heißt das:

Du lädst deine Amazon- und eBay-Berichte hoch. VAT GPT erkennt den Berichtstyp und speichert die hochgeladene Datei in deinem Konto.
VAT GPT schlüsselt die OSS-Umsätze nach Land auf und berechnet die OSS-Meldung. Zu jeder abgegebenen OSS-Meldung speichert es die Länder mit ihren Beträgen und die Summen.
Der Datenexport bündelt deine Belege, Übersichtstabellen und deine hochgeladenen CSV-Berichte in einer ZIP-Datei. Die legst du bei deinen Unterlagen ab.

Das Senden der OSS-Meldung ist ein Pro-Feature. Deine Aufbewahrungspflicht bleibt bei dir als Steuerpflichtigem, so steht es auch in den AGB von VAT GPT. Konto erstellen und ausprobieren.

Keine Steuerberatung: Die Inhalte ersetzen keine individuelle Beratung.

Was VAT GPT nicht macht

VAT GPT ist keine Steuerberatung.
Die Registrierung beim OSS und die Abmeldung erledigst du selbst im BZStOnline-Portal.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich OSS-Unterlagen aufbewahren? Zehn Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem du den Umsatz ausgeführt hast (§ 22 Abs. 1 UStG).

Gilt die Frist auch nach der Abmeldung vom OSS? Ja. Die EU-Kommission schreibt, dass die Unterlagen auch dann zehn Jahre aufzubewahren sind, wenn du das Verfahren nicht mehr nutzt.

Reicht die Quartalsmeldung als Nachweis? Nein. Die Meldung enthält Summen je Land und Steuersatz. Aufzubewahren sind die Angaben je Verkauf nach Art. 63c der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011.

Muss ich im OSS Rechnungen ausstellen? In der Regel nicht, so die EU-Kommission. Hast du eine ausgestellt, gehören ihre Angaben zu deinen Aufzeichnungen.

Wer darf die Aufzeichnungen anfordern? Das BZSt, das zuständige Finanzamt und die zentral zuständigen Behörden der übrigen EU-Länder. Ein EU-Land, in dem du Kunden hast, fragt zuerst beim BZSt an.

Was passiert, wenn ich auf eine Anfrage nicht antworte? Nach 20 Tagen erinnert dich das BZSt. Liegen die Unterlagen auch einen Monat nach der Erinnerung nicht vor, gilt das als wiederholter Verstoß; es droht der Ausschluss aus dem OSS.