PayPal-Bericht herunterladen: Umsätze für die Steuer

PayPal bietet zwei Wege. Den Transaktionsbericht holst du über „Aktivitäten“, das Download-Symbol und „Benutzerdefiniert“; du kannst ihn als PDF, Quicken, QuickBooks, CSV oder TAB laden, mit bis zu 12 Monaten je Anfrage. Den monatlichen Kontoauszug forderst du unter paypal.com/reports/accountStatements an. Der Bericht zeigt deine Zahlungen und Gebühren. Die Umsatzsteuer auf deine Verkäufe liest du in den Berichten von Shop oder Marktplatz.

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026

Kurz gesagt

Transaktionsbericht: „Aktivitäten“, Download-Symbol, „Benutzerdefiniert“, Bericht wählen, Anweisungen folgen, „Herunterladen“.
Kontoauszug: paypal.com/reports/accountStatements, neben dem Monat „Anfordern“, dann „Herunterladen“.
Zeitraum: bis zu sieben Jahre zurück, bis zu 12 Monate je Anfrage; Formate PDF, Quicken, QuickBooks, CSV oder TAB.
Dauer: Große Berichte können laut PayPal bis zu fünf Werktage brauchen; PayPal schickt eine E-Mail.

Wie lade ich den PayPal-Bericht herunter?

So beschreibt PayPal den Weg im Internet:

Gehe zu „Aktivitäten“.
Klicke auf das Download-Symbol.
Klicke auf „Benutzerdefiniert“.
Wähle den für dich am besten geeigneten Bericht aus.
Folge den Anweisungen, um den Bericht zu erstellen und zu generieren.
Klicke auf „Herunterladen“, wenn der Bericht fertig ist.

Für die monatlichen Kontoauszüge:

Gehe zu paypal.com/reports/accountStatements.
Klicke neben dem gesuchten Monat auf „Anfordern“.
Klicke auf „Herunterladen“, wenn der Bericht fertig ist.

PayPal weist darauf hin, dass die bereitgestellten Informationen keine Steuerberatung sind. Die Menünamen können sich ändern; maßgeblich ist die Hilfe in deinem eigenen PayPal-Konto.

Wie bekomme ich ein Quartal und ein Jahr?

Eine Anfrage kann Aktivitäten von bis zu 12 Monaten auf einmal umfassen. Ein Quartal und ein ganzes Jahr passen deshalb in eine Anfrage. Wie du den Zeitraum wählst, beschreibt die PayPal-Hilfe nicht; das zeigen dir die Anweisungen beim Erstellen des Berichts. Lassen sie eine freie Datumswahl zu, wählst du für das Jahr den 1. Januar bis zum 31. Dezember. Die Kontoauszüge dagegen forderst du Monat für Monat an.

Große Dateien dauern: Je nach Auslastung der Server kann das Generieren bis zu fünf Werktage dauern, PayPal schickt dann eine E-Mail. PayPal speichert die drei zuletzt erstellten großen Dateien; kleine Dateien lädst du sofort herunter, sie werden nicht gespeichert. Lade deshalb jede Datei herunter und lege sie selbst ab.

Welches Format nehme ich?

Du kannst zwischen PDF, Quicken, QuickBooks, CSV und TAB wählen. Kommagetrennte Dateien öffnest du als Excel-Tabelle, tabulatorgetrennte als .txt-Dokument. Für Auswertung und Import nimmst du CSV, für die Ablage zusätzlich das PDF des Kontoauszugs.

Was die Datei für die Steuer leistet

Für die EÜR. Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist und auch keine Bücher führt, kann als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen (§ 4 Abs. 3 Satz 1 EStG). Der Bericht liefert dir die Zahlungseingänge und die Gebühren als Zeilen. Ob eine Gebühr eine Betriebsausgabe ist, siehst du in EÜR Betriebsausgaben: Liste.

Für die Gebührensumme. PayPal beschreibt in der Hilfe, wie du in Excel die Summe der Gebühren bildest: Zeile mit den Kategorien („Datum“, „Zeit“, „Name“ usw.) markieren, Filter setzen und die Spalte mit AutoSumme addieren. Summiere Gebühren, Steuern und Versandkosten jeweils getrennt.

Für die Umsatzsteuer auf Verkäufe. Steuersatz und Land je Bestellung stehen im Bericht der Plattform, auf der die Bestellung liegt, zum Beispiel im Etsy-Umsatzbericht, im Shopify-Steuerbericht oder im eBay-Transaktionsbericht. Der PayPal-Bericht ergänzt sie um die Zahlungen. Berechnest du die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten (§ 20 UStG), entsteht sie mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du das Entgelt vereinnahmt hast (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG); dafür brauchst du die Zahlungseingänge: Ist-Versteuerung oder Soll-Versteuerung: Unterschied.

Für die Gebühren und die Umsatzsteuer. Ob auf PayPal-Gebühren Umsatzsteuer liegt und ob du Vorsteuer ansetzen kannst, erklärt PayPal-Gebühren und Umsatzsteuer.

Dateien aufbewahren

Lege die heruntergeladenen Dateien zu deinen Unterlagen. Welche Fristen für welche Unterlage gelten und was bei digitaler Ablage gilt, steht in Belege aufbewahren: Fristen.

Häufige Fehler

Den Bericht erst beim Steuerberater-Termin anfordern. Große Berichte können bis zu fünf Werktage brauchen.
Mehr als 12 Monate in einer Anfrage wählen. Eine Anfrage umfasst bis zu 12 Monate.
Sich auf die Speicherung bei PayPal verlassen. PayPal speichert die drei zuletzt erstellten großen Dateien.
Die PayPal-Zahlungen ohne die Bestelldaten auswerten. Steuersatz und Land je Verkauf stehen im Bericht von Shop oder Marktplatz; bei der Ist-Versteuerung brauchst du zusätzlich die Zahlungseingänge aus PayPal.

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Häufige Fragen

Wo finde ich den PayPal-Aktivitätenbericht? Unter „Aktivitäten“: Download-Symbol, „Benutzerdefiniert“, Bericht wählen.

Wie weit kann ich zurückgehen? Laut PayPal bis zu sieben Jahre, mit bis zu 12 Monaten je Anfrage.

Welche Formate gibt es? PDF, Quicken, QuickBooks, CSV oder TAB.

Wo bekomme ich den Monatsauszug? Unter paypal.com/reports/accountStatements: neben dem Monat „Anfordern“, dann „Herunterladen“.

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Keine Steuerberatung: Die Inhalte ersetzen keine individuelle Beratung.