Was du für die OSS-Meldung brauchst: Checkliste mit ELSTER-Zertifikat

Für deine erste OSS-Meldung brauchst du eine USt-IdNr, die Registrierung beim BZSt und einen Login im BZStOnline-Portal. Dafür verlangt das BZSt ein Zertifikat, am einfachsten dein ELSTER-Zertifikat; ohne Zertifikat kommst du nicht ins Portal. Dazu kommen deine Umsätze je EU-Land und ein Konto für die Überweisung.

Zuletzt aktualisiert: 27. Oktober 2026

Kurz gesagt

Ohne Zertifikat kein Login: Das BZSt verlangt für das Portal ein Zertifikat; ein vorhandenes ELSTER-Zertifikat reicht.
Ohne Registrierung keine Meldung: Die Teilnahme beantragst du mit deiner USt-IdNr im Portal.
Software ist kein Muss: Das Portal hat ein Formular und einen CSV-Import.

Was brauchst du für die erste OSS-Meldung?

Sechs Dinge, in dieser Reihenfolge:

Ein Unternehmen mit USt-IdNr. Die Teilnahme beantragst du „unter Angabe“ deiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine USt-IdNr bekommen nur Unternehmer, die beim deutschen Finanzamt umsatzsteuerlich registriert sind (§ 27a UStG). Du brauchst also zuerst eine Steuernummer.
Ein Zertifikat für das Portal-Login, am einfachsten ein ELSTER-Zertifikat. Es ist dein Schlüssel für das BZStOnline-Portal (siehe nächster Abschnitt).
Die Registrierung beim BZSt. Du reichst die Registrierungsanzeige im Portal ein. Die Registrierung beginnt grundsätzlich am ersten Tag des Quartals, das auf den Antrag folgt. Wie das geht, steht in OSS-Registrierung beim BZSt: Schritt für Schritt.
Deine Umsätze je Land und Steuersatz. Die Verkäufe in der OSS-Meldung unterliegen dem Steuersatz des Landes, in dem sie zu versteuern sind; bei Warenversand an Privatkunden in ein anderes EU-Land ist das in der Regel das Land, in dem die Ware ankommt. Welche Verkäufe in die Meldung gehören, erklärt OSS-Meldung: Welche Umsätze gehören hinein?.
Aufzeichnungen. Du führst Aufzeichnungen über diese Umsätze und bewahrst sie zehn Jahre auf.
Ein Bankkonto für die Zahlung. Du überweist die Steuer an die Bundeskasse. Das Kassenzeichen teilt dir das BZSt nach deiner ersten Meldung im Portal mit. Details: OSS-Meldung bezahlen.

Die Schwelle von 10.000 Euro entscheidet, ob du die OSS-Meldung überhaupt brauchst; sie steht in OSS-Schwelle 10.000 Euro: Beispiele und Berechnung.

Brauchst du ein ELSTER-Zertifikat, und geht es ohne?

Ja, du brauchst ein Zertifikat. Das BZSt schreibt: „Für das Login in das Portal ist ein Zertifikat erforderlich.“ Ein Zertifikat, das du schon für das BZStOnline-Portal oder für ELSTER hast, kannst du dafür verwenden. Einen anderen Weg ins Portal nennt das BZSt auf diesen Seiten nicht.

Hast du noch keins, ist laut BZSt „der einfachste Weg“ die Registrierung im ELSTER-Portal. Dort hast du zwei Möglichkeiten, deine Identität zu bestätigen:

Per Brief: Die Aktivierungs-ID kommt per E-Mail, der Aktivierungs-Code getrennt per Post. Erst mit beiden schließt du die Registrierung ab. Plane dafür Zeit ein.
Online mit dem Personalausweis: Dann hast du dein Benutzerkonto laut ELSTER noch am selben Tag.

Die Schritte zeigt ELSTER-Zertifikat beantragen: Registrierung Schritt für Schritt. Für Einzelunternehmer ohne Angestellte empfiehlt ELSTER das Benutzerkonto „Für eine Privatperson“; Arbeitgeber und Firmen wählen „Für eine Organisation“: ELSTER-Registrierung für Unternehmen.

Nach der Registrierung gibst du die Meldung im BZStOnline-Portal ab, nicht in ELSTER. Den Unterschied erklärt OSS-Meldung: ELSTER oder BZSt-Portal?.

Welche Software brauchst du, und was kann sie?

Du brauchst keine Software: Das BZSt bietet im Portal ein Formular, und die Steuererklärung kannst du „wahlweise mit Nutzung einer Import-Funktion“ abgeben. Die Importfunktion liest eine CSV-Datei in UTF-8 mit höchstens 6000 Datenzeilen. Software hilft dir bei der Rechenarbeit davor. Sie lässt sich nach dem Ergebnis unterscheiden:

Sie rechnet, du tippst ab: Du bekommst Summen je Land und trägst sie im Portal-Formular ein.
Sie erzeugt eine Datei: Du importierst die CSV-Datei im Portal und sendest dort selbst.
Sie sendet die Meldung selbst: Du prüfst das Ergebnis, und die Software übermittelt die Meldung an das BZSt.

Welche Variante zu dir passt, hängt davon ab, wie viele Länder und Verkäufe du hast und wie viel du selbst im Portal tun willst. Eine Auswahlhilfe ist OSS-Meldung Software: Worauf es ankommt.

Muss ich eine Nullmeldung abgeben?

Ja. Das BZSt schreibt: „Auch wenn keine Umsätze im betreffenden Kalendervierteljahr ausgeführt wurden, ist eine Steuererklärung (sogenannte Nullmeldung) zu den angegebenen Terminen abzugeben.“ Die Termine sind der 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar. Mehr dazu: OSS-Meldung: Wie oft und bis wann?.

Was passiert, wenn du keine OSS-Meldung abgibst?

Das BZSt schreibt: Wer seine Pflichten „wiederholt nicht oder nicht rechtzeitig“ erfüllt, wird aus dem Verfahren ausgeschlossen. Ein einzelnes verpasstes Quartal ist das noch nicht. Nachholen solltest du die Meldung trotzdem sofort. Was dann gilt, steht in OSS-Meldung nicht abgegeben oder zu spät: die Folgen.

So hilft dir VAT GPT dabei

VAT GPT übernimmt die Rechenarbeit: Du lädst deine Amazon- oder eBay-CSV-Berichte hoch, VAT GPT berechnet die OSS-Meldung für alle EU-Länder, und du prüfst und bestätigst sie. Mit VAT GPT Pro sendet die App die Meldung direkt an das BZSt. Dafür gibst du in der App deine USt-IdNr an und lädst dein ELSTER-Zertifikat (Datei .pfx oder .p12) mit Passwort hoch; Zertifikat und Passwort werden laut App nur für diese eine Sitzung verwendet. Die Zahlungsangaben zeigt die App dir an; die Überweisung veranlasst du bei deiner Bank.

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Häufige Fragen

Brauche ich ein ELSTER-Zertifikat für die OSS-Meldung? Du brauchst ein Zertifikat: Das BZSt verlangt es für das Portal-Login. Ein ELSTER-Zertifikat oder ein Zertifikat des BZStOnline-Portals reicht; am einfachsten bekommst du eins mit der Registrierung bei ELSTER.

Kann ich die OSS-Meldung ohne Software abgeben? Ja, im Portal-Formular oder mit dem CSV-Import des Portals.

Welche Software kann die OSS-Meldung senden? Das unterscheidet sich nach Funktion: rechnen, eine Importdatei erzeugen oder selbst senden. VAT GPT Pro sendet die Meldung aus der App an das BZSt.

Brauche ich vor der Registrierung eine USt-IdNr? Ja, du beantragst die Teilnahme mit ihr. Die USt-IdNr bekommst du, wenn du beim Finanzamt umsatzsteuerlich registriert bist.

Muss ich melden, wenn ich nichts verkauft habe? Ja, als Nullmeldung.

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